سامانه آرشیو اسناد و نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد
سامانه آرشیو و بایگانی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد یا (سامانه آرشیو اسناد و مدارک DMS) یکی از زیر سیستم های اصلی اتوماسیون اداری پیوند است. نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب فعال روی اتوماسیون پیوند با توجه به استانداردهای دلخواه هر سازمان قابل باز طراحی و منعطف با استاندارهای سازمان می باشد.
با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری از اسناد و دسترسی به آن در یک سازمان، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه مدیریت اسناد) بسیار حیاتی است. در یک سازمان کنترل اسناد موجود و روش های ذخیره سازی اسناد و دسترسی متفاوت می باشد.
نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS (Document management system) با نام های دیگه مانند نرم افزار مدیریت مستندات , نرم افزار بایگانی اسناد مدارک , سامانه آرشیو اسناد , نرم افزار بایگانی الکترونیکی نیز شناخته می شود.
مجموعه فایل هایی که به عنوان هویت، سابقه و عملکرد یک سازمان محسوب می گردد و ملاك تصمیم گیري مدیران سازمان جهت بهبود کارایی سازمان شما می باشد.
انواع سند:
پرونده سازمانی (مانند پرونده پرسنلی و یا پرونده پروانه ساختمان و ... )
آلبوم تصاویر
فایل (مانند فایل هاي گزارشات ایجاد شده جهت تحویل به کارفرما، قراردادها و ...)
فرم (فرم هاي سازمانی)
سند متنی
نامه (در ارتباط با سیستم گردش مکاتبات و اتوماسیون اداري)
لینک وب
فایل صوتی
گزارش (گزارشات تولیدي که از گزارش ساز بدست آمده)
مدیریت اسناد
مدیریت اسناد به معنای نگهداری، نمایش، بازیابی و کارایی اطلاعات می باشد. امکانات اصلی در این سیستم را می توان نگهداري اطلاعات در یک ساختار طبقه بندي شده، نگهداري نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسی به اطلاعات می باشد.
نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب به شما اين امکان را مي دهد که انواع سند را توليد و ذخيره نماييد و براساس سطح دسترسی با ديگر همکارانتان به اشتراک بگذاريد. اين امکان به شما در به حداقل رساني حجم داده در بانک اطلاعاتی و همچين استفاده گزارشات و فرم های از پيش آماده شده براي همکارانتان نيز بهره مند شويد.
مجوزهای مختلف
شما می توانید از کلید مجوز ها براي هر پوشه یا بخشی از پوشه ها سطح دسترسی کارمندان سازمانتان به اسناد موجود در این سیستم را مشخص نمایید. این مجوز ها شامل موارد زیر می باشند:
مشاهده
افزودن
حذف
جابجایی
تفویض اختیار
ارجاع
که می توانید هر کدام از آنها را به افراد، گروههاي کاربري و یا واحدهاي سازمانی اختصاص دهید.
چرا نرم افزار مدیریت اسناد پیوند ؟
کاربر پسند
یکی از مزیت های مهم نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب پیوند سهولت استفاده از آن است. نرم افزار آرشیو اسناد پیوند به کاربران اجازه می دهد تا اسناد را به راحتی بررسی ، آپلود و بازیابی کنند. و کاربران به سادگی می توانند به نرم افزار مسلط شوند.
مقیاس پذیر
مقیاس پذیر بودن در نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد بسیار مهم است. همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، حجم داده های شما نیز افزایش پیدا می کند و در نتیجه سیستم مدیریت اسناد نیز باید بر اساس نیاز کسب و کار ها افزایش پیدا کند. نرم افزار آرشیو اسناد پیوند راه حل های زیادی را برای تطبیق با رشد کسب و کار شما ارائه میدهد و میتوانید حجم زیادی از دادهها را مدیریت کنید.
اتصال به سایر نرم افزار ها
نرم افزار مدیریت اسناد پیوند می تواند به سایر نرم افزار ها از طریق وب سرویس یا api متصل شود. به شما اطمینان میدهد که همه ابزارها هماهنگ هستند.
نرم افزار آرشیو اسناد یا DMS با ذخیرسازی و مدیریت اسناد در قالب های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … در سازمان ها استفاده می شود.
نرم افزار DMS به عنوان یک منبع واحد برای تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت عمل می کنند.
امکانت و ویژگی های نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوند شامل: تحت وب بودن نرم فزار , بدون محدودیت برای ذخیره سازی انواع سند , تعریف سطح دسترسی برای افراد مختلف , امنیت داده ها
سلام وقت بخیر آیا نرم افزار DMS همان سیسم آرشیو اسناد است ؟و امکان پیاده سازی نرم افزار DMS روی اتوماسیون اداری وجود دارد ؟
سلام وقت بخیر
بله یکی دیگه از نام های این نرم افزار , dms یا نرم افزار مدیریت اسناد است.
سلام وقت بخیر، آیا نرم افزار مدیریت اسناد پیوند روی تمام مرورگر ها کار می کند؟
سلام متشکرم وقت شما هم بخیر
بله سیستم مدیریت اسناد پیوند وابسته به مرورگر خاصی نیست و روی تمام مرورگر ها قابل استفاده است.