سامانه صورتجلسات راه اندازی شد

استفاده از یک سامانه نرم افزاری جهت درخواست و برگزاری جلسات به صورت کاملا کاربردی و مکانیزه، که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن در خصوص مصوبات و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.

 

 

برخی از ویژگی ها و قابلیت های سامانه

دعوت به جلسه

  • توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدھای سازمانی مختلف
  • امکان ثبت جلسه در مکان ھای خود سازمان و بیرون سازمان
  • امکان ثبت دستور جلسه
  • اعلام موضوعات جلسه توسط دبیر جلسه به مدعوین برای دستور جلسه
  • امکان پرینت فرم دستور جلسه
  • امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه
  • اضافه کردن لیست مدعوین جلسه
  • امکان ثبت جلسه با افراد برون سازمانی امکان اضافه کردن مطلعین جلسه​

اطلاع رسانی

  • تولید و ارسال اتوماتیک فرم ھای دعوتنامه برای مدعوین و مطلعین جلسه
  • ​امکان اطلاع رسانی جلسات از طریق پیامک
  • امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار
  • امکان اطلاع رسانی محدود و انتخابی
  • یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات از طریق اطلاع رسانی برنامه ریزی شده

مرکز جلسات

  • نمایش لیست جلسات ثبت شده برای هر فرد
  • ​امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع
  • امکان دسته بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی
  • ​توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادھای اصلی سازمان یا پروژه های موجود، فعالیتھا، ریسک ها و مشکلات

فرم صورت جلسه

  • امکان تخصیص وظایف محول شده در جلسات بصورت یک وظیفه در لیست وظایف
  • امکان تنظیم هشدار اطلاع رسانی تغییرات وظایف جلسات توسط پیامک به افراد توسط کاربر
  • امکان پرینت صورت جلسه برای امضا
  • تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه
  • ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری
  • ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
  • ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک
  • مشخص کردن لیست حاضرین و غایبین جلسه
  • ثبت کلیه موارد مندرج در صورتجلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدھا، گزارشات، پیشنهادات و مصوبات
  • پیگیری موارد مندرج در جلسات قبل
  • ایجاد صورتجلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه
  • امکان تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه

کارتابل متمرکز وظایف جلسات

  • فضایی که کل وظایف همه جلسات را به صورت گروه بندی شده بر اساس جلسه مربوطه و موعد اقدام و وضعیت اقدام به هر فرد ارائه می دهد.

گزارشات

  • امکان نمایش گزارش عملکرد افراد، دپارتمان هر و هر جلسه
  • گزارش درصد پیشرفت وظایف
  • درصد وظایف با تاخیر
  • دسته​ بندی وضعیت وظایف
  • مقایسه جلسات
  • ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات
  • ارائه گزارشات به صورت لیستی در خصوص عملکرد افراد و واحدهای مختلف نسبت به موارد ارجاع شده به آن ها.
  • امکان ثبت و گزارش دهی آخرین وضعیت تاییدیه ها برای هر جلسه به صورت تحت وب
  • امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده
  • امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات