معیارهای ارزیابی اتوماسیون اداری

با پیشرفت تکنولوژی و گسترده شدن فعالیت های اداری  و حجم زیاد داده ها، نیاز به اتوماسیون اداری در هر سازمانی احساس می شود.

حال برای انتخاب اتوماسیون خوب باید چه معیارهایی را در نظر بگیریم ؟ آیا اتوماسیونی که پایین ترین یا بالاترین قیمت را داشت بهترین است؟ یا اتوماسیونی که در براساس نیازهای یک سازمان خوب کار کرد برای سازمان دیگر هم خوب است؟

معیارهای انتخاب اتوماسیون اداری

  • پشتیبانی
    بعد از خرید اتوماسیون اداری، عمده کار سازمان با شرکت ارائه دهنده نرم افزار شروع و اینجا است که اهمیت پشتیبانی مشخص می شود.
    داشتن پشتیبانی آنلاین، سامانه تیکتینگ، حضور نیرو در محل، پشتیبانی تلفنی و .... برای شرکت ارائه دهنده ضروری می باشد تا در هر زمان و مکانی بتوانیم با آنها در ارتباط باشیم.
  • کاربر پسند بودن
    یکی از معیارهایی که باید در انتخاب اتوماسیون به آن دقت شود رابط کاربری نرم افزار است.
    شما با رابط کاربری همیشه در ارتباط هستید، چیدمان منوها، رنگ ها ، فونت ها، دسترسی های راحت و ... باید به گونه ای باشد که کاربر از کار با نرم افزار دل زده نشده و پذیرای نرم افزار و کار با آن باشد.
  • قیمت
    اولین عاملی که در خرید هر محصول به ذهن خریدار می آید اطلاع از قیمت آن است.
    اگه قصد خرید اتوماسیون دارید بهتر است قیمت را براساس قابلیت هایی که نیاز دارید بگیرید . در غیر اینصورت ، بعد برای هر قابلیت اضافه دوباره باید پول پرداخت کنید.
    قابلیت هایی که باید مدنظر قرار دهید
    ۱. تعداد کاربران
    ۲.نوع پشتیبانی
    ۳.ماژولهایی که نیاز دارید
    و....
  •  سرعت
    در نظر بگیرید شما در شرکت یا سازمانی کار می کنید که با ارباب و رجوع سروکار دارید، با اتوماسیونی که سرعت خوبی ندارد چه اتفاقی می افتد؟ یکی از مواردی که باید در انتخاب اتوماسیون اداری به آن دقت کنید سرعت آن است.
    اتوماسیون باید بتواند ورود کاربران زیاد به طور همزمان را پشتیبانی نماید و کارایی آن پایین نیاید و باعث کندی سیستم نشود.
  •  امنیت
    تمام اطلاعات سازمان در اتوماسیون اداری ذخیره می شود بنابراین باید داری امنیت بالایی باشد.
    باید
    ۱. اعتبار سنجی و کنترل دسترسی پیشرفته ای داشته باشد
    ۲.در صورت ورود فرد دیگر به سیستم پیغام مناسب داده شود
    ۳.امکان تغییر پسورد در بازه های تعریف شده توسط کاربر را بدهد
    ۴.قابلیت اجرا بر روی بستر https (گواهی امنیت ssl) داشته باشد
    و ....
  • سازگاری
    اتوماسیون اداری باید سازگاری اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها (android,mac,ios,windows) و اکثر مرورگرها  (Opera ,Safari ,Google Chrome,...)  را داشته باشد در غیر اینصورت باید زمان و هزینه ای را صرف و محیط را برای نصب نرم افزار آماده کنید.