اتوماسیون اداری و کاهش هزینه ها

سیستم اطلاعات مدیریت، سیستمی رسمی در سازمان است که گزارشات لازم برای تصمیم‌گیری مدیران سطوح مختلف را فراهم می‌آورد. امروزه، توفیق سازمان‌ها در گرو ساماندهی و به کارگیری هر چه مطلوب‌تر اطلاعات و مدیریت سرمایه‌های اطلاعاتی سازمان است. در مسیر بهره‌گیری مطلوب از این سرمایه، استفاده از ابزارهایی مانند اتوماسیون اداری، علاوه بر تسهیل در برقراری ارتباطات و انتقال اطلاعات، سرعت و دقت تبادل پیام‌ها را بالا برده و می‌تواند نقش موثری در کاهش هزینه‌های اداری سازمان ایفا نماید.

اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم های اتوماسیون اداری سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه هستند که پیام های الکترونیکی ، اسناد و سایر اشکال ارتباطات را بین افراد ، گروه ها و سازمانها جمع آوری ، پردازش ، ذخیره و انتقال می دهند.

سیستم های اتوماسیون اداری مجموعه ای از مزایا را برای سازمانها با هر اندازه ای ارائه می دهند. سیستم های اتوماسیون اداری ، مکاتبات دستی را کاهش داده و حجم زیادی از داده ها را در فضای کمی ذخیره می کنند. آنها نه تنها کارهای روزمره را ساده تر می کنند ، بلکه بازیابی اطلاعات را نیز سرعت می بخشند. علاوه بر این ، این ابزارها قابلیت مشاهده فرآیند را بهبود می بخشند .

مواردی از کاهش هزینه ها با استفاده از اتوماسیون اداری

کاهش مصرف کاغذ

یک سیستم اتوماسیون می تواند داده ها را به صورت الکترونیکی ذخیره کند و دیگر نیازی به ثبت آن بر روی کاغذ و حفظ و آرشیو آن در زونکن ها و پوشه ها نیست و این خود باعث کاهش هزینه ها می شود.

کاهش وظایف

اتوماسیون اداری باعث کاهش حجم وظایف کارکنان و مدیران در سازمانها می شود وکارکنان می توانند وقت خود را صرف کارهای دیگر کرده بنابراین کارها به سرعت پیش رفته و نیروی کمتری نیاز است. 

حذف کارهای تکراری

با اتوماسیون اداری کارهایی که اغلب بدون خبر کارکنان از یکدیگر انجام می شد و یا کارهایی که قبلا انجا شده و الان بدست فراموشی سپرده شده اند حذف می شود و این باعث صرفه جویی در زمان و وقت کارکنان می شود

کاهش هزینه های اطلاع رسانی

تابلوی اعلانات الکترونیکی در اتوماسیون باعث می شود خبر در هر نقطه ای از سازمان منتشر شود و دیگر نیازی به چاپ اعلانیه و متن های اطلاع رسانی وجود ندارد.

کاهش خطاهای انسانی

با هوشمند سازی فرایندها، فرم ها به صورت مکانیزه پیاده سازی شده  و اطلاعات پر شده، گردش کار و روند اجرای آن به صورت هوشمند مدیریت و کنترل می شود و تصمیم گیری ها با سرعت و دقت بیشتری انجام می شود و خطاهای انسانی در پر کردن داده ها و انجام ندادن به موقع کار کمتر اتفاق می افتد.

 

مزایای اتوماسیون اداری