گردش مکاتبات پیوند

یکی از ملزومات تحقق دولت الکترونیک، تبدیل روندهای سنتی به روندهای الکترونیکی می باشد. در همین راستا سیستم های گردش مکاتبات سعی بر این دارند تا با حذف گردش کاغذی در سازمانها، ضمن صرفه جویی در سازمان، با اصلاح روندهای سنتی در سازمان منجر به افزایش بهره وری گردند. تاکنون سیستم های گردش مکاتبات بسیاری تولید شده اند، اما تنها بخش اندکی از آنها توانسته اند به درصدی از اهداف مورد نظر دست یابند.

تولید و استقرار یک سیستم گردش مکاتبات کارا، مستلزم شناخت صحیح روال های سازمانی، توانایی فنی کافی، ارتباط مناسب و مداوم با مشتری و پشتیبانی قدرتمند می باشد.

سامانه گردش مکاتبات پیشرفته پیوند، تحت وب بوده و با هدف اصلاح روندهای سنتی، افزایش بهره وری و افزایش رضایتمندی کارمندان و ارباب رجوع برای اولین بار در سال 84 تولید گردید.

  • نامه‌هاي وارده: يكي از وظايف اصلي دبيرخانه‌ها، ثبت و توزيع نامه‌هاي وارده مي‌باشد. با استفاده از اين سيستم كاربر دبيرخانه مي‌تواند انواع مختلف نامه‌هاي وارده مانند فكس، تلگرام، يادداشت، حكم و ... همراه با جزئيات آنها را در سيستم ثبت و نگهداري كند و همچنين جهت اقدام آنها را به كارتابل افراد مختلف ارسال نمايد.
  • نامه‌هاي صادره: روال مربوط به ارسال يك نامه به خارج از دبيرخانه را مي‌توان در اين سيستم پيگيري نمود. اين روال شامل ايجاد پيش‌نويس، تصحيح مكرر آن تا مرحله‌ي نهايي (امكان ارجاع تا تأييد پيش‌نويس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبيرخانه و چاپ نامه‌ي نهايي مي‌باشد.
  • مكاتبات داخلي: كاربران مرتبط دبيرخانه هاي مختلف از اين امكان جهت ارسال نامه‌هاي داخلي خود بدون احتياج به ثبت در دبيرخانه به افرادي که مجاز به ارسال نامه براي آنها هستند، مي‌توانند استفاده كنند.
  • پيغام: اگر كاربري بخواهد به صورت غيررسمي به كاربر ديگري در هر سطح از چارت سازماني پيغامي ارسال كند مي‌تواند از اين امكان استفاده كند.
  • كارتابل: هر كاربر در اين سيستم ممكن است چندين سمت داشته باشد كه كاربر به ازاي هر كدام از اين سمت‌ها يك كارتابل در سيستم دارد كه مي‌تواند نامه‌ها و پيغام‌هايي كه براي وي ارسال شده‌اند را در اين كارتابل مشاهده نمايد
  • ارجاع: هر كاربر مي‌تواند نامه‌هايي را كه در اختيار دارد براي افراد ديگر ارجاع دهد. اين ارجاع بايد براي افراد مجاز به مكاتبه با اين فرد صورت گيرد. افراد مجاز شامل افراد زيردست و يك سطح بالاتر مي‌باشند. همچنين براي سهولت در كار كاربر مي‌توان با تعريف گروه‌هاي ارسال يك نامه را به گروهي از افراد مجاز ارجاع داد. در حين ارجاع مشخصاتي از جمله دستور ارجاع، تاريخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاريخ‌هايي جهت پيگيري، فايل‌هاي پيوستي، تعيين مجوز نمايش سابقه براي افراد دريافت‌كننده ارجاع، تعيين ارجعيت نامه (عادي، فوري و آني) و ... را مي‌توان مشخص نمود. همچنين کساني که داراي مجوز لازم باشند مي‌توانند از گزينه‌هاي "ارجاع محرمانه" و همچنين "اختفاء سابقه" در مورد نامه‌هاي و يا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمايند.
  • سابقه نامه: تمام ارجاعات صورت گرفته برروي يك نامه، سابقه نامه را تشكيل مي‌دهند. سابقه را مي‌تواند به صورت كامل و يا تنها به صورت مسيري كه نامه به كاربر فعلي رسيده است مشاهده نمود. در نمايش هر يك از اين ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در كارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده مي‌باشند.
  • نایب: اگر كاربري بخواهد كاربر ديگري را مسئول اقدام برروي نامه‌هاي خاصي نمايد مي‌تواند كاربر مورد نظر را به عنوان جانشين خود تعريف كند. با تعيين خصوصيت اين نامه‌ها عمل ارجاع به جانشين به صورت خودكار انجام مي‌شود.
  • ارجاع خودكار: در اين حالت نرم افزار به صورت خودکار بر اساس مشخصاتي که کاربر تعريف مي کند، نامه هاي خاصي را به فرد ديگري جهت اقدام به صورت خودکار ارجاع مي دهد.
  • جستجو: در حجم وسيعي از نامه‌ها يافتن يك نامه‌ي خاص كار بسيار مشكلي مي‌باشد. جستجو برروي مشخصات مختلف نامه از قبيل متن، فرستنده، گيرنده و ... امكان يافتن نامه‌هايي از اين دست را براي كاربر فراهم مي‌آورد.
  • بايگاني شخصي: هر كاربر براي ايجاد نظم برروي نامه‌هايي كه در اختيار دارد مي‌تواند مجموعه‌اي از پوشه‌ها را به صورت درختي تعريف نمايد و نامه‌ها را در اين پوشه‌ها بايگاني نمايد تا در هنگام نياز به يك نامه بتواند به راحتي نامه‌ي مورد نظر را براساس طبقه‌بندي مورد نظرش پيدا كند.