اسناد سازمانی مجموعه فایل هایی هستند که عنوان هویت، سابقه و عملکرد سازمان محسوب می گردند و ملاک تصمیم گیری مدیران جهت بهبود کارایی سازمان می باشند. با گسترش مکاتبات سازمان ها و توسعه فناوری های دیجیتالی، مدیریت اسناد الکترونیکی امری بسیار ضروری و حیاتی می باشد. سند می تواند انواع مختلفی باشد. اسنادی که در سازمان الکترونیک پیوند قابل تولید هستند عبارتند از:

  • آلبوم تصاویر (تصاویر بافرمت های مختلف)
  • فایل (مانند فایلهای گزارشات ایجاد شده جهت تحویل به کارفرما، قراردادها و ...)
  • فرم (فرم های سازمانی پیوند)
  • سند متنی
  • نامه (نامه های موجود در سامانه گردش مکاتبات پیوند)
  • لینک وب
  • فایل صوتی
  • گزارش (گزارشات بدست آمده از سامانه گزارش ساز)

سیستم آرشیو اسناد پیوند به شما این توانایی را می دهد تا انواع سند را تولید و ذخیره نمایید و بر اساس سطح دسترسی با دیگر همکارنتان به اشتراک بگذارید. با بهره گیری از این سیستم حجم داده ذخیره شده در بانک اطلاعاتی به حداقل رسیده و همچنین امکان استفاده مجدد از گزارشات و فرم های از پیش آماده شده همکارانتان نیز برای شما امکان پذیر می گردد.

برخی از امکانات آرشیو اسناد پیوند عبارتست از:

  • امکان آرشیو انواع سندهای اطلاعاتی نظیر عکس، فایل صوتی و تصویری، فرم، نامه و ...
  • امکان تعریف انواع پوشه های بایگانی با سطح دسترسی مختلف
  • امکان تعریف پرونده های سازمانی که خود می تواند شامل انواع سندها باشد
  • امکان تعریف فیلدهای اطلاعاتی در پرونده های سازمانی
  • امکان ارجاع سند
  • امکان تفویض سند
  • امکان تعریف انواع مجوزها نظیر مشاهده، حذف، افزودن،  ارجاع، تفویض، جابجایی
  • تعریف سطوح دسترسی براساس فرد، واحد، دبیرخانه
  • جستجوی پیشرفته براساس انواع فیلدهای اطلاعاتی
  • و ...

برخی از مزایای آرشیو اسناد پیوند:

  • سرعت بالا
  • امکان تعریف انواع اسناد
  • یکپارچگی کامل با سامانه گردش مکاتبات و فرآیند ساز پیوند
  • گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
  • امکان افزودن قابلیت نقشه
  • مجوزها و سطوح دسترسی گوناگون
  • امکان بایگانی نامحدود سند
  • جستجوی سریع و آسان

 سامانه آرشیو اسناد پیوند نیز مبتنی بر تکنولوژی LAMP بوده و در پیاده سازی آن سعی شده از بهینه سازی های گوناگون و تکنیک های مدیریت حافظه و پایگاه داده استفاده شود، بهمین دلیل از سرعت بسیار بالایی برخوردار است. برای استفاده از این سیستم، کاربران تنها نیاز به یک مرورگر نظیر فایرفاکس یا کروم دارند. برای نصب برروی سرور هم محدودیت خاصی وجود نداشته و برروی سیستم عامل های ویندوز و لیناکس قابل نصب و راه اندازی می باشد. سخت افزار مورد نیاز برای سامانه فرآیند ساز پیوند، حداقلی بوده و با توجه به حجم مکاتبات سازمان و تعداد کاربران آن قابل تعیین می باشد.