برگزاری جلسات به صورت غیر الکترونیکی وقت زیادی از برگزارکنندگان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دهد، هماهنگی های اولیه با شرکت کنندگان، هماهنگی و تهیه مکان، وسائل پذیرایی، پیگیری های مربوط به مصوبات جلسه و… همگی باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای برگزارکنندگان، شرکت کنندگان و مدیران می باشد.

استفاده از یک سامانه نرم افزاری جهت درخواست و برگزاری جلسات به صورت کاملا کاربردی و مکانیزه، که بتواند تمامی مراحل جریان برگزاری یک جلسه از ابتدا تا پیگیری های آینده آن در خصوص مصوبات و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.

دعوت به جلسه

 توانایی ست کردن جلسه توسط مدیریت متمرکز سامانه و یا مدیران موجود در واحدھای سازمانی مختلف

امکان ثبت جلسه در مکان ھای خود سازمان و بیرون سازمان

امکان ثبت دستور جلسه

اعلام موضوعات جلسه توسط دبیر جلسه به مدعوین برای دستور جلسه

امکان پرینت فرم دستور جلسه

امکان بارگذاری پیوست در زمان ثبت دستور جلسه

اضافه کردن لیست مدعوین جلسه

امکان ثبت جلسه با افراد برون سازمانی امکان اضافه کردن مطلعین جلسه​

اطلاع رسانی

تولید و ارسال اتوماتیک فرم ھای دعوتنامه برای مدعوین و مطلعین جلسه

امکان اطلاع رسانی جلسات از طریق پیامک

امکان لغو جلسه و اطلاع رسانی به اعضا به صورت خودکار

امکان اطلاع رسانی محدود و انتخابی

یادآوری به افراد در خصوص زمان و مکان برگزاری جلسات از طریق اطلاع رسانی برنامه ریزی شده

 

مرکز جلسات

نمایش لیست جلسات ثبت شده برای هر فرد

امکان فیلتر لیست جلسات بر اساس زمان و موضوع

امکان دسته بندی جلسات و فیلتر کردن جلسات بر اساس دسته بندی

توانایی برقراری ارتباط میان جلسات و رویدادھای اصلی سازمان یا پروژه های موجود، فعالیتھا، ریسک ها و مشکلات

 

فرم صورت جلسه

امکان تخصیص وظایف محول شده در جلسات بصورت یک وظیفه در لیست وظایف

امکان تنظیم هشدار اطلاع رسانی تغییرات وظایف جلسات توسط پیامک به افراد توسط کاربر

امکان پرینت صورت جلسه برای امضا

تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی شدن جلسه

ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری

ارسال مصوبات برای مجریان تعیین شده هر فعالیت

ارسال اقدامات به اقدام کنندگان تعیین شده به صورت اتوماتیک

مشخص کردن لیست حاضرین و غایبین جلسه

ثبت کلیه موارد مندرج در صورتجلسه شامل وظایف ارجاع شده به افراد و واحدھا، گزارشات، پیشنهادات و مصوبات

پیگیری موارد مندرج در جلسات قبل

ایجاد صورتجلسه و اخذ تاییدیه از افراد حاضر در جلسه

امکان تعریف چندین اقدام کننده برای هر مصوبه

کارتابل متمرکز وظایف جلسات

فضایی که کل وظایف همه جلسات را به صورت گروه بندی شده بر اساس جلسه مربوطه و موعد اقدام و وضعیت اقدام به هر فرد ارائه می دهد.

گزارشات

امکان نمایش گزارش عملکرد افراد، دپارتمان هر و هر جلسه

گزارش درصد پیشرفت وظایف

درصد وظایف با تاخیر

دسته​ بندی وضعیت وظایف

مقایسه جلسات

ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای مصوبات

ارائه گزارشات به صورت لیستی در خصوص عملکرد افراد و واحدهای مختلف نسبت به موارد ارجاع شده به آن ها.

امکان ثبت و گزارش دهی آخرین وضعیت تاییدیه ها برای هر جلسه به صورت تحت وب

امکان رویت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده

امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات

 

 

 

 

 

سامانه صورتجلسات پیوند نیز مبتنی بر تکنولوژی LAMP بوده و در پیاده سازی آن سعی شده از بهینه سازی های گوناگون و تکنیک های مدیریت حافظه و پایگاه داده استفاده شود، بهمین دلیل از سرعت بسیار بالایی برخوردار است. برای استفاده از این سیستم، کاربران تنها نیاز به یک مرورگر نظیر فایرفاکس یا کروم دارند. برای نصب برروی سرور هم محدودیت خاصی وجود نداشته و برروی سیستم عامل های ویندوز و لیناکس قابل نصب و راه اندازی می باشد. سخت افزار مورد نیاز برای سامانه فرآیند ساز پیوند، حداقلی بوده و با توجه به حجم مکاتبات سازمان و تعداد کاربران آن قابل تعیین می باشد.