خیلی از افراد بدون این که دقیقا بدانند فرایند چیست و چرا مهم است ؟ از ان استفاده می کنند. فرآیندها در همه کسب و کارها وجود دارند. به عنوان مثال از استخدام کارکنان جدید تا صورت حساب , فروش و دیگر فعالیت‌های کسب و کار که با استفاده از فرایندها تکرارپذیر هستند. در ادامه مطلب با فرایند و ویژگی های آن آشنا میشویم.
فرایند چیست ؟
کلمه فرایند یا (process) یک کلمه پر استفاده در مدیریت فرایند کسب و کار است. فرآیند معمولاً مجموعه ای از مراحل است که برای تولید یک محصول یا خدمات تکرار می شود. هدف از کنترل فرآیند این است که اطمینان داشته باشیم نتایج یکسانی در هنگام انجام فرآیند به دست آوریم.
فرایندها به عنوان مجموعه ایی از وظایف کاری مرتبط باهم است که به یک خروجی مطلوب می رسد. فرآیندها برای کمک به اهداف سازمانی ایجاد می شوند. اجرای مداوم و مکرر فرآیندها برای موفقیت عملیات تجاری و رشد کسب و کار بسیار مهم است. ساختار فرآیندها بر اساس اجزایی که درگیر هستند مانند بزرگی سازمان و … می توانند ساده یا پیچیده باشند.
اطلاعات بیشتر : single sing-on چیست و چه کاربردی دارد ؟
فرآیند کسب و کار چیست؟
فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از وظایف یا مجموعه ای از فعالیت ها تعریف می شود که توسط گروهی برای دستیابی به یک هدف سازمانی انجام می شود. فرآیندها توسط افراد یا سیستم ها به شکلی سازماندهی شده برای دستیابی به یک هدف مشخص انجام می شود. اجرای کارآمد و ساده فرآیندهای تجاری به موفقیت عملیات و رشد کسب و کار کمک می کند.
به زبان ساده فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها و وظایف تعریف شده است که پس از تکمیل ان، یک هدف سازمانی مشخص را محقق می کند.
اجزای یک فرایند چیست ؟
مهم ترین اجزای فرایند شامل :
- ورودی (Input)
- دستاورد / خروجی (Outcome / Output)
- فعالیت‌ها (Tasks/Activities)
- رویدادها (Events)
- نقاط تصمیم‌گیری (Decision Points)
3 نوع فرایند وجود دارد که شامل
فرآیندهای مدیریتی
فرآیندهای عملیاتی
فرآیندهای پشتیبانی
فرایند های مدیریتی
فرآیندهای مدیریتی بر روی انجام یک کار از ابتدا تا انتها متمرکز نیستند، بلکه این فرایندها بر برنامه ریزی و پیش بینی آینده عملیات شرکت متمرکز هستند.
نمونه‌ای از فرآیند مدیریتی به عنوان مثال می تواند مدیری باشد که برنامه‌ریزی می‌کند تا چگونه زمان تیم بازاریابی را برای انواع کمپین ها مدیریت کند.
چند نمونه از فرآیندهای مدیریتی شامل:
- برنامه ریزی استراتژیک
- بودجه بندی
اطلاعات بیشتر : bpms چیست ؟
فرایند های عملیاتی
به فرآیندهای عملیاتی , فرآیند های اولیه کسب و کار نیز گفته می شود. این فرایند با کسب و کار اصلی سروکار دارد و با کمک به تولید محصول , خدماتی را به مشتری ارائه می دهند. فرآیندهای عملیاتی فعالیت های ضروری یک کسب و کار را نشان می دهد که اهداف کسب و کار مانند ایجاد درآمد را به سرانجام می رساند.
به عنوان مثال یک شرکت تولید تی شرت ، یکی از فرآیندهای اصلی ان، گرفتن سفارشات است و فرایند دیگر ارسال تی شرت های تولید شده است. مثال های دیگر از فرایند های عملیاتی مانند :
- گرفتن سفارشات مشتری
- پردازش محصول
- مدیریت حساب های بانکی
فرآیندهای پشتیبانی
این فرآیند از فرآیندهای مدیریتی و عملیاتی پشتیبانی می کنند .کسب و کار ها برای پشتیبانی از برنامه ریزی و انجام بخش هایی از کسب و کار به این فرآیندها متکی است. فرآیندهای پشتیبانی مانند پشتیبانی فنی، حضور کارکنان یا استخدام است.
اگرچه این فرایند ها کاری نیست که شرکت و سازمان ها برای کسب درآمد انجام می دهند، اما جریان اصلی درآمد را آسان می کند و باعث می شود فرآیندهای مدیریت چیزی برای مدیریت داشته باشند و فرآیندهای عملیاتی تا حد امکان بدون مشکل باشند.
چرا فرایند ها برای کسب و کار اهمیت دارد ؟
اطلاعات بیشتر : مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
فرایند ها به سازمان و کسب و کارها کمک می کند تا کارهای مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمانی را شناسایی و درک کنند.
شناسایی و برجسته کردن مهم ترین فرایند های هر شرکت و سازمان باعث:
- تولید و تحویل بهتر کارها
- بهبود فرآیندها و بهینه سازی فعالیت های هر شخص
- کاهش هزینه ها
- شناسایی فرآیندهای اصلی که به رسیدن اهداف تجاری کمک می کنند
- ساده کردن ارتباط بین افراد و بخش ها
- کنترل سطح مسئولیت و استفاده بهینه از منابع
- جلوگیری از هرج و مرج در عملیات روزانه
- استانداردسازی روند هایی که وظایف مهم را تکمیل می کند
توانایی اندازه گیری بهتر کارایی و اثربخشی مراحل در فرآیند، تیم ها را قادر می سازد ناکارآمدی ها و مشکلات را برای بهبود عملکرد شناسایی و کاهش دهند. این پایه و اساس بهبود مستمر است.
فرایند های کسب و کار چه ویژگی هایی دارند ؟
ورودی و خروجی مشخص
یک فرآیند کسب و کار خوب دارای یک نقطه شروع و نقطه پایان کاملاً مشخص است. همچنین تعداد مراحل محدودی دارد.
قابل تکرار
هر فرایند کسب و کار را می توان چندین بار اجرا کرد.
خلق ارزش می کند
فرایندها در هر مرحله تغییراتی را بر روی داده ها انجام می دهد که باعث ایجاد ارزش برای داده ها می شود و در نهایت , در انتهای فرآیند ارزش موردنظر سازمان و مشتری ایجاد می‌شود.
انعطاف پذیر
فرایند ها باید در برابر تغییرات انعطاف پذیر باشند و هنگامی که قسمتی از آن نیاز به بهبود و بهینه شدن داشته باشد فرایند باید تغییر کند بدون این که مشکلی برای مشتری و سازمان ایجاد کند.
نمونه هایی از فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای تجاری زیادی در یک سازمان وجود دارد. فرآیندهای هر سازمان به اندازه و اهداف آن بستگی دارد. توسعه استراتژی های مدیریت فرآیند برای فرآیندهای مختلف در یک شرکت می‌تواند سطح بهتری را تضمین کند و همکاری بخش‌ها را آسان‌تر کند.
در اینجا چند نمونه از فرآیندهای تجاری رایج آورده شده است:
- تحقیق و توسعه محصول
- جذب مشتری و ایجاد ارتباط
- توسعه و مدیریت کارکنان
- تهیه مواد اولیه
- کنترل کیفیت
- مدیریت سرمایه
- تحویل محصول
- خدمات مشتری
- توسعه زیرساخت ها
- استخدام و آموزش کارمند جدید
خیلی کاربردی بود ممنون