با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری از اسناد و دسترسی به آن در یک سازمان، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه آرشیو اسناد) بسیار حیاتی است. در یک سازمان کنترل اسناد موجود و روش های ذخیره سازی اسناد و دسترسی متفاوت می باشد
سامانه آرشیو اسناد فعال روی اتوماسیون پیوند با توجه به استانداردهای دلخواه هر سازمان قابل باز طراحی و منعطف با استاندارهای سازمان می باشد.
امکانات سامانه آرشیو اسناد اتوماسیون اداری پیوند
- نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده
- امکان بررسی ثبت اسناد توسط مدیران بر روی فرایند تعریف شده
- امکان دریافت اسناد با استانداردهای مختلف
- ایجاد کد پویا یا ایستا برای هر سند
- امکان ثبت دسته ای اسناد
- امکان تعیین نوع دسترسی به اسناد
- امکان دسترسی به اسناد با امنیت بالا و به صورت آنلاین
- امکان تعریف انواع سندهای اداری، مالی، فنی، حقوقی و غیره (کتاب، نقشه، مجله، فرم اداری و ...)
- امکان امانت اسناد با امنیت بالا و ثبت اطلاعات مربوط به امانت
- امکان گزارش گیری از تمام اطلاعات مربوط به اسناد ثبت شده
