با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری از اسناد و دسترسی به آن در یک سازمان، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه آرشیو اسناد) بسیار حیاتی است. در یک سازمان کنترل اسناد موجود و روش های ذخیره سازی اسناد و دسترسی متفاوت می باشد.
سامانه آرشیو اسناد فعال روی اتوماسیون پیوند با توجه به استانداردهای دلخواه هر سازمان قابل باز طراحی و منعطف با استاندارهای سازمان می باشد.
امکانات نرم افزار آرشیو اسناد اتوماسیون اداری پیوند
- نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده
- امکان بررسی ثبت اسناد توسط مدیران بر روی فرایند تعریف شده
- امکان دریافت اسناد با استانداردهای مختلف
- ایجاد کد پویا یا ایستا برای هر سند
- امکان ثبت دسته ای اسناد
- امکان تعیین نوع دسترسی به اسناد
- امکان دسترسی به اسناد با امنیت بالا و به صورت آنلاین
- امکان تعریف انواع سندهای اداری، مالی، فنی، حقوقی و غیره (کتاب، نقشه، مجله، فرم اداری و ...)
- امکان امانت اسناد با امنیت بالا و ثبت اطلاعات مربوط به امانت
- امکان گزارش گیری از تمام اطلاعات مربوط به اسناد ثبت شده
مدیریت حجم بالای اطلاعات، با سامانه آرشیو اسناد پیوند
مفهوم سند
مجموعه فایل هایی که به عنوان هویت، سابقه و عملکرد یک سازمان محسوب می گردد و ملاك تصمیم گیري مدیران سازمان جهت بهبود کارایی سازمان شما می باشد.
انواع سند:
- پرونده سازمانی (مانند پرونده پرسنلی و یا پرونده پروانه ساختمان و ... )
- آلبوم تصاویر
- فایل (مانند فایل هاي گزارشات ایجاد شده جهت تحویل به کارفرما، قراردادها و ...)
- فرم (فرم هاي سازمانی)
- سند متنی
- نامه (در ارتباط با سیستم گردش مکاتبات و اتوماسیون اداري)
- لینک وب
- فایل صوتی
- گزارش (گزارشات تولیدي که از گزارش ساز بدست آمده)
مدیریت اسناد
مدیریت اسناد به معناي نگهداري، نمایش، بازیابی و کارایی اطلاعات می باشد. امکانات اصلی در این سیستم را می توان نگهداري اطلاعات در یک ساختار طبقه بندي شده، نگهداري نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسی به اطلاعات می باشد.
اين سيستم به شما اين امکان را مي دهد که انواع سند را توليد و ذخيره نماييد و براساس سطح دسترسي با ديگر همکارانتان به اشتراک بگذاريد. اين امکان به شما در به حداقل رساني حجم داده در بانک اطلاعاتی و همچين استفاده گزارشات و فرم هاي از پيش آماده شده براي همکارانتان نيز بهره مند شويد.
مجوزهای مختلف
شما می توانید از کلید مجوز ها براي هر پوشه یا بخشی از پوشه ها سطح دسترسی کارمندان سازمانتان به اسناد موجود در این سیستم را مشخص نمایید. این مجوز ها شامل موارد زیر می باشند:
- مشاهده
- افزودن
- حذف
- جابجایی
- تفویض اختیار
- ارجاع
که می توانید هر کدام از آنها را به افراد، گروههاي کاربري و یا واحدهاي سازمانی اختصاص دهید.
