سیستم دبیرخانه پیوند یک سیستم تحت وب است که وظایف واحد دبیرخانه سازمان ها را از جمله شماره‌گذاری، دریافت، ارسال، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری را به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. خودکارسازی این وظایف باعث می‌شود تا مدیریت امور دبیرخانه حتی در سازمان‌هایی که روزانه چندین هزار نامه اداری را ثبت و پیگیری می‌کنند و یا پراکندگی جغرافیایی دارند، با سهولت و پایداری امکان‌پذیر شود.
این نرم افزار در انواع مرورگرهای وب قابل استفاده است. همچنین در نرم افزار دبیرخانه تحت وب پیوند، امکان ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل با پروتکلECE نیز پیاده سازی شده است.
نرم افزار دبیرخانه زیر مجموعه اتوماسیون اداری پیوند می باشد و کاملا تحت وب است و وابسته به مرورگر خاصی نیست .
امکانات نرم افزار دبیرخانه پیوند
- امکان ایجاد نامه ها در چهار دسته پیغام ها، نامه های داخلی، نامه های صادره و نامه های وارده.
- امکان تعریف سطوح دسترسی جهت ارجاع و محدود کردن طرف مخاطب برای هر فرد.
- امکان تعریف سطوح دسترسی به اطالعات پایه و نامه ها بر اساس دبیرخانه، واحد سازمانی و گروه های کاربری
- امکان تهیه گزارشات تحلیلی برروی نامه ها و کاربران بر اساس نامه های اقدام شده، دارای تأخیر، سرعت کار کاربران و بسیاری موارد مشابه دیگر.
- امکان بایگانی نامه ها در دبیرخانه.
- امکان بایگانی شخصی نامه ها، یادداشت های خصوصی برروی نامه ها و … .
- امکان اعمال محرمانگی برروی ارجاعات در قالب ارجاعات محرمانه و … .
- امکان تعریف انواع شماره گذاری بر اساس دبیرخانه، واحدهای سازمانی، سمت های سازمانی و … .
- امکان تعریف اطالعات پایه سازمانی شامل چارت سازمانی، گروه های کاربران، کاربران سازمانی، سازمان های خارجی، دبیرخانه ها، یک آرشیو از قالب های موجود برای نامه ها.
برخی از قابلیت های دبیرخانه پیوند
چند زبانه بودن نرم افزار
پروتکل ece
تعریف الگوی چاپ
ارائه api
مدیریت فکس
درگاه دبیرخانه
زمانی که هولدینگی سامانه اتوماسیون اداری پیوند را راه اندازی کند می تواند با تعریف دبیرخانه های مختلف برای زیر مجموعه های خود امکان ارسال نامه بین دبیرخانه‌های مختلف سازمان را ایجاد می کند و می توان نامه ها را بین دبیرخانه های مختلف ارجاع دهند و به گردش در بیایند.این یک امکان بسیار موثر در اجرای دبیرخانه‌های غیر متمرکز در سازمانهای متوسط و بزرگ می‌باشد.
اتصال به ECE
پشتیبانی از پروتکل ECE یکی از الزامات اصلی دبیرخانه‌ها در سازمانهای دولتی می‌باشد.امکان ارسال نامه ها با استفاده از پروتکل ECE و سرویس های وب در نرم افزار دبیرخانه تحت وب پیوند امکان پذیر می باشد.
سوالات متداول
بله ميتوان انواع دبيرخانه را در این سيستم تعریف نمود. این دبيرخانه های ميتوانند به یكي از صورتهای زیر با هم در ارتباط باشند.
- یک دبيرخانه مرکزی و چندین دبيرخانه محلی
- چند دبيرخانه داخلي مستقل
- چند دبيرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهند
دبیرخانه یکی از مهم ترین واحد های هر سازمان است و , وظیفه ثبت ، ارسال و دریافت بایگانی اسناد و مدارک را به عهده دارد.
برخی از اسناد سازمان ها از حساسیت بالایی برخوردارند و حفظ امنیت و محرمانگی آنها بسیار مهم است که محرمانگی در دبیرخانه حفاظت اطلاعات ذکر شده در سازمان را تضمین می کند .
بله نرم افزار دبیرخانه پیوند تحت وب است.
دلایل زیادی وجود دارد که باعث می‌شود یک کسب و کار به نرم‌افزار دبیرخانه احتیاج داشته باشید. شامل :
- نیاز به کاهش استفاده از کاغذ
- انجام کارها بدون محدودیت زمانی و مکانی
- ثبت مکاتبات انجام شده با فکس و ایمیل
- جستجو و پیگیری آسان مکاتبات
- امنیت مکاتبات