نرم افزار مدیریت اسناد
سامانه آرشیو و بایگانی اسناد
نرم افزار مدیریت اسناد یا (سامانه آرشیو اسناد و مدارک DMS) یکی از زیر سیستم های اصلی اتوماسیون اداری پیوند است. نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب فعال روی اتوماسیون پیوند با توجه به استانداردهای مورد نیاز هر سازمان قابل باز طراحی و منعطف می باشد.
با توجه به افزایش روز افزون حجم اسناد کاغذی و مشکلات مختلف در زمینه نگهداری و دسترسی به اسناد و مدارک ، استفاده از سامانه های ثبت و نگهداری از اسناد (سامانه مدیریت اسناد) در یک سازمان بسیار حیاتی است. با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد سازمان ها می تواند اسناد مختلفی را مانند اسناد مالی و منابع انسانی و مهندسی و فنی و…. را در سامانه ثبت و به گردش در بیاورند.
نرم افزار مدیریت اسناد یا DMS (Document management system) با نام های دیگه مانند نرم افزار مدیریت مستندات , نرم افزار بایگانی اسناد مدارک , سامانه آرشیو اسناد , نرم افزار بایگانی الکترونیکی نیز شناخته می شود.
امکانات نرم افزار مدیریت اسناد پیوند
- نگهداری اطلاعات در یک ساختار طبقه بندی شده
- امکان بررسی ثبت اسناد توسط مدیران بر روی فرایند تعریف شده
- امکان دریافت اسناد با استانداردهای مختلف
- ایجاد کد پویا یا ایستا برای هر سند
- امکان ثبت دسته ای اسناد
- امکان تعیین نوع دسترسی به اسناد
- امکان دسترسی به اسناد با امنیت بالا و به صورت آنلاین
- امکان تعریف انواع سندهای اداری، مالی، فنی، حقوقی و غیره (کتاب، نقشه، مجله، فرم اداری و ...)
- امکان امانت اسناد با امنیت بالا و ثبت اطلاعات مربوط به امانت
- امکان گزارش گیری از تمام اطلاعات مربوط به اسناد ثبت شده
مدیریت حجم بالای اطلاعات، با سامانه آرشیو اسناد پیوند
نرم افزار مدیریت اسناد یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری پیوند است و همراه با اتوماسیون اداری ارائه می شود.
مفهوم سند
مجموعه فایل هایی که به عنوان هویت، سابقه و عملکرد یک سازمان محسوب می گردد و ملاك تصمیم گیري مدیران سازمان جهت بهبود کارایی سازمان شما می باشد.
انواع سندی که می توانید در نرم افزار مدیریت اسناد ذخیره کرد:
- پرونده سازمانی (مانند پرونده پرسنلی و یا پرونده پروانه ساختمان و ... )
- آلبوم تصاویر
- فایل (مانند فایل هاي گزارشات ایجاد شده جهت تحویل به کارفرما، قراردادها و ...)
- فرم (فرم هاي سازمانی)
- سند متنی
- نامه (در ارتباط با سیستم گردش مکاتبات و اتوماسیون اداري)
- لینک وب
- فایل صوتی
- گزارش (گزارشات تولیدي که از گزارش ساز بدست آمده)
مدیریت اسناد
مدیریت اسناد به معنای نگهداری، نمایش، بازیابی و کارایی اطلاعات می باشد. امکانات اصلی در این سیستم را می توان نگهداري اطلاعات در یک ساختار طبقه بندي شده، نگهداري نسخ مختلف اسناد، گردش خودکار اسناد و در نهایت کنترل دسترسی به اطلاعات می باشد.
نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب به شما اين امکان را مي دهد که انواع سند را توليد و ذخيره نماييد و براساس سطح دسترسی با ديگر همکارانتان به اشتراک بگذاريد. اين امکان به شما در به حداقل رساني حجم داده در بانک اطلاعاتی و همچين استفاده گزارشات و فرم های از پيش آماده شده براي همکارانتان نيز بهره مند شويد.
مجوزهای مختلف
شما می توانید از کلید مجوز ها براي هر پوشه یا بخشی از پوشه ها سطح دسترسی کارمندان سازمانتان به اسناد موجود در این سیستم را مشخص نمایید. مجوز های سیستم آرشیو اسناد پیوند شامل موارد زیر می باشند:
- مشاهده
- افزودن
- حذف
- جابجایی
- تفویض اختیار
- ارجاع
که می توانید هر کدام از آنها را به افراد، گروههاي کاربري و یا واحدهاي سازمانی اختصاص دهید.
سیستم های متصل به نرم افزار مدیریت اسناد
مدیریت فکس
OCR فارسی
وب سرویس API
فرم ساز
کارتابل الکترونیک
چرا نرم افزار مدیریت اسناد پیوند ؟
کاربر پسند
یکی از مزیت های مهم نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب پیوند سهولت استفاده از آن است. نرم افزار آرشیو اسناد پیوند به کاربران اجازه می دهد تا اسناد را به راحتی بررسی ، آپلود و بازیابی کنند. و کاربران به سادگی می توانند به نرم افزار مسلط شوند.
مقیاس پذیر
مقیاس پذیر بودن در نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد بسیار مهم است. همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، حجم داده های شما نیز افزایش پیدا می کند و در نتیجه سیستم مدیریت اسناد نیز باید بر اساس نیاز کسب و کار ها افزایش پیدا کند. نرم افزار آرشیو اسناد پیوند راه حل های زیادی را برای تطبیق با رشد کسب و کار شما ارائه می‌دهد و می‌توانید حجم زیادی از دادهها را مدیریت کنید.
اتصال به سایر نرم افزار ها
نرم افزار مدیریت اسناد پیوند می تواند به سایر نرم افزار ها از طریق وب سرویس یا api متصل شود. به شما اطمینان می‌دهد که همه ابزارها هماهنگ هستند.
نرم افزار آرشیو اسناد یا DMS با ذخیرسازی و مدیریت اسناد در قالب های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … در سازمان ها استفاده می شود.
نرم افزار مدیریت اسناد به عنوان یک منبع واحد برای ذخیره و نگهداری تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت عمل می کنند.
امکانت و ویژگی های نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوند شامل: تحت وب بودن نرم فزار , بدون محدودیت برای ذخیره سازی انواع سند , تعریف سطح دسترسی برای افراد مختلف , امنیت داده ها
- امنیت پیشرفته
- بهبود کار تیمی
- بازیابی آسان اطلاعات
- کاهش هزینه های سازمان
- بهبود گردش کار
با کمک ابزار فرمساز پیوند می توانید گردش اسناد در سازمان را پیاده سازی کنید و با طراحی فرایند مورد نیاز اسناد در گردش را در سامانه قرار بدهید.
سلام وقت بخیر آیا نرم افزار DMS همان سیستم آرشیو اسناد است و امکان پیاده سازی نرم افزار آرشیو اسناد در اتوماسیون اداری وجود دارد ؟
سلام وقت بخیر
یکی دیگه از نام های نرم افزار آرشیو اسناد , dms یا نرم افزار مدیریت اسناد است.
بله نرم افزار آرشیو اسناد یکی از زیر سیستم های اتوماسیون اداری پیوند است و قابلیت پیاده سازی در نرم افزار اتوماسیون اداری را دارد .
سلام وقت بخیر، آیا نرم افزار مدیریت اسناد پیوند روی تمام مرورگر ها کار می کند؟
سلام متشکرم وقت شما هم بخیر
بله سیستم مدیریت اسناد پیوند وابسته به مرورگر خاصی نیست و روی تمام مرورگر ها قابل استفاده است.
سلام
ما یک شرکت ساختمانی هستیم که نرم افزار آرشیو اسناد را برای نگهداری قراردادهای مختلف لازم داریم, آیا ذخیره سازی نسخه های مختلف یک قرارداد همراه با پیوست امکان پذیره ؟
نرم افزار آرشیو اسناد برای طبقه بندی و نگهداری قرار دادهای سازمانی نیز قابل پیاده سازی است.
همچنین نرم افزار آرشیو اسناد پیوند محدودیتی در ذخیره سازی ندارد و می توان انواع قرار داد ها و اسناد رسمی مرتبط با سازمان مانند اساسنامه و .. با پیوست های مختلف نگهداری کنید .
سلام من مسئول دبیرخانه درمانگاه هستم ما نیازداریم برای دسترسی راحت تر پرونده پرسنل و پزشکان مجموعه را به صورت دیجیتالی ذخیره کنیم . آیا نرم افزار بایگانی پیوند امکان بایگانی پرونده پرسنل و پزشگان را دارد ؟
سلام
نرم افزار بایگانی پیوند قابل سفارشی سازی است به این معنا که هر سازمانی با هر تعداد کارمند مانند بیمارستان ها و سازمان های دولتی و خصوصی و … می توانند به راحتی از این نرم افزار استفاده کنند و این نرم افزار هیچ محدودیتی برای ذخیره سازی اطلاعات ندارد (کاملا انعطلاف پذیر است )
سلام روز بخیر شرکت ما تا الان به صورت سنتی اسناد را ذخیره می کرده اما الان می خوایم از نرم افزار بایگانی اسناد برای ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتالی استفاد کنیم . چطوری باید این کار را انجام دهیم ؟
سلام وقت بخیر
ممنون که نرم افزار بایگانی اسناد پیوند را برای دخیره سازی اسناد انتخاب کردید . شما می توانید با فرم درخواست دمو پر کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند و بر اساس نیاز سازمانتان شما را در خرید نرم افزار بایگانی اسناد راهنمایی کنند.
سلام آیا نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب است ؟ و اینکه نرم افزار شما فرم ساز هم دارد
بله نرم افزار بایگانی اسناد پیوند تحت وب است همچنین با خرید فرم ساز می تواند از قابلیت ساخت فرم و مدل‌سازی و اجرای فرآیندها این نرم افزار نیز استفاده کنید .
برای اطلاعات بیشتر می‌تونید از صفحه نرم افزار مدیریت فرایندهای پیوند بازدید بفرمایید.