اتوماسیون اداری پیوند

یكی از وظایف اصلی دبيرخانه ها، ثبت و توزیع نامه های وارده می باشد. با استفاده از این سيستم، کاربر دبيرخانه می تواند انواع مختلف نامه های وارده مانند فكس، تلگرام، یادداشت، حكم و… همراه با جزئيات آنها را در سيستم ثبت و نگهداری کند. همچنين جهت اقدام آنها را به کارتابل افراد مختلف ارسال نماید.

 روال مربوط به ارسال یک نامه به خارج از دبيرخانه را می توان در این سيستم پيگيری نمود. این روال شامل ایجاد پيش نویس، تصحيح مكرر آن تا مرحله ی نهایی (امكان ارجاع تا تأیيد پيش نویس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبيرخانه و چاپ نامه ی نهایی می باشد.

این قابلیت جهت ارسال نامه های داخلی، بدون ثبت در دبیرخانه ایجاد شده است. ارسال نامه فقط به افراد مجاز انجام می شود.

اگر کاربری بخواهد به صورت غيررسمی به کاربر دیگری در هر سطح از چارت سازمانی پيغامی ارسال کند می تواند از این امكان استفاده کند.

در هر سیستم، کاربر ممکن است چندین سمت داشته باشد. بنابراین به هر سمت یک کارتابل اختصاص داده می شود که می تواند نامه ها و پیغام های مربوط به آن سمت را مشاهده نماید.

 هر کاربر مي تواند نامه هایی را که در اختيار دارد برای افراد دیگر ارجاع دهد. این ارجاع باید برای افراد مجاز به مكاتبه با این فرد صورت گيرد. افراد مجاز شامل افراد زیردست و یک سطح بالاتر مي باشند. همچنين برای سهولت در کار، کاربر می تواند با تعریف گروه های ارسال، یک نامه را به گروهی از افراد مجاز ارجاع دهد. در حين ارجاع مشخصاتی از جمله دستور ارجاع، تاریخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاریخ هایی جهت پيگيری، فایلهای پيوستی، تعيين مجوز نمایش سابقه برای افراد دریافت کننده ارجاع، تعيين ارجعيت نامه (عادی، فوری و آنی) و … را می توان مشخص نمود. همچنين کسانی که دارای مجوز لازم باشند می توانند از گزینه های “ارجاع محرمانه” و  “اختفاء سابقه” در مورد نامه ها و یا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمایند.

 تمام ارجاعات صورت گرفته برروی یک نامه، سابقه نامه را تشكيل می دهند. سابقه را می توان به صورت کامل و یا تنها به صورت مسيری که نامه به کاربر فعلی رسيده است مشاهده نمود. در نمایش هر یک از این ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در کارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده می باشند.

 اگر کاربری بخواهد کاربر دیگری را مسئول اقدام برروی نامه های خاصی نماید می تواند کاربر مورد نظر را به عنوان جانشين خود تعریف کند. با تعيين خصوصيت این نامه ها عمل ارجاع به جانشين به صورت خودکار انجام مي شود.