شناسه ملی سند (شمس)

به این نوشته امتیاز دهید

شناسه ملی سند (شمس) ، از ترکیب چندین قلم اطلاعاتی از اقلام سند ایجاد شده و هویت یکتایی برای آن سند ایجاد می نماید.

 در حال حاضر سازمان‌ها و ادارات بر اساس قواعد داخلی خود براي هر سند یا مكاتبه اداری یک شماره اختصاص می‌دهند كه شناسه یكتای داخلی برای اسناد بوده و در برخی موارد این شماره به همراه تاریخ نامه شناسه یكتا می‌شود. این شناسه قابلیت ایجاد یكتایی بین سازمانی نداشته و عملاً از طریق آن نمی‌توان به یک مكاتبه یا سند خاص در بین كلیه دستگاه‌های اجرایی رسید.

ایجاد شناسه یكتا كه قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریعی ایجاد نماید وضعیت مطلوب خواهد بود. به عبارت دیگر چنانچه با اقلام اطلاعاتی مستقیم و غیر مستقیم قابل استخراج از نامه بتوان تركیبی ایجاد نمود كه شناسه یكتایی در سطح ملی (ما بین كلیه دستگاه‌هاي اجرایی) ساخته شود امكان شناسایی ساده و قابلیت پیگیری راحتی را فراهم می‌آورد.

شناسه شمس، از ترکیب اقلام اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کد‌ملی امضا‌کننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است. لازم به ذکر است که GUID کد ۳۶ کاراکتری است که توسط سیستم اتوماسیون اداری تولید خواهد شد.

شناسه شمس

هدف از ایجاد شناسه شمس

  • ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری
  • افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات

اجزای تشکیل دهنده شناسه ملی سند

شماره نامه

توسط سازمان ایجاد کننده نامه تولید و عموما در سربرگ درج می‌گردد.

حداکثر ۲۰ کاراکتر

تاریخ و ساعت ثبت و صدور

در قالب روز ماه سال و ساعت مطابق با استاندارد ISO8601 است.

دقیقا ۱۹ کاراکتر

شناسه یکتای عمومی (GUID)

توسط سامانه اتوماسیون اداری مکاتبات تولید می‌شود.

شامل ۳۶ کاراکتر

کد ملی امضا کننده نامه

اگر نامه دارای دوامضا باشد ۱۰ کاراکتر برای امضا کننده اول و ۱۰ کاراکتر برای امضاکننده دوم است.

حداکثر ۲۰ کاراکتر

نشانی پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده نامه

آدرس تعریف شده در شبکه دولت

حداکثر ۳۰ کاراکتر

نشانی پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده نامه

آدرس تعریف شده در شبکه دولت

حداکثر ۳۰ کاراکتر

شناسه ملی سازمان ایجاد کننده مکاتبه

کد ۱۱ رقمی مربوط به سازمان ثبت شرکت‌ها

حداکثر ۱۱ کاراکتر

Call Now Button