شناسه ملی سند (شمس)

شناسه ملی سند (شمس) ، از ترکیب چندین قلم اطلاعاتی از اقلام سند ایجاد شده و هویت یکتایی برای آن سند ایجاد می نماید.

 در حال حاضر سازمان‌ها و ادارات بر اساس قواعد داخلی خود براي هر سند یا مكاتبه اداری یک شماره اختصاص می‌دهند كه شناسه یكتای داخلی برای اسناد بوده و در برخی موارد این شماره به همراه تاریخ نامه شناسه یكتا می‌شود. این شناسه قابلیت ایجاد یكتایی بین سازمانی نداشته و عملاً از طریق آن نمی‌توان به یک مكاتبه یا سند خاص در بین كلیه دستگاه‌های اجرایی رسید.

ایجاد شناسه یكتا كه قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریعی ایجاد نماید وضعیت مطلوب خواهد بود. به عبارت دیگر چنانچه با اقلام اطلاعاتی مستقیم و غیر مستقیم قابل استخراج از نامه بتوان تركیبی ایجاد نمود كه شناسه یكتایی در سطح ملی (ما بین كلیه دستگاه‌هاي اجرایی) ساخته شود امكان شناسایی ساده و قابلیت پیگیری راحتی را فراهم می‌آورد.

شناسه شمس، از ترکیب اقلام اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کد‌ملی امضا‌کننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است. لازم به ذکر است که GUID کد ۳۶ کاراکتری است که توسط سیستم اتوماسیون اداری تولید خواهد شد.