شناسه ملی سند (شمس)

ایجاد شناسه یكتا كه قابلیت شناسایی و بهره‌برداری ساده و سریعی ایجاد نماید وضعیت مطلوب خواهد بود. به عبارت دیگر چنانچه با اقلام اطلاعاتی مستقیم و غیر مستقیم قابل استخراج از نامه بتوان تركیبی ایجاد نمود كه شناسه یكتایی در سطح ملی (ما بین كلیه دستگاه‌هاي اجرایی) ساخته شود امكان شناسایی ساده و قابلیت پیگیری راحتی را فراهم می‌آورد.

شناسه شمس، از ترکیب اقلام اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کد‌ملی امضا‌کننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است. لازم به ذکر است که GUID کد ۳۶ کاراکتری است که توسط سیستم اتوماسیون اداری تولید خواهد شد.