اتوماسیون اداری پیوند یک سیستم جامع و یکپارچه تحت وب جهت مکانیزه کردن فرایند های سازمان, گردش مکاتبات سازمانی، بایگانی و مدیریت اسناد سازمان می باشد. این سیستم مبتنی بر تکنولوژی متن باز LAMP و مستقل از سکو است. سازمان الکترونیک پیوند شامل زیرسیستم های گردش مکاتبات , فرایند ساز (فرم ساز و گردش فرم),گزارش ساز و آرشیو اسناد می باشد.
ویژگی ها و قابلیت های اتوماسیون اداری
- دسته بندی نامه ها در سه دسته داخلی، صادره و وارده
- امکان دریافت و ارسال انواع رایانامه
- پیاده سازی فرایند امضای نامه و امکان امضا با قفل سخت افزاری
- امکان تعریف انواع عملیات خودکار مانند نیابت, ارجاع خودکار و ...
- امکان دسته بندی نامه ها در قالب نامه های در دست اقدام, آماده امضاء , بایگانی شخصی و ...
- جستجو بر روی نامه ها بر اساس انواع اطلاعات و جستجوی پیشرفته
- تعریف انواع الگوهای چاپ و انواع الگوهای نامه
- سیستم اشتراک فایل سازمانی با سطوح مختلف دسترسی
- یکپارچگی با LDAP و Active Directory
- امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از استاندارد ECE
- پشتیبانی از فکس سرور
- امکان تهیه خروجی فشرده و Pdf از محتواهای نامه
- ثبت تمامی وقایع و رویدادها و امکان گزارش گیری مدیریتی
با اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، همه جا دفتر کار شماست
مهمترین مزایای اتوماسیون اداری پیوند
- گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
- پشتیبانی از قفل سخت افزاری و رایانامه
- ذخیره سازی فایل های سازمانی خارج از پایگاه داده و بر روی هارد
- سرعت بالا بدلیل استفاده از تکنولوزی AJAX
- عدم نیاز به حضور در محل(مبتنی بر وب)
- معماری سرویس گرا(SOA) (امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان)
- امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و کاربر
- امکان تعریف انواع فرآیندهای سازمانی
امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری
یكي از وظایف اصلي دبيرخانه ها، ثبت و توزیع نامه های وارده مي باشد. با استفاده از این سيستم کاربر دبيرخانه ميتواند انواع مختلف نامه های وارده مانند فكس، تلگرام، یادداشت، حكم و… همراه با جزئيات آنها را در سيستم ثبت و نگهداری کند و همچنين جهت اقدام آنها را به کارتابل افراد مختلف ارسال نماید.
روال مربوط به ارسال یک نامه به خارج از دبيرخانه را مي توان در این سيستم پيگيری نمود. این روال شامل ایجاد پيش نویس، تصحيح مكرر آن تا مرحله ی نهایي (امكان ارجاع تا تأیيد پيش نویس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبيرخانه و چاپ نامه ی نهایي مي باشد.
کاربران مرتبط دبيرخانه های مختلف از این امكان جهت ارسال نامه های داخلی خود بدون احتياج به ثبت در دبيرخانه به افرادی که مجاز به ارسال نامه برای آنها هستند، می توانند استفاده کنند.
اگر کاربری بخواهد به صورت غيررسمي به کاربر دیگری در هر سطح از چارت سازماني پيغامي ارسال کند ميتواند از این امكان استفاده کند.
هر کاربر در این سيستم ممكن است چندین سمت داشته باشد که کاربر به ازای هر کدام از این سمت ها یک کارتابل در سيستم دارد که ميتواند نامه ها و پيغام هایی که برای وی ارسال شده اند را در این کارتابل مشاهده نماید.
هر کاربر ميتواند نامه هایی را که در اختيار دارد برای افراد دیگر ارجاع دهد. این ارجاع باید برای افراد مجاز به مكاتبه با این فرد صورت گيرد. افراد مجاز شامل افراد زیردست و یک سطح بالاتر مي باشند. همچنين برای سهولت در کار کاربر مي توان با تعریف گروه های ارسال، یک نامه را به گروهی از افراد مجاز ارجاع داد. در حين ارجاع مشخصاتی از جمله دستور ارجاع، تاریخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاریخ هایی جهت پيگيری، فایلهای پيوستي، تعيين مجوز نمایش سابقه برای افراد دریافت کننده ارجاع، تعيين ارجعيت نامه (عادی، فوری و آني) و … را ميتوان مشخص نمود. همچنين کساني که دارای مجوز لازم باشند ميتوانند از گزینه های “ارجاع محرمانه” و همچنين “اختفاء سابقه” در مورد نامه ها و یا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمایند.
تمام ارجاعات صورت گرفته برروی یک نامه، سابقه نامه را تشكيل مي دهند. سابقه را مي تواند به صورت کامل و یا تنها به صورت مسيری که نامه به کاربر فعلی رسيده است مشاهده نمود. در نمایش هر یک از این ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در کارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده مي باشند.
اگر کاربری بخواهد کاربر دیگری را مسئول اقدام برروی نامه های خاصي نماید می تواند کاربر مورد نظر را به عنوان جانشين خود تعریف کند. با تعيين خصوصيت این نامه ها عمل ارجاع به جانشين به صورت خودکار انجام مي شود.
در این حالت نرم افزار به صورت خودکار بر اساس مشخصاتی که کاربر تعریف مي کند، نامه های خاصی را به فرد دیگری جهت اقدام به صورت خودکار ارجاع مي دهد.
در حجم وسيعي از نامه ها یافتن یک نامه ی خاص کار بسيار مشكلي می باشد. جستجو برروی مشخصات مختلف نامه از قبيل متن، فرستنده، گيرنده و … امكان یافتن نامه هایی از این دست را برای کاربر فراهم می آورد.
برای یادآوری اتفاقات مهم چه به صورت مستقل و یا وابسته به یک نامه ی خاص می توان یک یادآوری را معرفی نمود. از این طریق در هنگامی که کاربر وارد سيستم می شود، یادآوریهای آن روز و روز بعد به وی اطلاع داده مي شوند.
می توان انواع دبيرخانه را در این سيستم تعریف نمود. این دبيرخانه ها می توانند به یكي از صورتهای زیر با هم در ارتباط باشند.
- یک دبيرخانه مرکزی و چندین دبيرخانه محلی
- چند دبيرخانه داخلی مستقل
- چند دبيرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده
با توجه به اینكه کل نامه های یک واحد برای دبيرخانه ارسال ميگردند باید بتوان نامه ها را در کلاسه های خاصي نگهداری نمود تا از این طریق دستيابی به نامه ها به سهولت انجام گيرد. به همين منظور می توان کلاسه های مختلفي از نامه ها را به صورت درختي تعریف نمود و نامه ها را در این کلاسه ها بایگانی کرد.
یكي از مهمترین کارکردهای مورد انتظار یک سيستم اتوماسيون، گزارش گيری برروی تمام اطلاعاتی است که سيستم آنها را ذخيره می نماید. این اطلاعات شامل اطلاعات مربوط به کاربران و یا اطلاعات مرتبط با نامه ها می باشد.
در این سيستم ميتوان برروی ميزان فعاليت کاربران از جنبه های مختلف، گزارشاتی به صورت مقایسه ای دریافت نمود که نقش بسزایي در مناسبات اداری دارا است. همچنين می توان گزارشاتي از ميزان مكاتبات اداری در بخشهای مختلف نيز به دست آورد که این گزارشات در تصحيح روالهای اداری کند و یا بسيار تند و بالتبع بی دقت بسيار مفيد خواهند بود.