یكي از وظایف اصلي دبيرخانه ها، ثبت و توزیع نامه های وارده مي باشد. با استفاده از این سيستم کاربر دبيرخانه ميتواند انواع مختلف نامه های وارده مانند فكس، تلگرام، یادداشت، حكم و… همراه با جزئيات آنها را در سيستم ثبت و نگهداری کند و همچنين جهت اقدام آنها را به کارتابل افراد مختلف ارسال نماید.

 روال مربوط به ارسال یک نامه به خارج از دبيرخانه را مي توان در این سيستم پيگيری نمود. این روال شامل ایجاد پيش نویس، تصحيح مكرر آن تا مرحله ی نهایي (امكان ارجاع تا تأیيد پيش نویس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبيرخانه و چاپ نامه ی نهایي مي باشد.

کاربران مرتبط دبيرخانه های مختلف از این امكان جهت ارسال نامه های داخلی خود بدون احتياج به ثبت در دبيرخانه به افرادی که مجاز به ارسال نامه برای آنها هستند، می توانند استفاده کنند.

اگر کاربری بخواهد به صورت غيررسمي به کاربر دیگری در هر سطح از چارت سازماني پيغامي ارسال کند ميتواند از این امكان استفاده کند.

 هر کاربر در این سيستم ممكن است چندین سمت داشته باشد که کاربر به ازای هر کدام از این سمت ها یک کارتابل در سيستم دارد که ميتواند نامه ها و پيغام هایی که برای وی ارسال شده اند را در این کارتابل مشاهده نماید.

 هر کاربر ميتواند نامه هایی را که در اختيار دارد برای افراد دیگر ارجاع دهد. این ارجاع باید برای افراد مجاز به مكاتبه با این فرد صورت گيرد. افراد مجاز شامل افراد زیردست و یک سطح بالاتر مي باشند. همچنين برای سهولت در کار کاربر مي توان با تعریف گروه های ارسال، یک نامه را به گروهی از افراد مجاز ارجاع داد. در حين ارجاع مشخصاتی از جمله دستور ارجاع، تاریخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاریخ هایی جهت پيگيری، فایلهای پيوستي، تعيين مجوز نمایش سابقه برای افراد دریافت کننده ارجاع، تعيين ارجعيت نامه (عادی، فوری و آني) و … را ميتوان مشخص نمود. همچنين کساني که دارای مجوز لازم باشند ميتوانند از گزینه های “ارجاع محرمانه” و همچنين “اختفاء سابقه” در مورد نامه ها و یا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمایند.

 تمام ارجاعات صورت گرفته برروی یک نامه، سابقه نامه را تشكيل مي دهند. سابقه را مي تواند به صورت کامل و یا تنها به صورت مسيری که نامه به کاربر فعلی رسيده است مشاهده نمود. در نمایش هر یک از این ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در کارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده مي باشند.

 اگر کاربری بخواهد کاربر دیگری را مسئول اقدام برروی نامه های خاصي نماید می تواند کاربر مورد نظر  را به عنوان جانشين خود تعریف کند. با تعيين خصوصيت این نامه ها عمل ارجاع به جانشين به صورت خودکار انجام مي شود.