نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین تحت وب پیوند یک سیستم جامع و یکپارچه جهت مکانیزه کردن فرایند های سازمان, گردش مکاتبات سازمانی، بایگانی و مدیریت اسناد سازمان می باشد. این سیستم مبتنی بر تکنولوژی متن باز LAMP و مستقل از سکو است. سازمان الکترونیک پیوند شامل زیرسیستم های گردش مکاتبات , فرایند ساز (فرم ساز و گردش فرم),گزارش ساز و آرشیو اسناد می باشد.
ویژگی ها و قابلیت های اتوماسیون اداری
- دسته بندی نامه ها در سه دسته داخلی، صادره و وارده
- امکان دریافت و ارسال انواع رایانامه
- پیاده سازی فرایند امضای نامه و امکان امضا با قفل سخت افزاری
- امکان تعریف انواع عملیات خودکار مانند نیابت, ارجاع خودکار و ...
- امکان دسته بندی نامه ها در قالب نامه های در دست اقدام, آماده امضاء , بایگانی شخصی و ...
- جستجو بر روی نامه ها بر اساس انواع اطلاعات و جستجوی پیشرفته
- تعریف انواع الگوهای چاپ و انواع الگوهای نامه
- سیستم اشتراک فایل سازمانی با سطوح مختلف دسترسی
- یکپارچگی با LDAP و Active Directory
- امکان تبادل اطلاعات بین سازمانی با استفاده از استاندارد ECE
- پشتیبانی از فکس سرور
- امکان تهیه خروجی فشرده و Pdf از محتواهای نامه
- ثبت تمامی وقایع و رویدادها و امکان گزارش گیری مدیریتی
با اتوماسیون اداری تحت وب پیوند، همه جا دفتر کار شماست
مهمترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری آنلاین پیوند

- گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
- پشتیبانی از قفل سخت افزاری و رایانامه
- ذخیره سازی فایل های سازمانی خارج از پایگاه داده و بر روی هارد
- سرعت بالا بدلیل استفاده از تکنولوزی AJAX
- عدم نیاز به حضور در محل(مبتنی بر وب)
- معماری سرویس گرا(SOA) (امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان)
- امکان تعریف نامحدود دبیرخانه و کاربر
- امکان تعریف انواع فرآیندهای سازمانی

مدیریت فکس

نسخه چند سازمانی

پروتکل ارتباطی ECE

ارائه api

نسخه دو زبانه

طبقه بندی مکاتبات
عادی- محرمانه- سری

طرح فوریت و تعیین زمان پاسخگویی

اختصاص خط پیامکی و ارتباط با پنل پیامک

ارائه کد رهگیری

بایگانی تخصصی در سه سطح

سیستم مدیریت جلسات

امکان تعریف الگوهای چاپ و الگوهای شخصی
امکانات و قابلیت های اتوماسیون اداری
یكي از وظایف اصلي دبيرخانه ها، ثبت و توزیع نامه های وارده مي باشد. با استفاده از این سيستم، کاربر دبيرخانه مي تواند انواع مختلف نامه های وارده مانند فكس، تلگرام، یادداشت، حكم و… همراه با جزئيات آنها را در سيستم ثبت و نگهداری کند. همچنين جهت اقدام آنها را به کارتابل افراد مختلف ارسال نماید.
روال مربوط به ارسال یک نامه به خارج از دبيرخانه را می توان در این سيستم پيگيری نمود. این روال شامل ایجاد پيش نویس، تصحيح مكرر آن تا مرحله ی نهایي (امكان ارجاع تا تأیيد پيش نویس)، امضاء نامه، ثبت در دفتر دبيرخانه و چاپ نامه ی نهایي مي باشد.
این قابلیت جهت ارسال نامه های داخلی، بدون ثبت در دبیرخانه ایجاد شده است. ارسال نامه فقط به افراد مجاز انجام می شود.
اگر کاربری بخواهد به صورت غيررسمی به کاربر دیگری در هر سطح از چارت سازماني پيغامی ارسال کند می تواند از این امكان استفاده کند.
در هر سیستم، کاربر ممکن است چندین سمت داشته باشد. بنابراین به هر سمت یک کارتابل اختصاص داده می شود که می تواند نامه ها و پیغام های مربوط به آن سمت را مشاهده نماید.
هر کاربر ميتواند نامه هایی را که در اختيار دارد برای افراد دیگر ارجاع دهد. این ارجاع باید برای افراد مجاز به مكاتبه با این فرد صورت گيرد. افراد مجاز شامل افراد زیردست و یک سطح بالاتر مي باشند. همچنين برای سهولت در کار، کاربر می تواند با تعریف گروه های ارسال، یک نامه را به گروهی از افراد مجاز ارجاع دهد. در حين ارجاع مشخصاتی از جمله دستور ارجاع، تاریخ مهلت پاسخ به ارجاع، تاریخ هایی جهت پيگيری، فایلهای پيوستی، تعيين مجوز نمایش سابقه برای افراد دریافت کننده ارجاع، تعيين ارجعيت نامه (عادی، فوری و آني) و … را می توان مشخص نمود. همچنين کسانی که دارای مجوز لازم باشند می توانند از گزینه های “ارجاع محرمانه” و “اختفاء سابقه” در مورد نامه ها و یا ارجاعات محرمانه خود استفاده نمایند.
تمام ارجاعات صورت گرفته برروی یک نامه، سابقه نامه را تشكيل مي دهند. سابقه را مي تواند به صورت کامل و یا تنها به صورت مسيری که نامه به کاربر فعلی رسيده است مشاهده نمود. در نمایش هر یک از این ارجاعات در سابقه، دستور ارجاع و وضعيت نامه در کارتابل فرد ارجاع دهنده قابل مشاهده مي باشند.
اگر کاربری بخواهد کاربر دیگری را مسئول اقدام برروی نامه های خاصي نماید می تواند کاربر مورد نظر را به عنوان جانشين خود تعریف کند. با تعيين خصوصيت این نامه ها عمل ارجاع به جانشين به صورت خودکار انجام مي شود.
در این حالت نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت خودکار بر اساس مشخصاتی که کاربر تعریف مي کند، نامه های خاصی را به فرد دیگری جهت اقدام به صورت خودکار ارجاع می دهد.
در حجم وسيعي از نامه ها یافتن یک نامه ی خاص کار بسيار مشكلي می باشد. جستجو برروی مشخصات مختلف نامه از قبيل متن، فرستنده، گيرنده و … امكان یافتن نامه ها را برای کاربر فراهم می آورد.
برای یادآوری اتفاقات مهم چه به صورت مستقل و یا وابسته به یک نامه ی خاص می توان یک یادآوری را معرفی نمود. از این طریق در هنگامی که کاربر وارد سيستم می شود، یادآوریهای آن روز و روز بعد به وی اطلاع داده می شوند.
می توان انواع دبيرخانه را در این سيستم تعریف نمود. این دبيرخانه ها می توانند به یكی از صورتهای زیر با هم در ارتباط باشند.
- یک دبيرخانه مرکزی و چندین دبيرخانه محلی
- چند دبيرخانه داخلی مستقل
- چند دبيرخانه مستقل با ارتباط از طریق یک سرویس دهنده
با توجه به اینكه کل نامه های یک واحد برای دبيرخانه ارسال می گردند باید بتوان نامه ها را در کلاسه های خاصی نگهداری نمود تا از این طریق دستيابی به نامه ها به سهولت انجام گيرد. به همين منظور می توان کلاسه های مختلفي از نامه ها را به صورت درختی تعریف نمود و نامه ها را در این کلاسه ها بایگانی کرد.
یكي از مهمترین کارکردهای مورد انتظار یک سيستم اتوماسيون، گزارش گيری برروی تمام اطلاعاتی است که سيستم آنها را ذخيره می نماید. این اطلاعات شامل اطلاعات مربوط به کاربران و یا اطلاعات مرتبط با نامه ها می باشد.
در این سيستم می توان برروی ميزان فعاليت کاربران از جنبه های مختلف، گزارشاتی به صورت مقایسه ای دریافت نمود که نقش بسزایی در مناسبات اداری دارا است. همچنين می توان گزارشاتی از ميزان مكاتبات اداری در بخشهای مختلف نيز به دست آورد که این گزارشات در تصحيح روالهای اداری کُند، یا بسيار تند و بالتبع بی دقت بسيار مفيد خواهند بود.
سوالات متداول
امکان تعریف چند سازمان و دبیرخانه در اتوماسیون اداری پیوند وجود دارد؟
محدودیتی در تعریف چارت سازمانی و دبیرخانه وجود ندارد. شما می توانید چارت و دبیرخانه های مستقل از یکدیگر تعریف نمایید.
از چه مرورگارهایی می توان استفاده کرد؟
محدودیتی در انتخاب مرورگر وجود ندارد شما می تواند از هر مرورگری مانند سافاری، کروم، فایرفاکس و .... استفاده نمایید.
چه تعداد کاربر آنلاین همزمان می توانند از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنند؟
محدودیتی روی تعداد کاربر همزمان آنلاین وجود ندارد. مطابق با لایسنس خریداری شده می توانید کاربر آنلاین داشته باشید.
آیا در اتوماسیون پیوند امکان مدیریت ایمیل سازمانی وجود دارد؟
بله امکان تنظیم ایمیل سازمانی در نرم افزار جهت مدیریت ایمیل ها وجود دارد.
در صورت توسعه سازمان امکان افزایش تعداد کاربر وجود دارد؟
بله در صورت درخواست مشتری، امکان افزایش کاربر وجود دارد.
آیا در اتوماسیون اداری پیوند امکان ارتباط با سایر نرم افزارها وجود دارد؟
بله با استفاده از وب سرویس می توان نرم افزار های دیگر را به اتوماسیون اداری وصل نمود و بالعکس
امکان تعریف سطوح محرمانگی مکاتبات در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند وجود دارد؟
بله مکاتبات می توانند در سه سطح عادی، محرمانه و سری تفکیک گردد.
امکان مدیریت چند پست سازمانی در اتوماسیون اداری پیوند از طریق یک پنل کاربری وجود دارد؟
بله شما تمامی پست های سازمانی تعریف شده را می توانید از طریق یک پنل مدیریت نمایید.
فرهاد مجد
من پنج ساله از این سیستم استفاده میکنم و در عین کامل بودن به شدت محیط کاربری ساده و راحتی داره و نیاز نیست کاربر اموزش خاصی ببینه تا بتونه باهاش کار کنه
مریم اعلمی
چه گزارشاتی میشه توی اتوماسیون اداری دریافت کرد؟
مدیر سایت
در اتوماسیون اداری پیوند گزارشاتی از جمله: آمار ثبت دبیرخانه، آمار بایگانی دبیرخانه، نامه های در دست اقدام، وضعیت تاخیر کاربران، انواع گزارشات پویا ، تعداد ارجاعات، وضعیت نامه ها در واحدها و …گرفته می شود.
اما تعداد گزارشات قابل اجرا نامحدود می باشد و برروی فرایندهای سازمانی انواع گزارشات متناسب با نیاز مشتری امکان پیاده سازی دارد.