با تحول چشمگیر فناوری اطلاعات در دهه های اخیر، انتظارات کارگزاران و سازمانها بالا رفته و این انتظار فقط فرایندهای بین سازمانی را در بر نمی گیرد بلکه تغییرات در سطح برون سازمانی را می طلبد. در همین راستا پروتکل ECE ایجاد شد که در ادامه مقاله به تاریخچه و توضیحاتی درباره پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات می پردازیم , با ما همراه باشید .
پروتکل ECE چیست؟
پروتکل ECE مخفف (Electronic Correspondence Exchange) یا تبادل الکترونیکی مکاتبات یکی از پروتکل هایی است که به کمک سازمانها آمده تا در هنگام مکاتبات برون سازمانی مجبور به بازگشت روال کاغذی نشوند.
پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات برای تبادل اطلاعات در خارج از سازمان استفاده می شود .این پروتکل در نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار دبیرخانه بسیار مورد استفاده است و یکی از مزیت های مهمی که نرم افزار دبیرخانه یا اتوماسیون اداری باید داشته باشد اتصال به پروتکل ece است .
پروتکل ece توسط شرکت های تولیدکنند نرم افزار اتوماسیون اداری گسترش یافته و مزایای زیادی دارد که شامل : سرعت زیاد در انجام مکاتبات و کاهش هزینه استفاده از کاغذ که این امر بر حفظ محیط زیست و درختان نیز تاثیر بهسزایی داشت.
تاریخچه پروتکل ECE
با رشد چشمگیر استفاده از اتوماسیون های اداری و حجم مکاتبات، نیاز کاربران به سهولت و سرعت انجام مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی بیشتر شد. از آنجا که اتوماسیون های اداری ابتدا برای انجام مکاتبات درون سازمانی ایجاد شده بودند کارگروه اتوماسیون اداری انجمن شرکت های انفورماتیک به فکر ایجاد راه حلی برای انجام مکاتبات برون سازمانی افتادند و نخستین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات(ECE) در تیرماه 84 به تصویت کمیته نرم افزار آن انجمن رسید.
پروتکل ECE چگونه کار می کند؟
شالوده این پروتکل براساس درج اطلاعات در فایل های XML و ارسال و دریافت فایل ها از طریق بسترهای موجود است.
در واقع ارتباط بین دو سازمان از طریق پروتکل ECE به صورت آنلاین و از طریق ایمیل صورت می گیرد. شرکت های فرستنده و گیرنده دو آدرس ایمیل برای ارسال و دریافت نامه ها با ساختار ECE تعریف و در اختیار یکدیگر قرار می دهند و برای حفظ امنیت داده های نامه ها که شامل اطلاعات، متن و پیوست می باشند ابتدا به کد تبدیل شده و بعد به ایمیل گیرنده ارسال می گردد و در این مرحله نیز محتوای ارسال شده به کدی تبدیل می شود تا نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان مقصد بتواند آنرا بخواند.
پروتکل cec چه اطلاعاتی را جابه جا می کند ؟
- شامل مشخصات فرستنده نامه
- مشخصات گیرنده نامه
- مشخصات سایر گیرندگانی که ممکن است نامه را دریافت کنند.
- شماره نامه
- تاریخ نامه شامل ثبت روز و ساعت ثبت نامه
- موضوع نامه
- الویت نامه شامل فوری، عادی و….
- طبقه بندی نامه ها
مزایای پروتکل ece در اتوماسیون اداری
برخی از مزایای پروتکل ECE شامل :
- ایجاد امکان مکاتبات میان سازمانی به صورت الکترونیکی
- تسریع ارسال نامهها بین سازمانهای مختلف
- قابلیت بکارگیری در سامانههای اتوماسیون اداری
- افزایش سرعت کار
- کاهش مصرف کاغذ
- حفظ محیط زیست و درختان
- رفع مشکلات ناشی استفاده از پست کاغذی و ..
شاید دوست داشته باشید مطالب زیر را هم مطالعه کنید