اگر درحوزه مدیریت کسب و کار و مدیریت فرایند کار می کنید ، احتمالاً با BPM ، BPMN و BPMS آشنا هستید یا آنها را دیده اید. اما آیا واقعاً می دانید منظور این مفاهیم چیست؟ یا تفاوت BPM و BPMN و BPMS چیست؟ دانستن نحوه تمایز آنها می تواند برای اجرای یک استراتژی خوب شرکت برای ایجاد پیشرفت های مداوم در کسب و کار شما ضروری باشد.
محتوای این مقاله درک مفیدی از مفهوم هر اصطلاح و کاربردهای آن را به شما می دهد.
پیش از این ، مهم است که مفاهیم اولیه در مورد مدیریت فرایند و ABPMP ، انجمن بین المللی متخصصان BPM را بدانید.
درک مفاهیم BPM ، BPMN و BPMS
بسیار متداول است که متخصصانی که با مدیریت کار می کنند مفاهیم و کاربردهای BPM ، BPMN و BPMS را اشتباه بگیرند ، زیرا کلمات اختصاری بسیار مشابه هستند. با این حال ، در عمل ، آنها معانی و عملکردهای متفاوتی دارند.
ABPMP چیست؟
قبل از ورود به این مفاهیم ، باید انجمن حرفه ای اختصاص یافته به ارتقای BPM ، ABPMP را بشناسید.
این شرکت در سال 2003 توسط کارشناسان BPM در ایالات متحده تأسیس و اجرا شد و به مطالعه و توسعه مفاهیم و شیوه های مدیریت فرایندهای تجاری اختصاص دارد.
با طرفداری قوی در سراسر جهان ، ABPMP به همه قاره ها گسترش یافت و در سال 2010 جهانی شد. این انجمن راهنمایی کارشناسان و انتشار مفاهیم و کاربردهای BPM ، BPMN و BPMS در بین سازمانها را بر عهده دارد.
BPM چیست؟
حال برای توضیح تفاوت بین BPM ، BPMN و BPMS ، ابتدا BPM را مفهوم سازی کنیم. به طور خلاصه ، کلمه انگلیسی BPM مخفف، مدیریت فرآیند کسب و کار است.
این یک رشته بسیار گسترده در سراسر جهان است ، نتیجه ترکیب مدیریت کسب و کار با تکنیک ها و ابزارها ، از جمله فناوری ، که به دنبال شناسایی ، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرایندهای سازمان ها است.
بنابراین، این یک رشته مدیریتی است که استراتژی‌ها، تکنولوژی و اهداف یک سازمان را با انتظارات و نیازهای مشتری با تمرکز بر فرآیندهای مختلف به پایان می رساند.
این نشان‌دهنده یک روش تجسم عملیات‌های کسب‌وکار است که فراتر از ساختارهای عملکردی است و شامل تمام کارهای لازم برای ارائه محصول و یا خدمات همیشگی به مشتری در مرکز فرآیند آنها می‌باشد.
اگر شما یا سازمان شما اهداف استراتژیکی برای افزایش بهره وری ، کاهش هزینه ها ، جلوگیری از ضایعات یا شکست در تولید ، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتری ، کاهش بوروکراسی داخلی و سایر موارد ، نظم و ترتیب مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)می تواند به شما کمک کند.
چرخه بهبود مستمر
در منطق BPM ، درک چرخه بهبود مستمر نیز ضروری است ، یعنی آگاه باشید که بهینه سازی فرایند به صورت خطی رخ نمی دهد ، بلکه به صورت چرخه ای ، طبق مراحل زیر انجام می شود:
- طرح
- مدل سازی
- اجرا
آنچه در طراحی و مدل سازی پیشنهاد شده است را انجام دهید.
- نظارت و کنترل نتایج با نظارت بر KPI ها
- بهینه سازی (مدل سازی جدید و غیره)
یک سازمان فرآیند محور با ساختار کارکردی شرکتهای سنتی کار نمی‌کند و با اهداف و اهداف خود بخش‌بندی می‌شود . این روش , مناطق مختلف و هر فعالیت حرفه‌ای را در راستای مطابقت با فرایندهایی که به نوبه خود با اهداف استراتژیک جهانی company’s همسو هستند , ادغام می‌کند .
هر بخش تابع خاص خود را برای اجرای این فرآیند انجام می‌دهد و در این چرخه راه‌هایی برای حل مشکلات پیدا می‌کند به طوری که سازمان همیشه بهتر باشد و ارزش بیشتری را به مشتری ارائه می‌دهد .
اما چگونه می توان مدیریت فرآیند کسب وکار را در یک شرکت پیاده سازی کرد ؟ این همان جایی است که مفاهیم اختصاری دیگری در آن قرار دارند : BPMN و BPMS
BPMN چیست؟
BPMN مخفف عبارت Business Modeling and Notation یا در ترجمه به زبان اسپانیایی Modelo y Notinación de Procesos de Negocios است.
اساسا ً، یک مجموعه از نمادها و یا آیکون ها برای استاندارد سازی نمایش عناصر به صورت گرافیکی و تسهیل درک آنها است . به طور خلاصه ، نماد BPMN زبانی است که توسط نمادهایی تشکیل‌شده که نشان‌دهنده جریان‌های فرآیند سازمان هستند و آنها را استاندارد و برای بخش‌های مختلف شرکت قابل‌فهم می‌سازد .
نماد BPMN توسط OMG ( گروه مدیریت شی ) , گروهی که استانداردهایی برای سیستمهای اطلاعاتی ایجاد می‌کند , حفظ می‌شود . برای ساده‌تر کردن توضیح , خرید یک محصول در یک تجارت الکترونیک می‌تواند از طریق مراحل زیر مشاهده شود :
مشتری سفارش یک پیراهن به صورت آنلاین را ثبت می‌کند
شرکت سفارش و پرداخت آن را ثبت می‌کند
این شرکت بلوز را تولید می کند یا از انبار خارج می کند
بلوز را بسته بندی می کنند
و برای تحویل به پست می‌فرستد .
این یک مثال ساده از جریان در BPMN است ، اما نشان می‌دهد که تقسیم کردن فرایندهای یک کار می‌تواند درک و شناسایی استثناها و مسیرهای جایگزین را ساده‌تر کند .
لازم به ذکر است که BPMN با سطح مشخصی از عمق ، توسط تمام کارکنان سازمان و نه صرفا ً توسط متخصصان IT یا فرآیند ، درک شده‌است . با این حال ، برخلاف فلوچارت های ساده ، BPMN منابع کاملی دارد و قادر به ارائه فرایندها به روش بسیار دقیق‌تری است .
تفاوت بین BPM و BPMN چیست؟
اگرچه دیده اید که BPM یک رشته است ، یعنی یک فلسفه مدیریتی است که می تواند در عمل به کار گرفته شود ، BPMN یک نماد استاندارد رسمی است که از آن رشته گرفته شده است و در سراسر جهان استفاده می شود.
به عبارت دیگر، نماد BPMN برای پشتیبانی بصری و استاندارد سازی اجرای مدیریت فرآیند کسب وکار در نظر گرفته می‌شود. به عبارت دیگر، آنها نماد و نمایش‌های گرافیکی هستند که، با هم، کل جریان فرآیند، فعالیت‌های آن، رویدادها، انحرافات، اتصالات و عناصر دیگر را نشان می‌دهند.
بنابراین ، علیرغم اینکه به عنوان یک روش به طور عمومی مورد توجه قرار گرفته است ، BPMN یک روش نیست ، بلکه یک نماد است.
BPMS چیست؟
BPMS بخشی از BPM است که نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (یا سامانه) آن است که نرم‌افزاری است که فرایندها ، خودکار سازی ، اجرا و نظارت بر فرایندها را دنبال می‌کند و از نظم BPM در همه مراحل آن پیروی می‌کند.
فناوری اطلاعات برای حمایت و توانمندسازی سازماندهی فرآیندهای پیچیده ، با هدف ایجاد موفقیت و چابکی بیشتر در کلیه فعالیت های شرکت ، اعم از مدیران ارشد یا تولید ، وارد می شود.
با استفاده از این نرم افزار ، شرکت ها می توانند تمام فرایندهای خود را به صورت شفاف ترسیم کرده و به صورت خودکار در اختیار همه افرادی که در وظایف دخیل هستند قرار دهند. این کار را آسان تر می کند:
فرآیندهای سرتاسری را کنترل کنید
تنگناها را زود تشخیص دهید
اولویت بندی فرایندها با توجه به نیازهای شناسایی شده
بهبود مقیاس در تحویل نرم افزار خودکار
تعیین اهداف و شاخص های عملکرد(KPI)
استانداردهای کیفیت را ایجاد کنید
تولید گزارشات ، نمودارها و داده های پیشرفته در زمان واقعی
گردش کار را بین بخشها و سیستمهای مختلف متصل کنید
تصمیم گیری آگاهانه
نمونه اولیه و راه حل های آزمایشی (زمان عرضه به بازار)
و موارد دیگر
شایان ذکر است که برای دستیابی به نتایج مختلف ذکر شده ، مهم است که از BPMS خود حداکثر استفاده را ببرید ، نه تنها خود را محدود به مدل سازی و مستندسازی کنید ، بلکه فرآیندهای تجاری خود را نیز خودکار کنید.
BPMS همه کاره
یک ابزار BPMS خوب می تواند یک سیستم کامل باشد که راه حل های مختلف شرکت را در یک پلت فرم یکپارچه می کند. بنابراین ، مدیریت می تواند بسیار کارآمدتر باشد و ارتباط بین مناطق مختلف شرکت متمرکزتر و قابل مشاهده باشد.
بستر BPMS می تواند عملکردهای مختلفی را انجام دهد ، مانند:
مدل سازی محیط های گرافیکی
مخزن فرآیند
موتور تنظیم فرایند
مدیریت محتوا (ECM)
مدیریت تعاملات انسانی
قابلیت اتصال به سیستم های خارجی
نظارت و تجزیه و تحلیل داده ها برای پشتیبانی از هوش تجاری (تجزیه و تحلیل)
مدیریت قوانین.
رابطه بین BPMN و BPMS چیست؟
BPMN راهی برای نشان دادن مدل سازی فرایندها در BPMS است ، به طوری که فرآیندها برای همه افراد درگیر خودکار و قابل درک است.
اما چرا BPM ، BPMN و BPMS را در شرکت خود استفاده می کنید؟
اکثر شرکتهای امروزی دارای عملکرد عمودی و گروهی هستند ، یعنی با توجه به تخصصهای متخصصان ، براساس مناطق (تدارکات ، بازاریابی ، امور مالی و غیره) تقسیم می شوند. این یک تأثیر طبیعی هنگام شروع یک کسب و کار جدید است.
با این حال ، با گذشت زمان ، این تقسیم بندی بر اساس بخش ها منجر به ایجاد سر و صدای ارتباطی بین مناطق می شود ، هر تیم شروع به داشتن چشم اندازها و اهداف مختلف می کند و مدیریت سازمان به طور کلی نیز به تقسیم بندی می انجامد. این می تواند مانعی برای دستیابی به اهداف استراتژیک جهانی باشد.
در یک سازمان فرآیند گرا ، شاخص ها دیگر بر اساس اهداف هر بخش نیستند ، بلکه بر اساس چگونگی کمک این مناطق به توسعه هر فرآیند است. تمرکز بر عملکرد فرایند است و نه منطقه.
هر یک از این مناطق می توانند سیستم های اختصاصی خود را داشته باشند و با BPMS ، امکان ادغام آنها در همان محیط تکنولوژیکی ، در ابر وجود دارد.
با اجرای ، طراحی مجدد و نظارت بر فرآیندها ، شرکت قادر است نقاط بهبود خود را شناسایی کرده و با چابکی و قاطعیت بیشتری به آنها عمل کند. در نتیجه ، سازمانی بیشتر مشتری مدار است که می تواند منجر به مزیت رقابتی و افزایش سودآوری برای کسب و کار شود.
اگر می خواهید در مورد BPM ، BPMN و BPMS بیشتر بدانید ، یک نکته این است که به BPM CBOK® ، راهنمای مدیریت فرایندهای تجاری ، که توسط ABPMP ایجاد ، نگهداری و به بازار عرضه شده است ، دسترسی داشته باشید.
در CBOK، عمیق‌تر کردن نظم مدیریت فرآیند برای شروع بکار گیری آن در شرکت در عمل امکان پذیر است.
یک نکته مهم برای هر حرفه ای که می خواهد تحول دیجیتالی را در سازمان خود (و در فرآیندهای خود) انجام دهد ، این است که نحوه انتخاب یک بستر BPMS را که راه حل های مورد نیاز کسب و کار آنها را ارائه می دهد ، انتخاب کند.
به هر حال ، هر شرکتی اهداف استراتژیک و مدل های عملیاتی متفاوتی دارد. بنابراین ، لازم است پلتفرمی را انتخاب کنیم که بتواند راه حل های مدیریت یکپارچه و شخصی ارائه دهد.