امروزه سازمان ها در حین کار و ارتباط با مشتریان، حجم عظیمی از اسناد و داده ها را ایجاد می کنند. بعضی از این شرکت ها حتی با توجه به اینکه از سیاست بدون کاغذ استفاده می‌کنند، همچنان به ایجاد، دریافت و اشتراک‌گذاری اسناد از جریان‌های کاری و سیستم‌های متعدد خود ادامه می‌دهند.
ایجاد و گردآوری اسناد نسبتاً آسان است. جایی که اکثر تیم ها با مشکل مواجه می شوند سازماندهی و ذخیره آنها به گونه ای است که در دسترس و ایمن باشند. این مقاله تمام آنچه را که برای مدیریت امن اسناد در سازمان خود نیاز دارید به اشتراک می گذارد. ما نحوه پیاده‌سازی یک dms(سیستم مدیریت اسناد)، چالش‌هایی که ممکن است با آنها مواجه شوید و ویژگی‌های کلیدی برای جستجوی یک سیستم مدیریت اسناد را بررسی خواهیم کرد.
مدیریت اسناد (dms) چیست؟
مدیریت اسناد نحوه استفاده، مدیریت و ذخیره اسناد توسط یک سازمان است. این اسناد ممکن است در قالب‌های مختلفی مانند PDF، تصاویر، ویدئو، صوت، صفحات گسترده و … ارائه شوند.
dms به عنوان یک منبع واحد برای تمام اطلاعات و آرشیوهای شرکت شما عمل می کنند. استفاده از نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد تا حد زیادی به ساده سازی فرآیند مدیریت چرخه عمر سند کمک می کند. شما می توانید گردش کار و فرآیندهای خودکار را برای مدیریت، به روز رسانی و ذخیره اسناد به اشتراک گذاشته شده و استفاده شده در شرکت تنظیم کنید. مدیریت اسناد همچنین به حفظ موارد زیر کمک می کند:
- امنیت
- گردش کار
- انطباق با استانداردهای صنعت
پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد
هنگام پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد جدید یا به روز رسانی سیستم موجود خود، ابتدا باید نحوه جریان فرآیند را برنامه ریزی کنید. شما می خواهید در مورد نحوه افزودن، سازماندهی، ذخیره و بازیابی اطلاعات مطمئن باشید.
برنامه خود را با تیم های خود به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که همه از دستورالعمل ها پیروی می کنند. برنامه شما باید برای مدیریت اسناد موجود، جدید و نسخه های دیجیتال و فیزیکی باشد. مطمئن شوید که سیستم جدید را در مقیاس کوچک قبل از ارائه آن به کل سازمان آزمایش کرده اید.
نحوه عملکرد dms
یک سیستم مدیریت اسناد، مستندات شما را به روش های مختلفی سازماندهی می کند، به عنوان مثال، نوع فایل، نوع داده، امنیت یا سطح اولویت. هنگامی که اسناد جدید دریافت یا ایجاد می شوند، ضبط و به سیستم منتقل می شوند.
سیستم مدیریت اسناد ممکن است در این مرحله به طور خودکار اطلاعات بیشتری را به فایل اضافه کند، به عنوان مثال، برچسب‌های داخلی و ابرداده‌ها، مانند اینکه چه کسی در چه زمانی یک سند را ایجاد یا آپلود کرده است.
سپس سیستم های مدیریت اسناد، سند یا داده های جدید را بر اساس قوانین تنظیم شده قبلی مرتب و ذخیره می کنند. می توانید مجوزها را محدود کنید و اطلاعات را در اسناد حساس ویرایش کنید، بنابراین فقط کاربران تأیید شده می توانند آنها را مشاهده یا تغییراتی ایجاد کنند.
چرا شرکت ها به نرم افزار سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
در چشم‌انداز کسب‌وکار امروزی، با وجود بیماری کرونا و تغییر به کار ترکیبی یا از راه دور، صاحبان و مدیران مشاغل مدت‌هاست که از سیستم‌های موقت برای مدیریت، ذخیره و اشتراک‌گذاری اسناد استفاده می‌کنند. اما مدیران شرکت ها برای به دست آوردن کنترل و بینش از اسناد و داده های ورودی و خروجی سازمان باید از سیستم های مدیریت اسناد استفاده کنند. در این صورت است که مطمئن می شوید که همه کارمندان به جدیدترین و به‌روزترین نسخه‌های اسناد دسترسی دارند.
اعضای تیم می توانند به راحتی نظرات، پیشنهادات و حاشیه نویسی را در نرم افزار سیستم مدیریت اسناد اداری اضافه کنند و همکاری، ارتباط، بررسی و تایید کار را آسان می کند.
نرم افزار مدیریت اسناد همچنین مسائل امنیتی و ممیزی داده ها را با ایجاد مسیرهای چرخه عمر سند از ایجاد تا اصلاح و توزیع حل می کند.
مزایای سیستم های مدیریت اسناد چیست؟
بهبود همکاری و کار تیمی: سیستم های مدیریت اسناد تضمین می کنند که اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه سند دسترسی دارند.
امنیت پیشرفته: سیستم‌های مدیریت اسناد تضمین می‌کنند که اسناد ورودی و خروجی از سازمان شما ایمن هستند و به طور ایمن در یک پلت فرم مرکزی و در دسترس برای همه ی تیم‌ها ذخیره می‌شوند.
انطباق و ممیزی: سیستم های مدیریت اسناد به ردیابی تاریخچه سند از ایجاد تا ویرایش و دانلود کمک می کند. این اطلاعات برای شیوه‌های انطباق با صنعت و کسب‌وکارهایی که حسابرسی می‌شوند، حیاتی است.
سهولت دسترسی به اطلاعات: سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً دارای قابلیت جستجوی قوی هستند و تیم‌ها می‌توانند اسناد مناسب را در صورت نیاز پیدا کنند.
بهره وری بهبود یافته: استفاده از سیستم مدیریت اسناد به این معنی است که کارمندان وقت خود را برای جستجوی فایل ها در چندین رایانه، برنامه یا پلتفرم های مبتنی بر ابر تلف نمی کنند. هر کسی که دسترسی مناسبی داشته باشد می تواند اسناد مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی جستجو کند.