نرم افزاری که به خوبی طراحی شده است، بر روی نوع خاصی از مشکل تاثیر می گذارد و راه حل موثری را ارائه می دهد که منحصر به آن مشکل است. برای خریدار فناوری اطلاعات، کار و مسئولیت زیادی برای شناسایی و سپس ارزیابی راه حل مناسب وجود دارد. گاهی اوقات به نظر می رسد که فقط تفاوت های جزئی بین فروشندگان وجود دارد – و بررسی مجموعه ویژگی ها خیلی سریع خسته کننده می شود. به راحتی می توان فهمید که خستگی تصمیم در کجا می تواند ایجاد شود. اینجا جایی است که برخی از خریداران تمایل دارند فقط محصولی را انتخاب کنند که به اندازه کافی نزدیک به هدفشان باشد یا از ابزاری که قبلاً برای اهداف دیگری در سازمان مستقر شده است دوباره استفاده کنند. قبل از مکانیزه کردن فرایندهای سازمان خود حتما تفاوت بین sharepoint و مدیریت فرآیند های کسب و کار را بخوانید تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید.
sharepoint
شیرپوینت BPM دارای برخی از قابلیت های نرم افزار گردش کار است و ممکن است برای سازمان هایی که با فرآیندهای بسیار خطی عمل می کنند مناسب باشد. با این حال، ما از اینکه شیرپوینت BPM اغلب به عنوان یک راه حل کلی نرم افزار BPM در نظر گرفته می شود شگفت زده شده ایم. مشتریان به ما می‌گویند که گردش‌های کاری پیچیده‌ای که برای راه‌اندازی کسب‌وکارشان به آنها نیاز دارند (پیچیده در برخی موارد به معنای بیش از دو مرحله است) به ابزاری نیاز دارد که بتواند به‌طور هوشمندانه تصمیم‌گیری، مدیریت گردش کار و قوانین کسب‌وکار را مستند کند. حتی با مدل‌سازی و عملکرد فرآیند در شیرپوینت، آنچه برای کمک به سازمان در مدیریت فرآیندهای تجاری و انطباق با نیازهای تجاری مورد نیاز است، تلاشی است که دائماً در حال تکامل است. شیرپوینت BPM ابزار گردش کار ایده آلی برای رسیدگی به این نیازها نیست.
BPMS
راه‌حل‌های BPM معمولاً با موتورهای قوانین کسب‌وکار ارائه می‌شوند که می‌توانند فرآیندها را با منطق مستقل از گردش کار تعریف و اداره کنند و انعطاف‌پذیری بیشتری را ارائه می‌کنند و از تغییرات سریع پشتیبانی می‌کنند.
بیشتر راه‌حل‌های BPM شامل قابلیت‌های یکپارچه‌سازی در قالب APIها و اتصالات OBT به راه‌حل‌های محبوب سازمانی است که در اکثر سازمان‌های بزرگ مستقر شده‌اند. علاوه بر این، BPMS سازمانی این قابلیت را فراهم می کند که به راحتی یک فرآیند تجاری پیچیده را در سراسر بخش ها و شرکا، مشتریان و کل اکوسیستم تجاری گسترش دهد.
چرا شیرپوینت نمی تواند راه حلی برای BPM باشد
Forrester موافق است که قابلیت های BPM ذاتی در شیرپوینت وجود دارد. برای اینکه فرآیندهای ایجاد شده توسط شیرپوینت قابل استفاده باشند، باید یک محصول شخص ثالث پیاده سازی شود. فارستر در ادامه خاطرنشان می‌کند که بیشتر مشکل عدم انعطاف‌پذیری است که ناشی از این واقعیت است که معماری زیربنایی شیرپوینت از Windows Workflow Foundation استفاده می‌کند.
چالش با گردش کار شیرپوینت معمولاً به این واقعیت مربوط می شود که در حالی که یک مخزن خوب برای محتوا و داده است، نمی تواند به اندازه کافی قوانین تجاری را اعمال کند، قابلیت های حاکمیتی کافی را ارائه کند و مهمتر از همه، نیاز به کار توسعه دهندگان و مدیران اختصاصی برای مدیریت دارد.
همچنین شایان ذکر است که شیرپوینت BPM برای ساخت راه حل های قابل استفاده به تخصص توسعه دهندگان متکی است. با این حال، اعتقاد ما بر این است که صاحبان مشاغل باید کسانی باشند که فرآیندهای خود را طراحی، توسعه و ایجاد کنند. آنها اهداف خود را می دانند و می دانند که چه چیزی کسب و کار را هدایت می کند. نیاز به ترجمه نیازهای تجاری به تیمی از توسعه دهندگان، زمان لازم برای ارائه یک فرآیند بهتر را افزایش می دهد – و در نهایت هزینه، زمان، پول و منابع بیشتری را به همراه دارد.
Sharepoint یا BPMS
sharepoint و BPMS اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند در صورت که تفاوت های بسیاری بین آنها وجود دارد
BPM یک رویکرد ساختار یافته است که از روش ها، سیاست ها، معیارها، شیوه ها و ابزارهای نرم افزاری برای مدیریت و بهینه سازی مستمر یک سازمان فعالیت ها و فرآیندها استفاده می کند.
اما
گردش کار به وظایف و توالی فعالیت های خاص از طریق یک سری مراحل از پیش تعریف شده مربوط می شود که ، شامل گروه کوچکی از افراد و/یا برنامه های کاربردی مرتبط می شود.
سیستم SharePoint را انتخاب کنید
- اگر به یک مدل تجاری واحد و تعاملی نیاز دارید که در سطح محلی با یک گردش کار روشن برای حمایت از تغییر، اداره شود.
- برای تجمیع محتوا - برای ایجاد اینترانت، ساخت پورتال های تجاری، مدیریت محتوا و افزایش همکاری
- برای ایجاد گردش کار تأیید – کتابخانه‌های اسناد SharePoint دارای گزینه‌های پیکربندی انعطاف‌پذیر هستند که اجازه می‌دهد اسناد قبل از انتشار برای مخاطبان گسترده‌تر تأیید شوند.
- برای ایجاد گردش کار اولیه: شیرپوینت به کاربران قدرتمند اجازه می دهد تا گردش های کاری سه حالته را خارج از جعبه ایجاد کنند (ایجاد، جمع آوری بازخورد، امضا)
- زمانی که قابلیت‌های OTB به حداکثر استفاده می‌شوند و سفارشی‌سازی با دقت مدیریت می‌شود.
- اگر نیازی به یکپارچگی دقیق با سایر سیستم های داده ندارید و نیازی به پردازش، مدل سازی، بهینه سازی و نظارت پیچیده ندارید.
بیشتر بخوانید : مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
BPMS را انتخاب کنید
- سفارشی سازی گردش کار یا ادعام سیستم های قدیمی یا دیگر سیستم های سازمانی
- ترسیم نیازهای اساسی و انطباق آن در سطح فعالیت ها با یک دید کامل
- گسترش فرایندها از طریق موبایل، لپ تاپ و دسکتاپ
- مرتب کردن همکاری و فرآیندها را برای اطمینان از پیشرفت و پشتیبانی سریع تر
- ارائه بهبود مستمر بدون تکیه زیاد به فناوری اطلاعات و کدنویسی
- پشتیبانی از طیف کاملی از فرآیندهای اصلی
خلاصه
برای برخی از کسب و کار ها ، گردش کار شیرپوینت ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که در حال حاضر به آن نیاز دارند. برای دیگران، یک راه‌حل لایه‌ای می‌تواند راه مؤثری برای گسترش مزایای این سرمایه‌گذاری مهم نرم‌افزاری با ارائه تفکر فرآیندی به مخاطبان بسیار گسترده‌تر باشد.
افزایش سفارشی‌سازی و توسعه با هر مرحله افزایش و گسترش قابلیت‌های گردش کار استاندارد شیرپوینت و نزدیک‌تر کردن آن به BPMS. انتخاب راه حلی مناسب است که می تواند مشکلات که ممکن است بعدا به وجود بیاورد را از بین ببرد، همچنین می تواند به کنترل هزینه ها، سرعت بخشیدن به زمان توسعه و در نهایت خدمت بهتر به کسب و کار کمک کند.