در مشاغل و شرکت ها، وقوع برخی رویدادها نیاز به اطلاع رسانی از طریق نامه های رسمی دارد. نامه های اداری نامه هایی هستند که به طور رسمی برای انتقال اطلاعات و حل مشکلات در بین کارمندان نوشته می شوند و انواع مختلفی دارند و نیاز به نوشتن با لحن حرفه ایی هست تا تاثیر خوبی به جا بزاره .
نامه های اداری به عنوان نامه هایی توصیف می شوند که در شرکت و سازمان ها برای رسیدگی به مشکلی، انتقال برخی اطلاعات و بسیاری از اهداف دیگر استفاده می شود. نامه های اداری در قالب مشخصی ایجاد می شود , برخی از نامههای اداری عبارتند از ، نامههای شکایت، نامههای پیگیری مصاحبه و ….. است.
در ادامه به بررسی انواع نامه اداری و ساختار و ویژگی های آن می پردازیم با ما همراه باشید.
انواع نامه های اداری در سازمان ها :
سازمانها با مدل های مختلفی با یکدیگر مکاتبه می کنند. این نوع نامه ها از نظر اینکه گیرنده داخل یا خارج از سازمان باشد، متفاوت است. همچنین این نامه ها براساس نوع نامه اداری اینکه خارجی یا داخلی باشد در بایگانی اسناد ذخیره میشوند.
نامه های وارده
به نامه هایی که از سمت شرکت دیگه وارد سازمان می شوند , نامه های وارده گفته می شود . این نامه ها به صورت رسمی با سربرگ شرکت فرستنده ارسال می شود . همچنین این نامه ها به صورت فیزیکی و الکترونیکی از طریق فکس و .. ارسال می شود و در دبیرخانه ثبت می شود .
نامه های صادره (نامه های برون سازمانی)
به نامه های سازمانی که از شرکت خارج می شوند , نامه های صادره گفته میشه . این نامه به صورت رسمی و روی سربرگ شرکت ایجاد می شوند و دارای مهر و امضای رسمی شرکت هستند . این نامه ها را می توان صورت فیزیکی و یا الکترونیکی از طریق اتوماسیون اداری تحت وب ارسال کرد.
نامه های داخلی (نامه های درون سازمانی )
به نامه های داخلی در داخل شرکت و بین پرسنل گردش داره , این نامه ها شامل : مرخصی و تشویق و بخشنامه و… می باشد .
انواع نامه برای گیرنده :
- سطح یک: این نامه ها جزو نامه هایی هستند که به مقامهای بزرگ مثل رئیس و .. فرستاده می شود
- سطح دو: مخاطب نامه ها در این سطح به افراد سطح دوم هر سازمان فرستاده میشود .
- سطح سه: بقیه عناوینی که در دو سطح بالا نباشند، در این سطح قرار میگیرند که به این نامه ها، نامه های سطح سه گفته میشود.
بیشتر بخوانید : نرم افزار نامه نگاری چیست و چه مزایای دارد ؟
انواع نامه اداری بر اساس مضمون نامه :
- نامه دستوری: این نوع نامه ها از مقامات بالاتر و مدیران ارشد به پرسنل ارسال می شود
- نامه هماهنگی: این نوع نامه ها بیشتر جنبه جنبه هماهنگی و اطلاعی دارد
- نامه درخواستی: نامه هایی هستند که در آنها پرسنل سازمان از مدیران درخواستی دارند. مثل درخواست وام، مرخصی و…
- نامه محرمانه : این نوع نامه ها دسته ای از نامه ها هستند که شامل نامه های محرمانه نیز میشود. گاها این نوع نامه ها را در دبیرخانه محرمانه نگهداری می کنند.
چند نمونه نامه اداری در سازمان :
- نامه اداری مرخصی
- نامه ترفیع
- نامه استعفا
- نامه در خواست حل مشکلات
- نامه درخواست اطلاعات
- نامه تقدیر
- و ….
نامه داری چه ویژگی هایی را باید داشته باشد ؟
به طور خلاصه ویژگی های مهم نامه اداری شامل :
- شماره نامه
- نماد سازمان
- تاریخ
- موضوع نامه
- گیرنده نامه
- امضای فرستنده
- درج نشانی
- و ….
ساختار و قالب نامه های اداری
“نامه اداری” برای افراد مختلف می تواند متفاوت باشد. ایجاد ارتباطات تجاری شفاف و سازمان یافته حیاتی است. و به ویژه برای ایجاد تأثیر صحیح بر گیرندگان مهم است.
سبک نوشتن نامه می تواند بر اساس هدف متفاوت باشد. قالب نامه اداری شامل:
- سربرگ: به طور کلی شامل اطلاعات اصلی نامه است. این اطلاعات آدرس فرستنده و آدرس گیرنده است. این زمینه را برای زمینه ارتباط فراهم می کند.
- موضوع: خلاصه کردن واضح هدفمان از سردرگمی جلوگیری می کند. علاوه بر این، مراحل بعدی را نیز روشن می کند.
- مقدمه: یک پاراگراف مقدماتی فرستنده را معرفی می کند و هدف نامه را بیان می کند.
- پاراگراف های بدنه: محتوای اصلی در پاراگراف های بدن قرار می گیرد. این جایی است که پیام کلیدی در آن قرار دارد.
- نتیجه گیری: به طور کلی شامل یک فراخوان برای اقدام با دستورالعمل های خاص است.
- امضا: “با احترام” یا “با احترام” باید در قسمت پایانی است و نام و عناوین فرستنده را رسمیت می بخشد.
آنچه در بالا ذکر کردیم ساختار و قالب اساسی نامه های اداری می باشد که به فرستنده کمک می کند تا هدف نامه را به درستی انتقال دهد.
امکانات اتوماسیون اداری پیوند برای مدیریت نامه های اداری
برخی از امکانات اتوماسیون اداری پیوند برای مدیریت مکاتبات و نامه های اداری شامل :
کارتابل و گردش مکاتبات :
با ورود به کارتابل و گردش مکاتبات می توانید نامه هایی که در کارتابل در یافت کرده اید را مشاهده کنید .
دبیرخانه :
زیر سیستم دبیرخانه پیوند امکان مدیریت نامه های صادره و وارده را برای شما فراهم می کند . با استفاده از نرم افزار دبیرخانه پیوند می توانید فرایند شماره گذاریی و مدیریت نامه های صادره و ثبت نامه و …. را به سادگی انجام دهید .
بیشتر بخوانید : ویژگی های نرم افزار دبیرخانه
طراحی قالب اختصاصی نامه :
یکی از امکاناتی که اتوماسیون اداری پیوند در اخیار کاربران قرار می دهد , طراحی قالب اختصاصی نامه است که می توانید انواع اطلاعات اختصاصی شرکت مانند لوگو و تاریخ و …. ایجاد کنید برای نامه های اداری و سازمانی استفاده کنید
امضای الکترونیکی :
بسیاری از نامه ها نیاز به چندین امضا دارند, اتوماسیون اداری پیوند با ایجاد قابلیت چند امضایی در نامه های اداری می توانید مسیر امضا ایجاد کنید . با استفاده از این قابلیت می توانید نامه و درخواست های مختلف را در سازمان به گردش در آورید.
هدف از انواع نامه های اداری
نامه اداری برای اهداف مختلف سازمانی استفاده می شود. انواع مختلفی از نامه اداری وجود دارد که نیازهای مختلف ارتباطی بین کارمندان درون سازمانی یا برون سازمانی را برآورده می کند. به عنوان مثال، نامه استعلام و نامه های منابع انسانی بر نیازهای ارتباطی مختلف تمرکز دارند. در اینجا برخی از عملکردهای کلیدی این نامه ها آمده است:
- منابع انسانی و ارتباطات داخلی
HR از نامه اداری برای رسیدگی به شکایات کارکنان استفاده می کند. آنها همچنین به روز رسانی خط مشی را ارائه می دهند و اخطارهای انضباطی را انجام می دهند. علاوه بر این، آنها همچنین اطلاعات حیاتی دیگری را به اشتراک می گذارند.
نوشتن نامه اداری ضروری است زیرا رضایت کارکنان را افزایش می دهند. آنها همچنین مشکلات منابع انسانی را حل می کنند. اهمیت یک نامه اداری در توانایی برقراری ارتباط است.
- مشارکت و ارتباطات فروشنده
نامه های مشارکتی واضح و شخصی می تواند معاملاتی را برای یک سازمان آغاز کند. علاوه بر این، درک انواع مختلف نامه اداری ضروری است. و برای مکاتبات حیاتی است.
- انتقال اطلاعات
به طور کلی، کسب و کار ها به نامه ها و یادداشت های رسمی متکی هستند. آنها این کار را برای انتقال اطلاعیه های مهم شرکت انجام می دهند.
نتیجه گیری
در این مقاله ما به معرفی انواع نامه اداری در اتوماسیون اداری پرداختیم و همچنین برخی از قبلیت های اتوماسیون اداری پیوند برای مدیریت انواع نامه ها را نیز بررسی کردیم . اگر نیاز به راهنمایی بیشتر در ارتباط با نامه اداری یا اتوماسیون اداری هستید می توانید با مشاوران ما در تماس باشید تا شما را راهنمایی کنند.