سازمان ها و کسب و کار ها تعداد زیادی اسناد مدارک دارند که برخی از آن ها محتویات مهم تری دارند و فقط افراد خاصی به آن دسترسی داشته باشند . سازمان ها برای وظایف موجود در سازمان نامه های در قالبی مشخص و طی تشریفات اداری ایجاد می کنند که آن نامه اداری گفته می شود.که این نامه در دسته بندی های مختلفی ذخیره می شود .
در ادامه در مورد طبقه بندی اسناد و نامه محرمانه و مراقبت از اسناد و مدارک صحبت می کنیم .
نامه محرمانه چیست ؟
همان طور که از اسمش مشخصه نامه محرمانه امنیت بالایی دارد و این نوع نامه یکی از طبقه بندی اسناد است که بر اساس قوانین موجود در سازمان فقط افراد خاصی به آن دسترسی دارند .
اکثرا سازمان ها و کسب و کارها از نرم افزار های مختلفی مانند نرم افزار دبیرخانه و یا نرم افزار آرشیو اسناد برای نگهداری اسناد محرمانه خود استفاده می کنند .
این نامه با توافقی که طرفین با یک دیگر دارند افشا نمی شود . بر اساس توافق ایجاد شده، طرفی که نامه محرمانه را ایجاد می کند، محدودیت های را برای استفاده از این نامه اعمال می کند.
بیشتر بخوانید : انواع نامه اداری در سازمان ها
طبقه بندی اسناد چیست ؟
طبقه بندی اسناد فرآیندی است که شامل , اختصاص اسناد به دسته های متفاوتی برای تسهیل مدیریت، جستجو، فیلتر کردن یا تجزیه و تحلیل آنها.
هر سند اطلاعات متفاوتی داره به عنوان مثال یک سند شامل عکس‌های محصول، نظرات، فاکتورها، اسکن‌های اسناد و ایمیل‌ها و … باشد . طبقه بندی اسناد به سازمان ها کمک می کند تا اسناد مختلف را از هم جدا کنند و بر اساس سطح دسترسی افراد به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشند .
طبقه بندی اسناد محرمانه چگونه است ؟
اسناد بر اساس میزان محرمانگی در سازمان متفاوت است و انواع مختلفی دارد . در هر سازمان سیستم طبقه بندی اسناد محرمانه و کاملا متفاوت است اما سازمان های دولتی یک سیستم ثابت برای طبقه بندی اسناد محرمانه خود دارند , علاوه بر سازمان های دولتی شرکت های خصوی و کسب و کارها نیسر از سیستم طبقه بندی اسناد استفاده می کنند .
در ایران طبقه بندی اسناد مهم به ۴ دسته تقسیم می شود :
- نامه محرمانه
- در این نوع نامه ها همه افراد دسترسی به آن ندارند و افشا کردن این اسناد غیر مجاز می باشد . امکان ایجاد خسارت برای سازمان به وجود میاید .
- نامه خیلی محرمانه
- این اسناد اهمیت بیشتری نسبت به اسناد محرمانه دارند و افراد کمتری در سازمان امکان دسترسی و ثبت این اسناد را دارند .
- نامه سری
- این دسته از اسناد از نظر محرمانگی در درجه اول قرار دارند و افشای غیر مجاز این اسناد باعث مشکل در سازمان و کسب و کارها می شود.
- بطورکلی سری
- اهمیت این نوع اسناد از سه دسته بندی بالا اهمیت بیشتر دارد و افراد خیلی محدود تری به این اسناد دسترسی دارند
بیشتر بخوانید : نرم افزار نامه نگاری چیست و چه مزایای دارد؟
طبقه بندی اسناد محرمانه در اتوماسیون اداری
امروزه در سازمان ها حجم زیادی اسناد به صورتی الکترونیکی مبادله می شود . این اسناد می توان شامل اطلاعات حساس سازمان باشد به عنوان مثال طرح ها , استراتژی سازمان وضعیت افراد و .. باشد که دسترسی افراد مختلف و افشای آن باعث مشکل در سازمان شود .
در سراسر جهان شرکت ها با تهدید های مختلفی مانند از دست دادن داده ها و نقض داده ها روبرو هستند. اغلب خطاهای انسانی، عدم آگاهی کاربران از امنیت داده ها، سهل انگاری و تلاش برای هک عواملی هستند که سازمان ها را در معرض تهدید های مختلف قرار می دهند و در نتیجه ضررهای فاجعه باری برای شرکت ها از نظر زمانی، مالی به همراه دارند.
با این حال، در سازمان ها، بسیار مهم است که تیم‌های راه دور بتوانند به طور مؤثر با سایر کاربران در داخل و خارج از سازمان، در همه دستگاه‌ها همکاری و تبادل اطلاعات کنند.
اینجاست که طبقه‌بندی اسناد وارد می‌شود. در ارتباط با سایر ویژگی‌های امنیتی تثبیت‌شده (به عنوان مثال، فایروال فایل)،می توان اقدامات خودکار را برای ارائه جامع ترین حفاظت از داده های شرکت انجام داد. با این روش، توسعه دستورالعمل ها با هر سطح امنیتی برای شرکت ها آسان است. به عنوان مثال، اسنادی که به عنوان محرمانه برچسب گذاری شده اند قابلیت اشتراک در خارج از سازمان را ندارند.
روش های دسترسی به طور خودکار زمانی که کاربران تلاش می کنند اقدامات محدود شده را انجام دهند را مشخص می کند (به عنوان مثال، دسترسی توسط کاربران غیرمجاز) این روش تضمین می کند که کاربران می توانند اسناد محرمانه را با روشی بسیار امن با یکدیگر به اشتراک بگدارند.
اگر شرکت شما با داده‌های ارزشمند و یا حساس مانند داده‌های مالی، قراردادها، نقشه‌ها و غیره کار می‌کند، وی توانید از طبقه‌بندی اسناد اتوماسیون اداری پیوند استفاده کنید تا اسناد خود را به طور ایمن تر نگهداری کنید .
نتیجه گیری
طبقه بندی اسناد ابزار قدرتمندی است که سازماندهی و تجزیه و تحلیل کارآمد حجم وسیعی از داده های متنی و غیر متنی را امکان پذیر می کند. طبقه بندی اسناد با توانایی خود در دسته بندی خودکار اسناد بر اساس محتوای آنها، بازیابی اطلاعات را ساده می کند و فرآیند تصمیم گیری را در سازمان بهبود می بخشد.