بهترین نرم افزار دبیرخانه چیست؟

با پیشرفت فناوری و دیجیتال شدن اغلب فرآیندها، دبیرخانه‌ها هم بر این موج تکنولوژی سوارند و اغلب سازمان‌های حرفه‌ای به استفاده از نرم افزار دبیرخانه روی آورده‌اند. نکته قابل توجه این است که نرم افزار دبیرخانه می‌‌تواند خود به صورت ماژول بر نرم افزار اتوماسیون اداری سوار شود. در ادامه با هم به تفاوت‌های نرم افزار دبیرخانه و دبیرخانه فیزیکی می‌پردازیم تا بفهمیم دلیل این استقبال از نرم افزارهای دبیرخانه چیست:

1. روش بایگانی اطلاعات

• فیزیکی: اسناد و نامه‌های اداری در قالب نسخه‌های چاپی و به صورت فیزیکی ذخیره می‌شوند. این موضوع امکان گم شدن، دزدی و یا آسیب به اسناد را افزایش می‌دهد.
• دیجیتال: تمامی اسناد به صورت دیجیتال ذخیره می‌شوند. این امر دسترسی را سرعت می‌بخشد، ایمن‌تر است و نیازی به فضای فیزیکی ندارد. امکان گرفتن نسخه پشتیبان یا بکاپ از فایل‌ها بسیار ساده‌تر از نسخه‌های فیزیکی است.

2. مدیریت زمان و افزایش کارایی

• فیزیکی: جستجو و بازیابی اسناد به دلیل ماهیت کاغذی آن‌ها و حجم بالای نامه‌ها دشوار و زمان‌بر است. همچنین انجام دستی این امر امکان خطا را بالا می‌برد.
• دیجیتال: با استفاده از قابلیت‌های جستجو، اسناد در کمترین زمان پیدا می‌شوند. همچنین برخی از این نرم‌ افزارها امکان خودکار سازی برخی فرآیندها را ممکن می‌سازند (مثل نحوه گردش مکاتبات اداری).

3. امنیت اسناد

• فیزیکی: درز اطلاعات نامه‌های اداری ممکن است خسارات جبران ناپذیری را به شرکت‌ها وارد کند. بایگانی فیزیکی اسناد امکان دسترسی به این اسناد را کاهش می‌دهد.
• دیجیتال: اطلاعات امکان رمزنگاری دارند و بازیابی آن‌ها بدون داشتن سطح دسترسی مورد نیاز امکان پذیر نخواهد بود. این سطح دسترسی در پنل مدیریت نرم افزار دبیرخانه تعریف می‌گردد.

4. اشتراک گذاری و همکاری

• فیزیکی: اشتراک گذاری اسناد به ارسال کپی فیزیکی و حضور پرسنل در کنار هم منوط است.
• دیجیتال: امکان ارسال هر سند به تعداد لازم به پرسنل مربوطه فراهم است. همچنین چندین کارمند می‌توانند به صورت همزمان از هر نقطه‌ای از دنیا روی یک نامه کار کنند.

5. هزینه‌ها

• فیزیکی: خرید کاغذ، اسکنر، پرینتر، فضای بایگانی، نیروی انسانی و… بخشی از هزینه‌های دبیرخانه‌های فیزیکی است.
• دیجیتال: غالب هزینه همان خریداری اولیه نرم‌افزار است و در بلندمدت به شکل چشم‌گیری هزینه‌های سازمان را کاهش خواهد داد.

6. قابلیت گزارش‌گیری و ردیابی مکاتبات

• فیزیکی: ردیابی مکاتبات نیازمند دفتر اندیکاتور و اندکس است. ممکن است اطلاعات وارد شده اشتباه باشند و یا از قصد به اشتباه وارد شده باشند.
• دیجیتال: تمام فعالیت‌های پرسنل در نرم افزار دبیرخانه به صورت خودکار ضبط می‌گردد و امکان گزارش‌گیری در بازه دلخواه با چند کلیک امکان‌پذیر است.

7. انعطاف پذیری و دسترسی از راه دور

• فیزیکی: تنها در محیط شرکت‌ها در دسترس است و باید به صورت حضوری به آن مراجعه کرد.
• دیجیتال: دسترسی به اسناد و نامه‌ها تنها نیاز به یک حساب کاربری و ارتباط اینترنتی دارد.