رهبران مشاغل و مدیران دفتر باید در نظر بگیرند که کدام یک از کارهای دفتر برای خودکار کردن ، بیهوده ترین است. برای شناسایی این کارها اغلب چندین روش وجود دارد از جمله موارد زیر:
- فعالیت های ارزش افزوده را شناسایی کنید: درک کنید که مشتریان شما چه ارزشی برای محصولات و خدمات قائل هستند
- مراحل لازم برای تأمین این مقدار را تعیین کنید: فعالیتهای اصلی را که باید برای ارائه آنچه مشتریان نیاز دارند، شناسایی کنید
- شناسایی زباله در فرآیندها: مشخص کنید که کارمندان بیشترین زمان را برای صرف کدام کار می گذرانند
- برای شناسایی تغییرات با تیم کار کنید: از کارمندان بخواهید در یک جلسه شرکت کنند تا بفهمند بهترین روش چیست ، یعنی انجام سریعترین و دقیق ترین کارها چگونه انجام میشود
- اندازه گیری: فرآیند فعلی را از نظر زمان تکمیل و سطح دقت آن شروع کنید
پس از شناسایی وظایف اصلی دفتر و مبنای داده ها ، مدیران خود را در موقعیت قدرتمندی برای شروع فرآیند اتوماسیون برای سازمان خود می یابند.