مزایا و معایب سیستم های اتوماسیون اداری

مزایا و معایب سیستم های اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری از روبات ها گرفته تا سیستم های نرم افزاری می تواند به تیم ها کمک کند تا با دقت و راحتی بیشتری کار کنند. مدیران و رهبران مشاغل باید اتوماسیون را بررسی کنند زودتر از آنکه باعث خطر عقب افتادگی از رقبا یا بی انگیزه شدن کارکنان بشود. سازمانهایی که عقب می مانند به طور چشمگیری در معرض آسیب هستند. زیرا اتوماسیون کردن کارها اجازه می دهد منابع مستقیما به سایر سرمایه های نواورانه منتقل شده که نتیجه آن افزایش کارایی و بهره وری است. راهبران باید نواوری کنند یا از موقعیت های رقابتی خارج شوند. در این مقاله با مزایا و معایب اتوماسیون اداری بیشتر آشنا می شوید.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مزایای اتوماسیون اداری

معایب اتوماسیون اداری

مثال: تاثیر اتوماسیون در پردازش حقوق کارکنان

فرآیند دستی:

هر ماه کارمندان باید برگه‌ حضور خود را به بخش حسابداری شرکت ارسال کنند. فرآیند ایجاد حقوق و دستمزد مستلزم ورود چندین فاکتور مانند ساعت کار ، زمان تعطیلات و مرخصی ها است. سپس حسابدار پس از اعمال قوانینی که شرکت استفاده می کند و مانند کسر مالیات دولت از آن پیروی می کند ، از زمان ورودی کارمندان در سازمان استفاده می کند تا چک حقوق و دستمزد را برای هر کارمند تعیین کند. بدیهی است که این امر برای پردازش هر یک از کارمندان به تلاش گسترده دستی نیاز دارد.

فرآیند خودکار:

در یک فرآیند خودکار ، سیستم همان قوانینی را که کارمند حقوق و دستمزد به طور سریع به کار می برد ، برای تعیین اینکه کدام یک از کارکنان را می توان بدون مداخله پردازش کرد ، بدون تخلف از خطاهای قانونی یا جدول زمانی ، اعمال می شود. این به کارمند حقوق و دستمزد اجازه می دهد تا موارد استثنایی را مدیریت کرده و وقت خود را بر روی بهینه سازی بیشتر بخش خود یا کار با کاربران نهایی برای کاهش خطاهای حقوق و دستمزد متمرکز کند.

ماژول هایی از اتوماسیون اداری

تأییدیه های اسناد:

می تواند سیستم های خودکاری وجود داشته باشد که از مدیران دفتر برای امضا درخواست امضا می کند و نیاز به کارمندان اداری را کاهش می دهد

دریافت پیشنهادات:

سازمانها میتوانند مستقیما با پر کردن فرم با مشتریان تعامل کنند

درخواست تعطیلات یا مرخصی:

یک شرکت می تواند قوانین و حقوقی را برای کارمندان تعریف کند که به موجب آن یک سیستم می تواند روزهای بیماری/ تعطیلات کارکنان را به طور خودکار مدیریت کند

مدیریت اسناد:

مدیریت قوانین انطباق ، حفظ حریم خصوصی و حاکمیت داده ها را به طور خودکار با راه اندازی یک سیستم نرم افزاری از تمامی وقایع مراقبت میکند

مدیریت اطلاعات مشتری:

از سیستمی برای جمع آوری و گردآوری اطلاعات با ارزش بالا درباره مشتری خود استفاده کنید بنابراین از برنامه ریزی استراتژیک ، فروش ، بازاریابی و توسعه محصول پشتیبانی کنید

مکانیزه کردن فرایندهای سازمان

چگونه تعیین کنیم کدام فرایند باید خودکارسازی شود؟

رهبران مشاغل و مدیران دفتر باید در نظر بگیرند که کدام یک از کارهای دفتر برای خودکار کردن ، بیهوده ترین است. برای شناسایی این کارها اغلب چندین روش وجود دارد از جمله موارد زیر:

  • فعالیت های ارزش افزوده را شناسایی کنید: درک کنید که مشتریان شما چه ارزشی برای محصولات و خدمات قائل هستند
  • مراحل لازم برای تأمین این مقدار را تعیین کنید: فعالیتهای اصلی را که باید برای ارائه آنچه مشتریان نیاز دارند، شناسایی کنید
  • شناسایی زباله در فرآیندها: مشخص کنید که کارمندان بیشترین زمان را برای صرف کدام کار می گذرانند
  • برای شناسایی تغییرات با تیم کار کنید: از کارمندان بخواهید در یک جلسه شرکت کنند تا بفهمند بهترین روش چیست ، یعنی انجام سریعترین و دقیق ترین کارها چگونه انجام میشود
  • اندازه گیری: فرآیند فعلی را از نظر زمان تکمیل و سطح دقت آن شروع کنید

پس از شناسایی وظایف اصلی دفتر و مبنای داده ها ، مدیران خود را در موقعیت قدرتمندی برای شروع فرآیند اتوماسیون برای سازمان خود می یابند.

دلیل اصلی راکد ماندن یا عدم کارآیی دفاتر و تیم ها اغلب به دلیل فرهنگ یا هنجارهای روزمره است. بهترین راه برای اتوماسیون و دفتر کار ، توانمند سازی کارمندان و نصب فرهنگ کارایی و تکیه دادن به تیم خود است. در بهترین حالت حتی اگر مفهومی از اتوماسیون اداری به کار گرفته شود ، نداشتن آموزش یا فرهنگ صحیح کارمندان می تواند مانع ابتکارات برای بهبود وضعیت دفتر شود.

نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.Required fields are marked *