احتمالاً درباره نرم افزار BPMS یا سامانه فرآیندساز مقالاتی خوانده یا شنیده اید. در این مقاله شاخص ها و ویژگی های نرم افزار BPMS (نرم افزار مدیریت فرایند) را بررسی می کنیم.
BPMS چیست؟
BPMS مخفف “نرم افزار مدیریت فرآیند تجارت” یا “سیستم مدیریت فرآیند تجارت” است. BPMS ابزاری برای اجرای مدیریت، بهبود فرایندهای تجاری سازمان از طریق شناسایی ، مدل سازی ، اتوماسیون ، تجزیه و تحلیل و اندازه گیری عملکرد است.
اما اگر بخواهیم در یک جمله BPMS را تعریف کنیم می شود گفت: نرم افزار BPMS، یک زیرساخت نرم افزاری است که از طریق آن می توان فرآیندها را با کمترین کدنویسی مکانیزه کرد.
BPM به مدیران و کارمندان امکان درک بیشتر هر مرحله از فرآیند تجارت را می دهد. این دانش پیشرفته می تواند به راه حل های جدیدی منجر شود که از تنگنای گردش کار و سایر اضافات بی مورد جلوگیری می کند.
میزان موفقیت هر سازمان بصورت مستقیم با میزان کارایی و اثربخشی فرایندهای آن ارتباط دارد و در واقع موفقیت یک سازمان در گرو اجرای بهینه کلیه فرایندهای آن با در نظر گرفتن تعاملات بین افراد، نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی است.
هدف سامانه فرآیندساز حمل داده در یک مسیر مشخص است و این یعنی اتوماسیون فرایندهای سازمانی.
اگر به بازار مراجعه کنید مشاهده خواهید کرد که برخی شرکت ها محصول BPMS را ابزاری جهت تولید برنامه هایی مانند سامانه تیکتینگ، سامانه پیشنهادات و انتقادات، سامانه نظرسنجی و سامانه ارتباط با مشتریان معرفی می کنند.
9 شاخص و ویژگی نرم افزار BPMS (سامانه فرآیندساز)
استفاده از تکنولوژی های به روز
اگر یک نرم افزار BPMS حرفه ای و مناسب باشد از تکنولوژی های به روز و پیشرفته استفاده و پشتیبانی خواهد کرد. از مهم ترین آنها زبان مدلسازی BPMN ۲.۰ است که دارای مجموعه ای از نمادهای گرافیکی برای مدلسازی فرآیند می باشد.
اثربخشی یک BPMS زمانی به اوج خود می‌رسد که بتواند قابلیت یکپارچگی (Integration) با سامانه‌های نرم‌افزاری دیگر را فراهم کند. وجود این قابلیت، زمانی مزیت به شمار می‌آید که بتواند به دور از پیچیدگی‌های حوزه فناوری اطلاعات محقق شود. پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی استاندار از جمله Restful Web API ویژگی مهمی است که بدون درنظر گرفتن آن، انتخاب BPMS منطقی نیست.
کاربر پسندی در ساخت فرایندها
یکی از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزارهای مدیریت فرآیند کاربرپسندی و محیط نرم افزار است به گونه ای که بتوان در کوتاه ترین زمان ممکن فرایندها را در نرم افزار ساخته و اجرا کرد.
در صورتی که رابط کاربری طراحی فرایند ساده و کاربرپسند نباشد کاربران سازمان نخواهند توانست جریان‌های فرآیندی خود را ترسیم و مدیریت نمایند و گرفتار برنامه‌نویس‌های پشتیبانی‌کننده اینگونه نرم‌افزارها خواهند شد. BPMSهایی که این امکان را برای کاربران خود به سهولت فراهم می‌کنند، BPMS با کدنویسی سطح پایین می‌گویند.
قابلیت تعیین ساختار فرمها و تغییر مدل آنها نیز از خصوصیات کارآمد و مفید یک نرم افزار سیستم مدیریت فرایند بشمار میرود. بطورکلی امکان شخصی‌سازی به کاربران اجازه میدهد در ساختار خروجی‌های نرم‌افزار نسبت به نیازهای خود تغییراتی را بوجود آورند.
پشتیبانی از نرم افزار
شاید فکر کنید نرم افزارهای خارجی پیشرفته تر و مناسب تر باشند. اما از آنجا که معمولا به صورت قانونی نمی توان آنها را خرید در نتیجه نمی توان از خدمات پشتیبانی آنها استفاده کرد. در حالی که پشتیبانی از نرم افزار در پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند مهم و حیاتی است.
امنیت نرم افزار BPMS
شاخص هایی چون واکنش در برابر خطاها، مقاومت در برابر نفوذ و اختلال، هویت سنجی، حفاظت از اطلاعات، پشتیبانی از امضای دیجیتال و … در میزان امنیت نرم افزار BPMS مهم هستند. باید ساز و کارهایی برای حفظ امنیت نرم افزار وجود داشته باشد.
گزارش های کامل و پیشرفته
وظیفه اصلی هر نرم افزار ارائه گزارش ها و پایش فرآیندهاست. یک نرم افزار مناسب و حرفه ای توانایی ارائه طیف وسیعی از گزارش ها برای انواع نیازها را دارد.
گاهی اوقات مدیران زمان کافی برای بررسی روند پیشرفت پروژه و نقش افراد در آن را ندارند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید قابلیت ارائه گزارش خودکار به مدیریت در بازه‌های زمانی معین را داشته باشد. داشبورد مدیریتی قوی در گسترش دید و تصمیم‌گیری مدیر نقش بسزایی دارد.
پیاده سازی سریع
به تازگی و با پیشرفت مباحث BPM در سازمانها نقش نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار نیز بسیار پررنگ تر از پیش گشته است. پکیج‌های گوناگونی جهت پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب و کار وجود دارد که انتخاب بهترین آنها شاید کمی دشوار باشد.
از آنجا که اغلب محیط سازمانها و فرایندهای آنها پیچیدگی فراوانی دارند، پیاده سازی سریع و بدون نقص سیستم مدیریت فرایند از اهمیت زیادی برخوردار است.
طراح فرم
یک طراح فرم کارآمد نیز مهم است، زیرا فرم ها پایه اکثر فرآیندها هستند. با راحت کشیدن و رها کردن فرم ها، می توانید به هر کارمندی اجازه دهید بدون نیاز به دانش کدنویسی، فرم ها را به سرعت ایجاد کند. استفاده از فرم کارایی کلی عملکردهای تجاری را بهبود می‌بخشند.
مدیریت داده ها و اسناد
کسب و کار ها روزانه حجم زیادی از اسناد و داده ها را تولید می کنند که که این اطلاعات باید به درستی مدیریت شوند. ابزار BPMS باید توانایی مدیریت اسناد و مدیریت داده ها را داشته باشد. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شما باید بتواند داده های لازم را از همه دایرکتوری ها و پلتفرم های یکپارچه جمع آوری کند و باید یک مخزن اسناد برای دسترسی شما از یک مکان داشته باشد.
استقرار ابری یا درون محل
نتیجه گیری
این موارد تنها بخشی از ویژگی های یک سامانه فرآیندساز هستند. برای انتخاب مناسب ترین نرم افزار برای سازمان یا کسب و کار خودتان باید پژوهش و تحقیق کنید. و ببینید که کدام یک از نرم افزارهای مدیریت فرایندها برای شما و کسب و کارتان با ارزش تر و اثربخش تر است.
برای مشاوره و درخواست دمو نرم افزار مدیریت فرایند پیوند با ما در ارتباط باشید.
پیشنهاد می‌شود در کنار BPMS از یک سیستم اتوماسیون اداری نیز استفاده کنید.