ویژگی های نرم افزار BPMS چیست؟

استفاده از تکنولوژی های به روز

اگر یک نرم افزار BPMS حرفه ای و مناسب باشد از تکنولوژی های به روز و پیشرفته استفاده و پشتیبانی خواهد کرد. از مهم ترین آنها زبان مدلسازی BPMN ۲.۰ است که دارای مجموعه ای از نمادهای گرافیکی برای مدلسازی فرآیند می باشد.

اثربخشی یک BPMS زمانی به اوج خود می‌رسد که بتواند قابلیت یکپارچگی (Integration) با سامانه‌های نرم‌افزاری دیگر را فراهم کند. وجود این قابلیت، زمانی مزیت به شمار می‌آید که بتواند به دور از پیچیدگی‌های حوزه فناوری اطلاعات محقق شود. پشتیبانی از پروتکل‌های ارتباطی استاندار از جمله Restful Web API ویژگی مهمی است که بدون درنظر گرفتن آن، انتخاب BPMS منطقی نیست.

کاربر پسندی در ساخت فرایندها

یکی از معیارهای مهم در انتخاب نرم افزارهای مدیریت فرآیند کاربرپسندی و محیط نرم افزار است به گونه ای که بتوان در کوتاه ترین زمان ممکن فرایندها را در نرم افزار ساخته و اجرا کرد.

در صورتی که رابط کاربری طراحی فرایند ساده و کاربرپسند نباشد کاربران سازمان نخواهند توانست جریان‌های فرآیندی خود را ترسیم و مدیریت نمایند و گرفتار برنامه‌نویس‌های پشتیبانی‌کننده اینگونه نرم‌افزارها خواهند شد. BPMS‌هایی که این امکان را برای کاربران خود به سهولت فراهم می‌کنند، BPMS با کدنویسی سطح پایین می‌گویند.

قابلیت تعیین ساختار فرم‎ها و تغییر مدل آنها نیز از خصوصیات کارآمد و مفید یک نرم افزار سیستم مدیریت فرایند بشمار میرود. بطورکلی امکان شخصی‌سازی به کاربران اجازه میدهد در ساختار خروجی‌های نرم‌افزار نسبت به نیازهای خود تغییراتی را بوجود آورند.

پشتیبانی از نرم افزار

شاید فکر کنید نرم افزارهای خارجی پیشرفته تر و مناسب تر باشند. اما از آنجا که معمولا به صورت قانونی نمی توان آنها را خرید در نتیجه نمی توان از خدمات پشتیبانی آنها استفاده کرد. در حالی که پشتیبانی از نرم افزار در پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند مهم و حیاتی است.

امنیت نرم افزار BPMS

شاخص هایی چون واکنش در برابر خطاها، مقاومت در برابر نفوذ و اختلال، هویت سنجی، حفاظت از اطلاعات، پشتیبانی از امضای دیجیتال و … در میزان امنیت نرم افزار BPMS مهم هستند. باید ساز و کارهایی برای حفظ امنیت نرم افزار وجود داشته باشد.

گزارش های کامل و پیشرفته

وظیفه اصلی هر نرم افزار ارائه گزارش ها و پایش فرآیندهاست. یک نرم افزار مناسب و حرفه ای توانایی ارائه طیف وسیعی از گزارش ها برای انواع نیازها را دارد.

گاهی اوقات مدیران زمان کافی برای بررسی روند پیشرفت پروژه و نقش افراد در آن را ندارند. یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید قابلیت ارائه گزارش خودکار به مدیریت در بازه‌های زمانی معین را داشته باشد. داشبورد مدیریتی قوی در گسترش دید و تصمیم‌گیری مدیر نقش بسزایی دارد.

پیاده سازی سریع

به تازگی و با پیشرفت مباحث BPM در سازمان‌ها نقش نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار نیز بسیار پررنگ تر از پیش گشته است. پکیج‌های گوناگونی جهت پیاده‌سازی مدیریت فرایند کسب  و کار وجود دارد که انتخاب بهترین آنها شاید کمی دشوار باشد.

از آنجا که اغلب محیط سازمانها و فرایندهای آنها پیچیدگی فراوانی دارند، پیاده سازی سریع و بدون نقص سیستم مدیریت فرایند از اهمیت زیادی برخوردار است.