با افزایش سن شرکت ها ، گردش کار زیاد باعث ناکارآمدی می شود و فرآیندها ممکن است باعث رکود و انزوا و کندی سازمان شوند.گردش کارها می تواند از نحوه مرتب سازی نامه الکترونیکی تا نحوه مدیریت تعاملات بین فروشندگان و مشتریان متغیر باشد. حتی مسائل كوچك نیز می توانند در عملیات یک شرکت یا سازمان تأثیرات زیادی داشته باشند. در این مقاله یاد می گیریم سیستم مدیریت فرآیند چیست BPMS چیست و با مزایای آن آشنا می شویم.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS چیست؟
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System است و سیستم مدیریت کسب و کار یا BPMS به شما کمک می کند تا فرآیندهای روزمره خود را شناسایی کنید. و با کاهش اشتباهات و کنترل هزینه های شرکت، کارآیی بیشتری همراه با سرعت در سازمان خود داشته باشید.
درک تعریف مدیریت فرآیند کسب و کار پیش شرط اجرای آن است. نرم افزار BPMS راه حلی است که برای کمک به مشاغل در درک ، نظارت و اتوماسیون فرآیندهای تجاری خود و اجرای استراتژی BPM قوی در سازمان طراحی شده است.
در واقع نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با شناسایی، مدلسازی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری خود را مدیریت و بهبود بخشند.
سیستم BPMS به عنوان یک تکنیک و روش ساختاریافته برای ساده سازی عملیات و افزایش کارایی استفاده می شود. این تکنیک ها با کمک اتوماسیون استفاده می شود.
بیشتر بخوانید: معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS
4 مدل اصلی BPMS
- مدل سازی : روند کار خود را ترسیم کرده و زمان و هزینه مورد نیاز برای اجرای فرآیند خود را اندازه بگیرید
- اتوماسیون : فرآیند خود را از یک فرایند دستی به یک فرآیند الکترونیکی تبدیل کنید که در آن داده ها در فرم های وب جمع آوری می شوند. و به راحتی از برنامه های شخص ثالث موجود منتقل می شوند.
- مدیریت : از فرآیندهای خود، داده های کسب و کار در آن فرآیندها و تأثیر شرکت کنندگان در فرآیند اطلاعات کسب کنید.
- بهینه سازی : بیاموزید که چگونه روند کار روزمره خود را کارآمدتر ، با هزینه بیشتر و کنترل اشتباهات انجام دهید.
فواید و مزایای نرم افزار BPMS
نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار bpms برای شرکت هایی که می خواهند فرایند های کسب و کار را بهبود ببخشند ضروری است .
یک سازمان مبتنی بر BPM مدیریت کامل چرخه عمر فرآیندهای تجاری و ادغام در سراسر فناوری ها را فراهم می کند. همچنین کارآیی در بین افراد ، فرآیندها و فناوری ها افزون می شود.
بسیاری از راه حل های موجود در بازار امروز به سادگی نمی توانند مشکلات شما را در آینده حل کنند. بر خلاف راه حل های خاص مانند ERP یا مدیریت اسناد ، راه حل های مدیریت فرآیند تجارت برای حل نیازهای آینده شما با یک راه حل انعطاف پذیر و کارآمد طراحی و ساخته شده است.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به سرعت و کارایی کارکنان کمک می کند. در اینجا چند مزایای نرم افزار BPMS گفته شده است تا به شما ایده کلی از مزایا و فواید نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار بدهد و بدونید که چگونه نرم افزار BPMS می تواند به سازمانتان کمک کند.
افزایش بهره وری
نرم افزارbpms با حذف وظایف تکراری ، بهره وری را افزایش می دهد که باعث می شود عملکرد شرکت افزایش پیدا کند . همچنین با استفاده از این نرم افزار درک و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار را آسان تر می شود .
با اتصال فرآیندها، می توان داده های مفید تری برای کارمندان ایجاد کرد تا گردش کار را دنبال کنند و منابع را در صورت نیاز به کارهای ضروری دیگه تخصیص دهند.
بهبود سرعت
با این سیستم ، سازمان ها می توانند فرآیندهای مختلف ایجاد کنند که باعث افزایش چابکی می شود که به سرعت با شرایط سازمان سازگار می شود. این سیستم گردش کار را سفارشی می کند تا از سازگاری فرایند ها با سازمان اطمینان حاصل کند.
کاهش هزینه ها
کاهش هزینه ها هدف مهم هر سازمانی است. هزینه های عملیاتی کمتر به سود بیشتر و بودجه سازمانی بهتر گفته می شود. یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار , فرآیندها را کنترل می کند و مطمئن می شود که آنها هیچ مرحله غیر ضروری یا اقدامات ناخواسته ای انجام نمی شود. کیفیت محصول را بهبود می بخشد، گلوگاه های فرآیند را از بین می برد و ریسک شرکت را به حداقل می رساند و هزینه های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد.
برخی دیگه از مزایای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار :
- یکپارچه سازی بین سازمانی را قادر می سازد تا کنترلهای مدیریت را در سطح فناوری گسترش و گسترش دهد.
- با تغییر الزامات ، قوانین ، فرایندها و مقررات ، تغییرات را به طور موثر مدیریت می کند.
- یک محیط ساختاری اما قابل برنامه ریزی برای گسترش به سایر صنایع و نیازهای اتوماسیون فرآیند برای به حداقل رساندن هزینه های آموزش فراهم می کند.
مراحل کار نرم افزار BPMS
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار به بهبود فرایند های سازمان کمک می کند . این نرم افزار با بررسی نتایج و متغیر های سازمان مشکلات را شناسایی می کند و بهبود می دهد و بعد به طور مداوم گردش کار را برای اثر بخشی و کارایی بهتر نظارت و تست می کند .
مراحل مدیریت فرایند کسب و کار bpms شامل : تجزیه و تحلیل، طراحی، مدلسازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی.
تحلیل و بررسی
در این مرحله با تجزیه و تحلیل فرایند های موجود در سازمان مشکلات و تاخیرات را پیدا می کند . هر جنبه ای از گردش کار تجزیه و تحلیل می شود و معیارهایی برای مقایسه در محل قرار می گیرند.
طرح
این مرحله شامل اصلاح مشکلات و تأخیرهای فرآیندها و طراحی یک گردش کار کارآمدتر است. هدف این طراحی اصلاح گردش کار و فرآیندهای درون آن است که منجر به پیدا شدن تنگناها و ناکارآمدی می شود. تمام مشکلات و تنش ها را در فرآیندهای استاندارد هدف قرار می دهد و آنها را با یک فرآیند کارآمدتر تصحیح می کند.
مدل سازی
طرح اکنون در یک فلوچارت با رفع پاسخگویی و افزونگی در هر فرآیند نشان داده می شود. حلقه‌های شرطی مانند «اگر» و «وقتی» را با متغیرهایی در هر نقطه معرفی می‌کند تا نتایج متفاوتی را نسبت به فرآیندهای قدیمی تعیین کند، مانند گام‌هایی که باید در زمانی که خروجی هدف برآورده نشد یا اگر نتیجه مرحله قبل رضایت‌بخش است، انجام داد.
اجرا
پس از مدل سازی و شبیه سازی موفقیت آمیز طراحی گردش کار، مرحله بعد اجرای فرآیند است. قبل از استقرار فرایند در سازمان، ابتدا برای بررسی درست بودن و پیدا کردن ایرادات نهایی طرح روی یک سیستم کوچکتر آزمایش می شود. این فرآیندها یا خودکار یا دستی هستند.
نظارت
در اینجا، فرآیندهای بررسی شده و آماده پیاده سازی در سازمان است. عملکرد فرآیند ها در هر مرحله برای تعیین اثربخشی فرایند تجزیه و تحلیل می شود. همچنین به شناسایی مشکلات و آسیب پذیری های امنیتی کمک می کند.
بهينه سازي
در این مرحله داده های به دست آمده از نظارت تجزیه و تحلیل می شود و هر تغییری که لازم است برای کارآمدتر کردن گردش کار اعمال می شود.
نمونه هایی از اجرای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار bpms
مدیریت فرایند کسب و کار باعث بهبود و بهینه شدن کارایی سازمان ها می شود .برخی از نمونه های مدیریت فرایند کسب و کار bpms که برای دستیابی به اهداف سازمان استفاده میشوند شامل :
- فروش و بازاریابی
- گزارشات مالی
- مدیریت فاکتور ها
- فرایند های استخدام
بیشتر بخوانید: مزایای مدیریت فرایند کسب و کار
BPMS ابری
نرم افزار ابری از طریق مرورگر وب شما از هر مکانی قابل دسترسی است. جدا از قابلیت دسترسی ، BPMS ابری مسئولیت مدیریت نرم افزار را به عهده سازمان می گذارد. نرم افزارهای ابری معمولاً در قالب SaaS (Software as a service) ارائه می شوند. که منجر به پرداخت هزینه کمتری برای مشتری می شود.
مراحل پیاده سازی BPMS
موفقیت یک سیستم یا نرم افزار BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی شود. عامل اصلی موفقیت یک طرح مدیریت فرآیند، اجرای آن است.
10 نکته مهم پیاده سازی سامانه مدیریت فرآیند:
- انتخاب پلتفرم
- انتخاب فرآیند
- شناسایی تیم فرآیندساز
- تنظیم معیارها
- ترسیم نمودار گردش کار
- ملاقات با سهامداران
- آزمایش سیستم
- ادغام و نظارت
- آموزش کاربران
- بهینه سازی و مقایسه
تفاوت نرم افزار BPMS و سیستم ERP
در حالی که سیستم های ERP مزایای زیادی در توانایی ادغام سیستم ها و برنامه های مختلف دارند ، اما نرم افزار bpms محدود است. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نقاط قوت را در چهار زمینه اصلی در مورد فرآیندهای تجاری فراهم می کند که شامل :
- مدلسازی فرآیند
- اتوماسیون
- مدیریت
- بهینه سازی فرآیند
می توان ادعا کرد که مزیتی که سیستم های ERP ارائه می دهند این است که به طور موثر از عهده اتوماسیون و مدیریت فرآیند برمی آیند. اما به منابع برنامه نویسی و زمان بندی طولانی پروژه نیاز دارد. که بسیاری از سیستم های نرم افزاری BPM نیاز ندارند. BPMS نه تنها قابلیت گردش کار را فراهم می کند. بلکه توانایی مدیریت فرایندهای تجاری را بدون نیاز به برنامه نویسی فراهم می کند.
برای اطلاعات بیشتر در ارتباط به مقاله با تفاوت نرم افزار BPMS با سیستم ERP مراجعه کنید.
بیشتر بخوانید : چرا شرکت ها به نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارند ؟
سوالات متداول
چرا سازمان ها باید از BPMS استفاده کنند؟
نرم افزار اتوماسیون اداری به سادگی وظایف را از فردی به فرد دیگر هدایت می کند. به عنوان مثال می توان روند بررسی یک نامه را مثال زد. در این روند یک نامه از یک شخص به فرد دیگر ارسال می شود. هنگامی که همه نامه را بررسی کردند ، روند کار کامل می شود. یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار از چند طریق نرم افزار اتوماسیون را به سطح کاملاً جدیدی منتقل می کند. یعنی فرآیند کسب و کار با یکپارچه سازی سیستم های موجود ، قوانین سازمان ، داده های ، فرم ها و الگوها است و گردش کار را راحت می کند.
دلایل اهمیت سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار bpms
اگر فعالیت ها در سازمان بر اساس فرآیند مشخصی انجام نشود باعث بی نظمی در سازمان می شود , و افراد کمی می توانند کل فرآیند کار مثل نتایج و اطلاعات مورد نیاز و مشکلات احتمالی را پیش بینی کنند . پروژه هایی که بدون ترتیب پیش می روند باعث ضرر به کسب و کارها می شوند
سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار bpms توسط شرکت ها برای مدیریت عملیات استفاده می شود. bpms به ساده سازی عملیات و کارآمدتر کردن فرآیند ها در سازمان کمک می کنند. هدف اصلی یک سیستم BPMS خودکار سازی فرآیندهای تجاری است که منجر به افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و بهبود کیفیت خدمات می شود.
.برخی از دلیلی که نشان می دهد شما به سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارید :
- اتلاف زمان
- تکرار اشتباهات در پروژه ها
- افزایش خطا در پروژه ها
- کمبود و یا نبود اطلاعات کافی در مورد پروژه
ما در این مقاله گفتیم که نرم افزار BPMS چیست و چه مزایای داره و بدون استفاده از این نرم افزار کسب و کار ها به مشکل می خورند.
اگر هنوز BPMS را برای سازمان خود انتخاب نکرده اید ، زمانش فرا رسیده است. انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای هر شرکتی یک تصمیم مهم است. حتماً نرم افزاری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و بتواند بر اساس نیاز های شما سفارشی سازی بشه .
ممنون از توضیحاتتون