با افزایش سن شرکت ها ، گردش کار می تواند ناکارآمدی ایجاد کند. و فرآیندها ممکن است از رکود و انزوا و کندی رنج ببرند. این گردش کارها می تواند از نحوه مرتب سازی نامه الکترونیکی تا نحوه مدیریت تعاملات بین فروشندگان و مشتریان متغیر باشد. حتی مسائل كوچك نیز می توانند در عملیات یک شرکت یا سازمان تأثیرات زیادی داشته باشند. در این مقاله یاد می گیریم BPMS چیست و با مزایای آن آشنا می شویم.
BPMS چیست؟
نرم افزار BPM ابزاری برای اتوماسیون فرآیندها است. BPMS به شما کمک می کند تا فرآیندهای روزمره خود را شناسایی کنید. و با کاهش اشتباهات و کنترل هزینه های شرکت، کارآیی بیشتری همراه با سرعت در سازمان خود داشته باشید.
درک تعریف مدیریت فرآیند تجارت پیش شرط اجرای آن است. نرم افزار مدیریت فرآیند تجارت راه حلی است که برای کمک به مشاغل در درک ، نظارت و اتوماسیون فرآیندهای تجاری خود و اجرای استراتژی BPM قوی خود طراحی شده است.
در واقع نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) تجزیه و تحلیل ، مدیریت و بهبود فرایندهای تجاری شما را آسان می کند.
BPMS به عنوان یک تکنیک و روش ساختاریافته برای ساده سازی عملیات و افزایش کارایی استفاده می شود. این تکنیک ها اغلب برای شناسایی، مدل سازی، تحلیل، اصلاح و بهبود فرآیندها با کمک اتوماسیون استفاده می شود.
بیشتر بخوانید: معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار BPMS
4 مدل اصلی BPMS
- مدل سازی : روند کار خود را ترسیم کرده و زمان و هزینه مورد نیاز برای اجرای فرآیند خود را اندازه بگیرید
- اتوماسیون : فرآیند خود را از یک فرایند دستی به یک فرآیند الکترونیکی تبدیل کنید که در آن داده ها در فرم های وب جمع آوری می شوند. و به راحتی از برنامه های شخص ثالث موجود منتقل می شوند.
- مدیریت : از فرآیندهای خود، داده های کسب و کار در آن فرآیندها و تأثیر شرکت کنندگان در فرآیند اطلاعات کسب کنید.
- بهینه سازی : بیاموزید که چگونه روند کار روزمره خود را کارآمدتر ، با هزینه بیشتر و کنترل اشتباهات انجام دهید.
مزایای نرم افزار BPMS
پاسخ این سوال کوتاه نخواهد بود. اما آسان ترین و مهمترین آن این است که نرم افزار BPM به سرعت و کارایی شما کمک می کند. در اینجا چند نکته ذکر شده است تا به شما ایده کلی بدهد که چگونه نرم افزار BPM می تواند به شما در اجرای استراتژی جامع BPM خود کمک کند.
یک بنیاد مبتنی بر BPM مدیریت کامل چرخه عمر فرآیندهای تجاری و ادغام در سراسر فناوری ها را فراهم می کند. همچنین کارآیی در بین افراد ، فرآیندها و فناوری ها افزون می شود.
بسیاری از راه حل های موجود در بازار امروز به سادگی نمی توانند راه حل شما را در آینده اثبات کنند. بر خلاف راه حل های خاص مانند ERP یا مدیریت اسناد ، راه حل های مدیریت فرآیند تجارت برای حل نیازهای آینده شما با یک راه حل انعطاف پذیر و کارآمد طراحی و ساخته شده است.
- کاهش هزینه ها را به حداکثر می رساند. رشد را فراهم می کند. تغییرات را مدیریت می کند و یک استراتژی تجاری یکپارچه‌ای را اجرا می کند.
- یکپارچه سازی بین سازمانی را قادر می سازد تا کنترلهای مدیریت را در سطح فناوری گسترش و گسترش دهد.
- با تغییر الزامات ، قوانین ، فرایندها و مقررات ، تغییرات را به طور موثر مدیریت می کند.
- یک محیط ساختاری اما قابل برنامه ریزی برای گسترش به سایر صنایع و نیازهای اتوماسیون فرآیند برای به حداقل رساندن هزینه های آموزش فراهم می کند.
چه تفاوتی بین BPMS و اتوماسیون وجود دارد؟
نرم افزار اتوماسیون اداری به سادگی وظایف را از فردی به فرد دیگر هدایت می کند. به عنوان مثال می توان روند بررسی سند را نام برد. در این روند یک سند از یک شخص به فرد دیگر هدایت می شود. هنگامی که همه سند را بررسی کردند ، روند کار کامل می شود. یک مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار از چند طریق نرم افزار اتوماسیون را به سطح کاملاً جدیدی منتقل می کند.
از دیدگاه فنی ، یک فرآیند کسب و کار شامل یکپارچه سازی بدون کد با سیستم های موجود ، قوانین تجارت ، گیرندگان ، داده های تجاری ، فرم ها و الگوها است.
اگر اتوماسیون دارید چرا به BPMS نیاز دارید؟
توسعه ، ساخت ، اتوماسیون و یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری با BPMS به شرکت امکان می دهد تا در وقت خود صرفه جویی کنند. و هزینه ها را کاهش دهد. با این حال وقت گذاشتن برای کدنویسی ، قوانین تجاری و معماری مسیریابی ، کارمندان شرکت شما را از صلاحیت اصلی خود دور می کند.
هدف اصلی اتوماسیون فرآیندها انجام بسیاری از کارهای مربوط به وظایف روزمره کارمندان است. که به لطف سیستم گردش کار برنامه ریزی شده است. ساخت اتوماسیون شامل جمع آوری وظایف، اقدامات یا مکانیسم های ورودی (به عنوان مثال فرم ها یا ورودی های سیستم) برای تقلید از رفتار یک فرآیند تجاری است.
پیاده سازی BPMS
موفقیت یک سیستم یا نرم افزار BPM به انتخاب نرم افزار مناسب برای سازمان شما ختم نمی شود. عامل اصلی موفقیت یک طرح مدیریت فرآیند، اجرای آن است.
10 نکته مهم پیاده سازی سامانه مدیریت فرآیند:
- انتخاب پلتفرم
- انتخاب فرآیند
- شناسایی تیم فرآیندساز
- تنظیم معیارها
- ترسیم نمودار گردش کار
- ملاقات با سهامداران
- آزمایش سیستم
- ادغام و نظارت
- آموزش کاربران
- بهینه سازی و مقایسه
BPMS ابری
نرم افزار ابری از طریق مرورگر وب شما از هر مکانی قابل دسترسی است. جدا از قابلیت دسترسی ، BPMS ابری مسئولیت مدیریت نرم افزار را به عهده سازمان می گذارد. نرم افزارهای ابری معمولاً در قالب SaaS (Software as a service) ارائه می شوند. که منجر به پرداخت هزینه کمتری برای مشتری می شود.
تفاوت نرم افزار BPMS و سیستم ERP
در حالی که سیستم های ERP مزایای زیادی در توانایی ادغام سیستم ها و برنامه های مختلف دارند ، بینش فرآیندها محدود است. علاوه بر این ، در بازار و وضعیت اقتصادی امروز ، به دلایل مختلفی (هزینه ، منابع ، مزیت رقابتی و غیره) ، می توان به سرعت در هنگام تصمیم گیری برای اتوماسیون سیستم های جدید به سرعت حرکت کرد. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار نقاط قوت را در چهار زمینه اصلی در مورد فرآیندهای تجاری فراهم می کند:
- مدلسازی فرآیند
- اتوماسیون
- مدیریت
- بهینه سازی فرآیند
می توان ادعا کرد که مزیتی که سیستم های ERP ارائه می دهند این است که به طور موثری از عهده اتوماسیون و مدیریت فرآیند برمی آیند. اما به منابع برنامه نویسی شدید و برنامه های طولانی پروژه نیاز دارد. که بسیاری از سیستم های نرم افزاری BPM نیاز ندارند. BPMS نه تنها قابلیت اتوماسیون گردش کار را فراهم می کند. بلکه توانایی اتوماسیون و مدیریت فرایندهای تجاری را بدون نیاز به کدگذاری فراهم می کند. علاوه بر این ، نرم افزار BPM توانایی ارائه تجزیه و تحلیل فرآیند قبل و بعد از ادامه روند تجارت را دارد .
بهترین مشاغل می فهمند که با تغییر زمان باید سازگار شد. فناوری در حال پیشرفت است و فرایندهای تجاری پیچیده تر می شوند. به همین ترتیب، داشتن یک استراتژی جامع BPM و اتوماسیون کردن فرآیندها ، یکنواخت بودن و عملکرد روان به همان اندازه که مقیاس می گیرید، امری ضروری است. کلید رشد ، داشتن چارچوب مناسب است. فرایندهای تجاری که شما را برای موفقیت آماده می کنند. با استفاده از ابزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار آن را درست انجام دهید. و سازمان شما مانند یک ماشین روغن کاری شده خوب اداره خواهد شد.
اگر هنوز BPMS را برای سازمان خود انتخاب نکرده اید ، زمانش فرا رسیده است. انتخاب صحیح نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار برای هر شرکتی یک تصمیم مهم است. حتماً بستری را انتخاب کنید که متناسب با نیازهای شما باشد و شرکت شما برای آن آماده باشد.