BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار یک سیستم جامع است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای پیچیده خود را خودکار و به‌طور یکپارچه مدیریت کنند. این نرم‌افزار به‌ویژه برای فرآیندهایی که شامل چندین مرحله و نیاز به تعاملات مختلف دارند، طراحی شده است. 

به‌عنوان مثال، فرآیند درخواست مرخصی، که شامل مراحل تایید مدیر و بررسی منابع است، با استفاده از BPMS به‌طور خودکار انجام می‌شود، بدون اینکه نیاز به مدیریت دستی باشد؛ یعنی پس از پر کردن فرم مرخصی توسط کارمند، این درخواست به طور اتوماتیک به مسئول مربوطه ارجاع داده می‌شود و مرحله‌به‌مرحله این درخواست به صورت دیجیتال در سیستم به گردش در می‌آید.

بنابراین استفاده از BPMS در سازمان‌ها باعث افزایش کارایی، کاهش خطاها، و سرعت بالاتر در انجام فرآیندها می‌شود. همچنین، این سیستم‌ها به مدیران این امکان را می‌دهند که در هر لحظه وضعیت فرآیندها را رصد کنند و به‌سرعت مشکلات را شناسایی و حل کنند.

در توضیح تفاوت BPMS و نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری نیز باید بگوییم که اتوماسیون برای خودکارسازی وظایف ساده و تکراری طراحی شده‌اند (مانند ارسال ایمیل)، اما BPMS به‌طور کامل فرآیند را از ابتدا تا انتها خودکار می‌کند و برای فرآیندهای پیچیده‌تری که شامل چندین مرحله و تصمیم‌گیری هستند، مناسب‌تر است؛ هرچند که هزینه‌ و تخصص بیشتری نیاز دارد.  در ادامه بهترین نرم افزارهای bpms رایگان را معرفی می‌کنیم و مزایا، محدودیت‌ها و کاربردهای آن‌ها را مرور خواهیم کرد.