مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ در اکثر سازمان ها است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این یک هزینه هنگفت است یا فقط برای فرآیندهای بزرگ ارزش دارد. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما مهم است. در اینجا با مدیریت فرایند کسب و کار بیشتر آشنا می شوید
مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار و یا همان Business Process Management (BPM) یک رشته سازمانی است که در آن شرکت یک گام به عقب بر می‌دارد و به همه ی فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه می‌کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل فرآیندهای قابل پیش بینی است، که هسته اصلی کسب و کار آن شرکت را تشکیل می دهد.
هر بخش در یک شرکت مسئول گرفتن مقداری مواد خام یا داده و تبدیل آن به چیز دیگری است. ممکن است یک یا چند فرآیند اصلی وجود داشته باشد که هر بخش مدیریت می کند.
آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا پروژه است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که بر وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریان های یکباره یا غیرقابل پیش بینی را مدیریت می کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه ای از فعالیت هایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها اغلب یک بار و غیر قابل تکرار هستند. هنگامی که این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شده باشند، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداومی که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند متمرکز است.
چرا مدیریت فرایند کسب و کار اهمیت دارد؟
هنگامی که فرآیندهای تجاری ضعیف، سازماندهی نشده و سیستماتیک باقی می مانند، می توانند منجر به آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از آنها می توانند اثرات کامل یک فرآیند، شروع و پایان آن، داده های کلیدی مورد نیاز، و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه نهفته است را بررسی کنند و ببینند.
فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب و کار آسیب می زند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:
- زمان تلف شده
- خطاهای بیشتر
- افزایش سرزنش
- کمبود داده
- کارکنان بی روحیه
با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند و تمامی جنبه های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند
بیشتر بخوانید: چرا مدیریت فرایندهای تجاری مهم است؟
انواع مختلف مدیریت فرایند کسب و کار
مراحل چرخه عمر BPM
مرحله 1: طراحی
اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد.
مرحله 2: مدل سازی
فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند ضرب‌الاجل‌ها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند ارائه دهید.
مرحله 3: اجرا
ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.
مرحله 4: نظارت
همانطور که در کار انجام می شود، مراقب فرآیند باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه گیری کارایی و تعیین گلوگاه ها استفاده کنید.
مرحله 5: بهینه سازی
همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.
بیشتر بخوانید: BPMS چیست
مزایای استفاده از مدیریت کسب و کار چیست ؟
BPM روشی است برای مدیریت فرآیندها که کیفیت و کارایی عملیاتی سازمان ها را بهبود می بخشد.
BPM به خوبی اجرا شده می توان خطاها را کاهش دهد، در زمان صرفه جویی کند، انطباق را بهبود بخشد، چابکی را افزایش دهد و در نهایت به ارائه محصولات و خدمات بهتر به مشتریان کمک کند.
بهبود کارایی و کیفیت
تغییر و بهینه سازی فرآیندهای سازمان برای همگام شدن با شرایط ضروری است. BPM به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهای کسب و کار را متوقف کنند، تغییرات را اعمال کنند و مجدد آنها را اجرا کنند. تغییر گردش کار، و همچنین استفاده مجدد و سفارشی کردن آنها، فرآیندهای کسب و کار را قادر می سازد تا سرعت بیشتری داشته باشند.
مدیریت مالی
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار،می تواند مشکلات سازمان را رفع کند، که به طور قابل توجهی هزینه ها را در طول زمان کاهش می دهد. تاثیر مدیریت فرایند در سازمان ها می تواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریع مشتریان به خدمات و محصولات باشد که منجر به فروش بالاتر و بهبود درآمد می شود.
کارایی بیشتر
ادغام فرآیندهای کسب و کار این قابلیت را دارد که کارایی فرایندها بهبود ببخشد. با اطلاعات درست، صاحبان فرآیند می توانند مشکلات سازمان را از نزدیک نظارت کنند و در صورت نیاز کارهای اضافی را حذف کنند. حذف کارهای تکراری، به کارایی بیشتر در فرآیند کسب و کار می افزاید.
افزایش شفافیت
از آنجایی که تمامی مراحل فرآیند کسب و کار به وضوح در دسترس هستند و مدیران کسب و کار می توان مراحل مختلف یک فرایند را مشاهد و پیگیری کنند. این امر شفافیت و مسئولیت پذیری بیشتری را در طول یک فرآیند فراهم می کند. این باعث ایجاد ارتباط بیشتر بین تیم ها می شود.
استراتژی BPM مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) شامل تعریف، طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار برای افزایش کارایی، اثربخشی و چابکی است.
BPM و BPA چه تفاوتی با یک دیگر دارند ؟
بسیاری مفاهیم BPM و BPA را یکسان می دانند در صورتی که BPM , BPA دو مفهوم متفاوت در مدیریت فرآیندهای کسب و کار هستند . همانطور که می دانیم BPA در مورد خودکار کردن فرآیندها است و روشی برای تحلیل و مدل سازی فرآیندها است، در حالی که BPM در مورد مدیریت فرآیندها است و روشی برای طراحی و اجرا و بهبود بهروی فرایند های کسب و کار است. به بیان ساده، BPA را می توان نوعی BPM در نظر گرفت.
BPA به روشی برای ساده سازی فرآیندهای تجاری گفته می شود. که می توان طیف گسترده ای از برنامه ها و ابزارها را به کار گیرد و هدف آنها دستیابی به دستاوردهایی در بهره وری، چابکی، کارایی و هماهنگی در وظایف روزانه یک کسب و کار است.
BPM یک رویکرد مدیریتی برای بهبود فرآیندهای تجاری است.
نمونه های از مدیریت فرایند کسب و کار
- منابع انسانی : منابع انسانی می تواند از BPM برای ساده سازی اسناد و مدیریت گردش کار استفاده کند. به کارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM)، به سازمان ها کمک می کند تا فرآیندهای منابع انسانی را از ابتدا تا انتها خودکار کنند و در نتیجه هزینه، زمان و فرم های کاغذی را کاهش می دهد.
- بخش فروش :در اکثر سازمان ها، تیم فروش زمان زیادی را صرف هماهنگی با تیم مالی می کند تا فاکتورهای فروش تایید شود. حتی یک اشتباه تایپی کوچک در فاکتورها باعث مشکل می شود. استفاده از مدیریت فرآیند کسب وکار تأیید فاکتور را خودکار می‌کند و در نتیجه احتمال خطا بین تیم فروش و مالی را از بین میبرد.
- امور مالی : شرکت ها می توانند مدل های مختلفی را برای استاندارد سازی سفارش های ارسالی از تیم های مختلف ایجاد کنند. علاوه بر این، سفارشی کردن گردش کار می تواند برای سناریوی منحصر به فرد ایجاد شود.