مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک چالش بزرگ در اکثر سازمان ها است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند که این یک هزینه هنگفت است یا فقط برای فرآیندهای بزرگ ارزش دارد. با این حال، BPM بدون توجه به اندازه کسب و کار شما مهم است. در اینجا با مدیریت فرایند کسب و کار بیشتر آشنا می شوید
مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رشته سازمانی است که در آن شرکت یک گام به عقب برمی‌دارد و به همه ی فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه می‌کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می کند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل فرآیندهای قابل پیش بینی است، که هسته اصلی کسب و کار آن شرکت را تشکیل می دهد.
هر بخش در یک شرکت مسئول گرفتن مقداری مواد خام یا داده و تبدیل آن به چیز دیگری است. ممکن است یک یا چند فرآیند اصلی وجود داشته باشد که هر بخش مدیریت می کند.
آیا BPM مانند مدیریت وظیفه یا پروژه است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که بر وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریان های یکباره یا غیرقابل پیش بینی را مدیریت می کند).
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه ای از فعالیت هایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها اغلب یک بار و غیر قابل تکرار هستند. هنگامی که این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شده باشند، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می شود.
مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر فرآیندهای تکراری و مداومی که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند متمرکز است.
چرا مدیریت فرایند کسب و کار اهمیت دارد؟
هنگامی که فرآیندهای تجاری ضعیف، سازماندهی نشده و سیستماتیک باقی می مانند، می توانند منجر به آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از آنها می توانند اثرات کامل یک فرآیند، شروع و پایان آن، داده های کلیدی مورد نیاز، و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه نهفته است را بررسی کنند و ببینند.
فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب و کار آسیب می زند و منجر به یک یا چند مورد از این سناریوها می شود:
- زمان تلف شده
- خطاهای بیشتر
- افزایش سرزنش
- کمبود داده
- کارکنان بی روحیه
با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان ها می توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند و تمامی جنبه های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند
بیشتر بخوانید: چرا مدیریت فرایندهای تجاری مهم است؟
مراحل چرخه عمر BPM
مرحله 1: طراحی
اکثر فرآیندها شامل یک فرم برای جمع آوری داده ها و یک گردش کار برای پردازش آن هستند. فرم خود را بسازید و مشخص کنید چه کسی صاحب هر وظیفه در گردش کار خواهد شد.
مرحله 2: مدل سازی
فرآیند را در یک طرح بصری نشان دهید. جزئیاتی مانند ضرب‌الاجل‌ها و شرایط را اصلاح کنید تا ایده روشنی از توالی رویدادها و جریان داده‌ها در طول فرآیند ارائه دهید.
مرحله 3: اجرا
ابتدا فرآیند را به صورت زنده با یک گروه کوچک آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. اطمینان حاصل کنید که دسترسی به اطلاعات حساس را محدود کرده اید.
مرحله 4: نظارت
همانطور که در کار انجام می شود، مراقب فرآیند باشید. از معیارهای مناسب برای شناسایی پیشرفت، اندازه گیری کارایی و تعیین گلوگاه ها استفاده کنید.
مرحله 5: بهینه سازی
همانطور که تجزیه و تحلیل می کنید، به تغییراتی که باید در فرم یا گردش کار خود انجام دهید تا کارآمدتر شوند، توجه کنید. مراحل بهبود فرآیند کسب و کار را در نظر بگیرید.