مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت دستی زمانی که سازمان کوچک باشد ساده و آسان به نظر برسد, اما با رشد کسب و کار پیچیدگی فرآیندها نیز افزایش پیدا میکند. ایجاد یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) خوب شامل طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای اصلی کسب و کار می باشد. یک سیستم متناسب با فرآیندهای کسب و کار کمک می کند تا رشد سازمان بیشتر شود.
قبل از طراحی فرایند ها در نرم افزار BPMS باید درک درستی از نیاز های سازمان خود داشته باشید . در مرحله اول، باید یک استراتژی توسعه برای فرایند های خود داشته باشید. این مرحله تأیید می کند که BPMS با اهداف کسب و کارتان هماهنگ است و چالش ها و مشکلاتی که با آن روبرو هستید را برطرف می کند.
اگر به دنبال طراحی فرایندهای خود در نرم افزار BPMS هستید ,این مقاله به شما کمک می کند تا مراحل طراحی فرایند را در نرم افزار BPMS بیاموزید .
چگونه یک فرایند را در نرم افزار bpms طراحی کنیم ؟
طراحی یک فرایند در نرمافزار BPMS (Business Process Management System) شامل چندین مرحله است که به شما کمک میکند تا جریان کار سازمان را به‌صورت خودکار و بهینه مدیریت کنید. مراحل طراحی فرایند در یک سیستم BPMS معمولاً به شرح زیر است:
طراحی مدل فرایند
در این مرحله باید تمام فرآیند های عملیاتی و اجرایی سازمان را مشخص کنید و با زبان BPMN2.0 مدلسازی فرایندها سازمانتان را ترسیم کنید.
طراحی مدل داده
در این مرحله باید داده ها و فیلد های مورد نیاز فرم طراحی شود . نرم افزار BPMS استاندارد اطلاعات موجود را در پایگاه داده خود ایجاد می کند که سایر سیستم ها می توانند از این اطلاعات استفاده کنند.
طراحی فرم ها
پس از طراحی مدل داده ، نوبت به طراحی فرمها می رسد. این مرحله براساس مدل داده ایجاد شده ، انواع فرمهای سازمانی را با شکل , قابلیت و هرگونه اعتبارسنجی مورد نیاز سازمان طراحی می شود.
تعریف قوانین
برای هر وظیفه یا تصمیم‌گیری در مراحل فرایند، باید قوانین و شرایط خاصی تعریف شود. این شامل دستورالعمل‌ها یا قواعدی است که باید در طول فرایند دنبال شوند. در نرمافزار BPMS این قوانین ممکن است به‌صورت اسکریپت‌ها، توابع یا شرایط منطقی پیاده‌سازی شوند.
تعیین نقش و مسئولیتها
در هر مرحله از فرایند باید مسئولیتها و نقش‌ها را مشخص کنید. این شامل تخصیص فعالیت‌ها به افراد یا سیستم‌ها است.
یکپارچه سازی
بعد از طی کردن مراحلی که گفته شد ، میتوان فرآیندها را با سایر سیستم های سازمان یکپارچه شود.
بیشتر بخوانید : طراحی فرآیند چیست ؟
اجرای فرایند
پس از تکمیل طراحی و تست، می‌توانید فرایندها را در سیستم BPMS به‌طور کامل پیاده‌سازی کنید. این مرحله شامل تنظیمات نهایی، تعریف کاربران، تخصیص منابع و اتصال به سیستم‌ها است.
با انجام مراحل گفته به سادگی می توان یک فرایند ساخت و در سازمان به اجرا در آورید. پس از اجرای فرایند گردش فرم به صورت خودکار توسط BPMS انجام می شود و هر کار بر اساس دسترسی که دارد می تواند از فرآیند های پیاده سازی شده استفاده کند.
خدمات شرکت سماتوس در طراحی فرایند با نرم افزار BPMS
مرحله اول: تهیه مدل فرآیند کسب و کار
صرفاً انتقال فرآیندهای دستی به نرم افزار راه حل اصلی برای جلوگیری از مشکلات نیست، زیرا هر فرآیندی شامل مجموعه ای از الزامات است تا فرآیند استاندارد باشد، بنابراین صرفاً داشتن یک اتوماسیون اداری و bpms نمی تواند منجر به رشد سازمان شود.
تهیه مدل فرآیند کسب و کار شامل مراحل زیر است:
- برنامه ریزی فرآیندها
- آماده سازی اسناد با توجه به فرآیندها
- ایجاد شاخص های مناسب برای فرآیندها
- تعیین داشبوردهای مناسب برای ارزیابی شاخص ها
مرحله دوم: انتخاب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب برای سازمان
در این مرحله نرم افزار بر اساس تعداد پرسنل سازمان، تعداد فرآیندهای تعریف شده در سازمان، پیچیدگی فرآیندها و فرآیندهایی که به گفته مدیریت باید در نرم افزار BPMS ایجاد شود، انتخاب می شود.
همچنین برگزاری کلاس های آموزشی برای کارمندانی که از سیستم استفاده می کنند به منظور یادگیری مفاهیم اولیه نرم افزار BPMS و یا تغییر تنظیمات نرم افزار به طوری که در صورت تغییر در مدل، راهبر بتوانند سیستم را تنظیم کنند از خدمات شرکت ارائه شده سرکت سماتوس در هنگام راه اندازی سامانه bpms می باشد.
مرحله سوم: پیاده سازی و طراحی فرآیند در نرم افزار
پیاده سازی وطراحی فرایند ها توسط شرکت سماتوس دو مرحله دارد که شامل :
مرحله 1 – پس از انتخاب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب و شخصی سازی سیستم با توجه به نیازهای سازمان شما از جمله تغییر و بازنویسی برخی از کدهای نرم افزاری بر اساس مدل فرآیند انجام شود. سپس فرآیند در نرم افزار چندین بار به عنوان نمونه اجرا می شود.
مرحله 2 – تعریف داشبوردهای مناسب، در این مرحله، بر اساس فرآیندهای شناسایی شده در فاز 1، تیم پروژه داشبوردی از شاخص های مناسب طراحی شده برای تجزیه و تحلیل فرآیندها و شامل محدودیت های قابل قبول هر شاخص را درج می کند.
مرحله چهارم: شناسایی باگ های سیستم و رفع آنها برای بهبود
پس از اجرای آزمایشی و طراحی فرآیند ها، نرم افزار به طور کامل در سازمان مستقر می شود و در بازه زمانی مشخص، خطاهای فرایند شناسایی شده و نقاط بهبودی که می تواند به اجرای بهتر آن کمک کند در نرم افزار اصلاح می شود و در نهایت اجرا می شود.
هدف از طراحی فرایند ها دستیابی به موارد زیر است:
- کاهش خطا
- کاهش زمان انجام کارها
- بهبود سیستم نظارت
- تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیند
- تسهیل تغییرات سازمان
لازم به ذکر است تیم سماتوس برای ارائه پشتیبانی لازم جهت تحلیل، بهبود و پیاده سازی فرآیندهادر خدمت شما خواهد بود.
الزامات اجرای BPMS چیست؟
برای اجرای bpms ابتدا باید از مناسب بودن و استاندارد بودن فرآیندها اطمینان حاصل کرد. زیرا مکانیزه شدن فرآیندهای اشتباه تنها باعث افزایش اشتباهات می شود. بنابراین، قبل از هر چیز باید فرآیندهای سازمانتان را استاندارد کنید و از برنامه ریزی صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.
سپس پیشنهاد می شود فرآیندهای سازمان را مدل سازی کنید و از مناسب بودن آن ها اطمینان داشته باشد تا استفاده از نرم افزار مدیریت فرآنید کسب و کار آسان تر شود.
۳ مشکلی که با طراحی فرآنید حل می شود چیست؟
- گردش کار پیچیده
- انطباق با فرآیندهای تجاری
- ادغام روان با سیستم های دیگر
- گروه های کاربری متنوع و عدم دسترسی
برای دریافت اطلاعات بیشتر و دمو رایگان نرم افزار و اطلاع از قیمت نرم افزار bpms با کارشناسان ما در تماس باشید.