آشنایی با دفتر اندیکاتور و اندکس

دفتر اندیکاتور دارای دو فرم متفاوت برای نامه‌های وارده و صادره است. این فرم‌ها شامل یک سری ستون است که به بایگانی و پیدا کردن نامه‌ها کمک می‌کند.

• شماره ردیف: معمولا همان شماره اندیکاتور است.
• تاریخ: تاریخی که نامه در آن ارسال یا دریافت شده است.
• گیرنده نامه: سازمان، مقام یا فردی که نامه به آن ارسال می‌شود.
• موضوع: موضوع توسط نویسنده نامه مشخص می‌شود و متن نامه درمورد همین موضوع است.
• شرح نامه: توضیحی کلی در مورد محتوای نامه (معمولا می‌توان از موضوع نامه برای پر کردن این قسمت کمک گرفت).
• شماره نامه: هر نامه دارای شماره مشخصی است که سازمان‌ها بسته به سیستم بایگانی به آن اختصاص می‌دهند.
• ذکر شماره‌های قبل: ثبت شماره‌های نامه‌هایی که قبلا صادر شده، ولی به این نامه مرتبط هستند.
• صاحبان نامه: منظور، فرستنده نامه است که می‌تواند یک سازمان یا فرد باشد.
• ارجاع: اگر نیاز باشد که نامه به فرد، واحد یا سازمان خاصی ارجاع داده شود، در این بخش ثبت می‌شود.
• شماره پرونده: اگر نامه مربوط به یک پرونده خاص باشد، در این بخش شماره آن پرونده ذکر می‌شود.
• رونوشت: اگر احتیاج باشد رونوشت از نامه‌ها به فرد یا واحدی فرستاده شود، در این ستون نوشته می‌شود.
• پیوست: در این ستون ذکر می‌شود که نامه پیوست دارد یا خیر؛ اگر پیوست وجود دارد باید تعداد آن ثبت شود.