احتمالا همه شما می دانید نرم افزار BPMS چیست و با آن آشنا هستید. سامانه فرآیند ساز متشکل از سه زیر سامانه فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز می باشد. و برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. اما یک سامانه مدیریت فرایند همیشه موفق نیست. برای اجرای موفق پروژههای مدیریت فرایندها، سازمانها نیازمند رعایت پارهای از عوامل هستند. در اینجا عوامل موفقیت پروژه bpm بیان می شود.
عوامل موفقیت پروژه BPM
راهبری
در صورت عدم در اختیار داشتن حمایت کامل و بیقیدوشرط هیئت مدیره و مدیرعامل سازمان، نباید به اجرای BPM اقدام کرد. در حال حاضر تعداد بسیار اندکی از اعضای هیئت مدیره و مدیران عامل درحال تبدیل سازمانها به سازمانهای فرایندمحور هستند.
بیشک آگاهی سازمانها نسبت به اهمیت فرایندها، در سازمانهای مختلف در حال افزایش است. اما هنوز راه بسیار طولانی برای دستیابی به سازمانهای فرایندمحور وجود دارد.
رهبری در این زمینه یعنی باید توجه، حمایت، تشخیص بودجه، تعهد و زمان رهبر سازمان را در اجرای پروژهی BPM در اختیار داشت.
بیشتر بخوانید : انواع فرآیند کسب و کار
زمان
زمان یکی از عوامل کلیدی است، که لازم است از هیئت مدیره اخذ شود. این عامل به هیچ عنوان بدین معنی نیست که رهبر سازمان تنها ماهی یک بار خود را در کمیته راهبری نشان دهد. بلکه تعهد زمانی به معنی حمایت کامل رهبر سازمان از پروژهی بهبود فرایند در میان همکاران، ذینفعان، مشتریان، تامینکنندگان و کارکنان سازمان است.
رهبر باید بهعنوان «سرپرست فروش» پروژهی BPM باشد و باید بهطور مداوم مزایا و خروجیهای مورد انتظار پروژهی BPM را به تمامی افراد سازمان بفروشد.
پیوند زدن پروژهی BPM به استراتژی سازمان
پروژههای مختلف برای این ایجاد میشوند که بتوانند به اجرای استراتژیها و اهداف سازمان کمک کنند. اگر اینطور نباشد، پروژهی مورد نظر نباید وجود داشته باشد. مگر اینکه بهطور خاص بهعنوان یک راهکار تاکتیکی کوتاه مدت برنامهریزی شده باشد. اما راهکارهای تاکتیکی کوتاه مدت برای سازمان بسیار خطرناک هستند.
مدیران از این راهحلها برای حل مسائل فوری استفاده میکنند. سپس توجه آنها به مسائل دیگر معطوف میشود. در نتیجه آنها دیگر هیچگاه زمان لازم برای تمرکز مجدد بر مسئلهی اصلی را نمییابند و در تلهی رشتهای از راهکارهای تاکتیکی گیر خواهند افتاد. که این امر در طول زمان به چالش عمده ای تبدیل خواهد شد.
استراتژی سازمان تنها زمین مشترکی است که تضمین میکند که همهی افراد در پروژههای مختلف به سوی اهداف یکسانی گام برمیدارند.
بیشتر بخوانید : مدیریت فرآین کسب و کار (bpm) چیست ؟
معماری فرایند ها
معماری فرآیندهایی با اولویت بالا را در یک صفحه به تصویر می کشد که به طور منظم مورد بحث قرار گرفته می شود .عملکرد فعلی فرآیندهای اولویت بالایی دارند و نیاز به بهبود دارند شناخته می شود.
اندازه گیری
اندازه گیری مواردی که برای سازمان و مشتریان ان اهمیت دارد، برای موفقیت ضروری است. این شامل بررسی کسب و کار از بیرون و کیفیت فرآیندهای کسب و کار و ایجاد ارزش و هزینه و بهره وری است.
رویکرد ساختیافته برای اجرای BPM
بدون استفاده از رویکرد ساختیافته نمیتوان تضمین کرد که پروژهی BPM با استراتژیهای سازمان همراستا شود. در این موارد با پیشرفت پروژه و بیشتر شدن فشارها سازمان موفق به درپیش گرفتن رویکرد سیستماتیک و ساختاری موردنیاز نخواهد شد.
توانمند ساختن کارکنان
کارکنان به شدت تحت تاثیر پروژههای BPM قرار میگیرند. ممکن است با تغییر فعالیتها و وظایف نقش آنها به میزان زیادی تغییر کند. شاید برای نخستین بار نیاز باشد که عملکرد آنها ارزیابی شود.
رهبران تیمهای کسبوکار ممکن است برای اولین بار نیازمند مدیریت فرآیند، برنامهریزی حجم و ظرفیت کار و فرآیند ساز باشند. افراد مهمترین سرمایههای سازمان هستند؛ بنابراین تا زمانی که سیستمهای ارزیابی عملکرد و اخذ بازخور مجدداً طراحی و بهخوبی مستقر نشوند، نباید عملکرد آنها مورد ارزیابی قرار بگیرد. باید بتوان پیش از اجرای فرایندهای جدید و ارزیابی کارایی کارکنان در آن فرایندها، آنها را توانمند ساخت تا بتوانند در ساختار جدید بهخوبی کار کنند.