هر سازمانی با مجموعهای فرایند ها کار میکند و از مدیریت فرایندهای کسب و کار بهره مند می شود. اما فرایندها به یک اندازه مهم نیستند.فرآیندهای کسب و کار مجموعه ای از اقدامات قابل تکرار است که توسط یک تیم یا شرکت برای دستیابی به نوعی هدف تجاری برداشته می شود. مانند: مدیریت تحویل کالا ، مونتاژ محصولات ، مرخصی و ماموریت کارمندان و … در این مقاله انواع فرآیندهای کسب و کار را بررسی خواهیم کرد.
فرایند کسب و کار چیست ؟
فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت ها یا وظایف ساختاریافته و هماهنگ است که یک سازمان برای دستیابی به یک هدف خاص، تولید محصول یا ارائه خدمات انجام می دهد. این شامل مراحل، منابع و افراد مختلفی است که به شیوه ای سازمان یافته با هم کار می کنند تا از عملکرد کارآمد سازمان اطمینان حاصل کنند و برای مشتریان یا ذینفعان ارزش ایجاد کنند.
کسب و کار مشترک برای حفظ روابط قوی، هماهنگی فعالیت ها، و اطمینان از تراکنش های یکپارچه یا تبادل اطلاعات بین طرف های مختلف ضروری است. فرایند های کسب و کار به سازمان ها کمک می کند تا عملیات خود را بهینه کنند، هزینه ها را کاهش دهند و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند.
بیشتر بخوانید : مدیریت فرآیند کسب و کار bpm چیست ؟
انواع فرآیندهای کسب و کار
فرایند توسعه محصول
قلب کسب و کار محصول آن است. چرا توسعه محصولات در فرایند های کسب و کار اهمیت ویژه ای دارند؟
به طور خلاصه میتوان گفت، این فرایند یک فرایند بنیادین است که به رشد شرکت کمک میکند و فرصت بزرگی را برای ارزش نهادن به مشتری در اختیار شما قرار میدهد.
این فرایند یکی از فرایندهایی است که با گذشت زمان و به مرور زمان همیشه جای پیشرفت دارد. با گسترش کسب و کار شما خطوط تولید نیز گسترش مییابد و محصولات شما نیاز به تطابق با نیاز بازار دارد و به این ترتیب فرایند توسعه محصول شما نیز بهینه سازی خواهد شد.
اینکه تیم شما چگونه از ایدهها و مفهوم ها شروع میکند تا به محصول برسد و آن را به بازار بدهد، فرایندی حیاتی برای کسب و کار شما است.
بسیار ضروری است که تیمهایی توسعه، مدیریت ارتباط با مشتریان (crm) را تقویت کنند تا محصول را با توجه به بازخورد مشتریان ارتقا دهند.
فرایند فروش
در واقع یک محصول بدون فروش هیچ معنایی ندارد. پس از توسعه محصول، فرایند مهم بعدی ما در لیست مهمترین فرایندهای کسب و کار، فرایند فروش است.
طبق گزارشات و پژوهش ها ، ۹۰ درصد از شرکتهای با کارایی بالا و کسب و کار های بزرگ ، از فرایند فروش رسمی و هدایت شده استفاده میکنند. این عدد قانع کننده است و جای تعجب ندارد. به خصوص برای کسانی که تجربه دیدن قبل و بعد از یک فرایند فروش رسمی را دارند. یا به تازگی از سامانه فرایندساز استفاده می کنند.
فرایند فروش همراه با تاکتیک های خاص و دستورالعملهایی برای فروشندگان در مراحل خاص میباشد. در هر مرحله از فروش فرایندهای مختلف دیگری وجود دارد که برای سطح بالایی از بهره وری و اجرای فروش تعریف و مدیریت میشود.
فرایند پشتیانی و امور مشتریان
فرایند CRM یک استراتژی برای شخصی و معنادار نگه داشتن هر تعامل مشتری است. یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری داده ها و عملکرد های تیم شما را برای اجرای این استراتژی نیاز دارد. و در نهایت منجر به افزایش مشتریان می شود.
مدیریت ارتباط با مشتری یک استراتژی بلند مدت در زمینه ارتباطات، بازاریابی، فروش و ارائه خدمات به مشتریان است. به علاوه این سیستم دائما خود را با شرایط موجود و تقاضاهای مشتریان سازگار می کند.
قبلا گفتیم که هنگامی که انتقال از فروش به مشتری با موفقیت انجام شد، مسئول حساب باید مشتری را در مورد چگونگی استفاده از محصول برای بهره وری بیشتر آموزش دهد. این کار میتواند با ارائه پشتیبانی مداوم با روشهای آگاهانه و پاسخگویی به مشتری انجام شود.
پشتیبانی از موثرترین راه ممکن زمانی که مشتری تمایل به صحبت کردن داشت برای حل مشکل و نیاز مشتری انجام شود. این فرایند نیازی به پیچیدگی ندارد و تنها یک فرایند موثر است.
فرایند تهیه و تدارکات
این فرایند شامل انتخاب فروشنده، ایجاد شرایط پرداخت، نظارت استراتژیک و همچنین خرید واقعی است. همه این فرایندها اجزای ضروری آنچه هستند که به عنوان چرخه خرید و پرداخت شناخته میشود.
یکی از مزایای یک فرایند تهیه و تدارکات ساده، ایجاد ارتباط قوی با مشتریان است. همچنین این فرایند توانایی نشان دادن کمبود های احتمالی را دارد. کمبود هایی که باعث کاهش تولید محصولات یا نیاز به نیروی بیشتر می شود.
به طور کلی، روند فرایند های تهیه و تدارکات بدین گونه است:
- مرحله 0: تشخیص نیاز
- مرحله 1: شرط خرید
- مرحله 2: بررسی نیاز
- مرحله 3: روند درخواست
- مرحله 4: ارزیابی و قرارداد
- مرحله 5: مدیریت سفارش
- مرحله 6: تأییدیه ها و فاکتور
- مرحله 7: ثبت سوابق
به عبارت دیگر این فرایند باعث میشود شما بتوانید با نظارت دقیق بر فرایند تهیه، مقایسه مناسبی بین نحوه عملکرد واقعی و فعالیتهای برنامه ریزی شده خود انجام دهید و به بخش های مربوطه هشدارهای لازم برای انجام تنظیمات را بدهید.
فرایند مدیریت منابع انسانی
همه فرایندهایی که در لیست مهمترین فرایندهای کسب و کار تا به اینجا گفته شد فرایندهای داخلی هستند. ما در مورد موفقیتهای فروش و مشتریان توضیح دادیم. در حال حاضر تمرکز بر مدیریت فرایندهایی است که کسب و کار شما را به جلو سوق میدهند و خوشبختانه نرخ رشد آنها بسیار سریع است.
وظایف اصلی بخش منابع انسانی معمولاً شامل استخدام کارمندان ، برنامه ریزی ، حقوق و دستمزد ، مدیریت مزایا ، روابط داخلی ، آموزش کارمندان ، انطباق و ایمنی است.
منابع انسانی در توسعه ، تقویت و تغییر فرهنگ سازمان نقش اساسی دارد. پرداخت ، مدیریت عملکرد ، آموزش و توسعه ، استخدام و پردازش و تقویت ارزشهای کسب و کار همه از عناصر اساسی فرهنگ تجارت تحت پوشش منابع انسانی است.
بهبود فرایند های کسب و کار
- نقشه فرایند را تهیه کنید.
- فرایند را تحلیل کنید.
- فرایند را دوباره طراحی کنید.
- منابع را بدست آورید.
- تغییر را اجرا و ابلاغ کنید.
- روند کار را مرور کنید.
با این وجود می توان انواع فرایندهای ایجاد کرد تاکارمندان کارآمدتر و هماهنگی با تغییرات شرکت به روز و یا تغییر کند. بنابراین بسیار اهمیت دارد که شما برای بهینه سازی فرایند کسب و کار خود یک سیستم مدیریت فرآیند داشته باشید. این سیستم به شما اجازه میدهد که ارزیابی دقیقی از چگونگی کار داشته باشید و مراحلی که میتواند ایجاد اخلال در گردش کار روزانه داشته باشد را شناسایی و تنظیم کنید.
بنابراین شما میتوانید تغییرات را با حداقل زمان و تلاش انجام دهید و در عین حال شفافیت و سرعت فرایند کسب و کار خود را افزایش دهید.
بیشتر بخوانید : مزیت های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار bpm
چرخه حیات فرایند های کسب و کار
- شناخت فرایند های کسب و کار
- کشف فرایند های کسب و کار
- تحلیل فرایند های کسب و کار
- طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار
- پیاده سازی فرایند های کسب و کار
- نظارت و کنترل فرایندهای کسب و کار
چرا فرایند های کسب و کار با اهمیت هستند ؟
دلایلی که باعث اهمیت فرایند های کسب و کار در سازمان ها می شوند شامل : باعث ساده سازی آموزش می شود , رضایت مشتریان را افزایش می دهد, باعث افزایش رقابت در محیط کار می شود , باعث حل مشکلات می شود مقیاس پذیری را فعال می کند , نوآوری را تقویت می کند .
مثالی از فرآیندهای کسب و کار
کسبوکارها فرآیندهای مختلفی را بر اساس نوع، صنعت، مکان و غیره انجام میدهند، اما تعداد کمی از آنها در تمام بخشهای کسبوکار انجام میشوند. با استفاده از مثالها، درک انواع فرایندهای سازمانی را آسانتر می شود.
فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت ها یا وظایف به هم پیوسته است که برای دستیابی به یک هدف خاص انجام می شود. به عنوان مثال، فرآیند استخدام نمونهای از فرآیند کسبو کار است که شامل ارسال شغل، برسی متقاضیان، انجام مصاحبه و استخدام کارمندان جدید است.
مثالی دیگر : تصمیماتی که با استفاده از فرآیندهای مدیریتی گرفته می شود. از جمله آنها می توان به تعیین اهداف، بودجه بندی و پیش بینی فروش اشاره کرد.
در زیر نمونه هایی از مدیریت فرآیندهای کسب و کار آورده شده است:
ایجاد استراتژی
تخصیص منابع
کمپین بازاریابی
نتیجه گیری
در این مقاله ما با انواع فرآیند های سازمانی و چرخه حیات کسب و کار آشنا شدیم . اجازه ندهید جریان های کاری نامنظم کسب و کار تان را متوقف کند.
این سیستم برای تصمیمگیریهای هوشمند داده ها را تجزیه و تحلیل میکند، در حالی که پلتفرمهای بدون کد، ایجاد فرآیند و اتوماسیون را آسان میکنند.