انتخاب سیستم های اتوماسیون اداری مناسب

انتخاب سیستم های اتوماسیون اداری مناسب

یک تجارت موفق یک تجارت کارآمد است. این نمی تواند واقعی تر از استارتاپ ها و مشاغل کوچک باشد ، جایی که آخرین موجودی باید با حداکثر کارایی هزینه شود.

هزینه های اداره و راه اندازی یک تجارت در سراسر دنیا در حال افزایش است. داشتن ابزارهای مناسب برای اطمینان از مقرون به صرفه بودن بسیار مهم است. اینجاست که نرم افزار اتوماسیون اداری وارد کار می شود.

اتوماسیون اداری

با تشکر از پیشرفت های تکنولوژیکی ، کارهای بی شمار پرهزینه و زمان بری وجود دارد که می توان به طور خودکار به منظور صرفه جویی در منابع حیاتی انجام داد.

اگر به دنبال ساده سازی عملکرد خود هستید ، آنچه در مورد انتخاب و خرید اتوماسیون اداری مناسب باید بدانید ، در اینجا آمده است.

سیستم های اتوماسیون اداری چیست؟

در وهله اول ، مهم است که تصورات غلط را در مورد آنچه سیستم اتوماسیون اداری واقعاً تشکیل می دهد ، برطرف کنید. ممکن است تصاویری از روباتها و الگوریتم هایی که می توانند کار شما را برای شما انجام دهند در ذهن داشته باشید ، اما اینطور نیست.

هنگام در نظر گرفتن اتوماسیون اداری ، مهمترین چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که استفاده از یک سیستم سخت افزاری یا نرم افزاری است که می تواند به عملکردهای مهم دفتر کمک کرده و کارها را ساده کند.

مجموعه Microsoft Office نمونه ای از اتوماسیون اداری است. این نرم افزار با قرار دادن تمام اسناد و منابع شما در یک مکان ، در وقت و هزینه شما صرفه جویی می کند.

در سطح پیچیده تری ، می توانید مواردی مانند ابزارهای CRM ، ایمیل های خودکار و نرم افزار حسابداری را در نظر بگیرید.

آنچه را که می توانید خودکار کنید می توانید در نظر بگیرید

نیازهای سیستم اطلاعات اتوماسیون شما بسته به کاری که کسب و کار شما انجام می دهد متفاوت خواهد بود. این که کدام وظایف بیشتر در فعالیت های روزمره شما نقش دارند نیز مهم است.

اهداف اصلی اتوماسیون اداری عبارتند از:

برای جمع آوری و سازماندهی اطلاعات مهم
برای ساده سازی کارهای زمان بر و تکراری
برای اطمینان از تخصیص موثر منابع
انتخاب اتوماسیون اداری

بنابراین ، مهم است که یک حسابرسی از دفتر خود انجام دهید و ببینید کدام وظایف را می توان از طریق سیستم های اطلاعات اتوماسیون ساده کرد.

یک روش موثر برای شروع این فرآیند ، بررسی هزینه های شما است. مشخص کنید کدام حوزه ها بیشترین فشار را بر منابع مالی شما وارد می کنند.

هزینه های خود را با سایر شرکت های مشابه مقایسه کنید. سپس می توانید مشخص کنید آیا فضایی برای اتوماسیون و کاهش هزینه ها برای شما وجود دارد یا خیر. هنگامی که این کار را انجام دادید ، می توانید به طور موثر خودکارسازی کنید.

نمونه هایی از اتوماسیون اداری

نمونه های زیادی از نرم افزار اتوماسیون اداری برای صرفه جویی در وقت ، پول و نیروی انسانی استفاده می شود.

پاسخ سریع به درخواست های مشتریان بسیار مهم است. تحقیقات نشان داده است که 30 دقیقه تاخیر در پاسخگویی شانس شما را برای فروش 21 برابر کاهش می دهد. از نرم افزار ایمیل خودکار می توان برای پاسخگویی هوشمند ، شخصی و فوری به مشتریان خود استفاده کرد تا آنها را در خط خود نگه دارد.

تقریباً تمام اشکال مدیریت وقت گیر را می توان تا حدی خودکار کرد. صورتحساب ها می تواند به صورت خودکار با نرم افزار مناسب انجام شود. ثبت اطلاعات مربوط به کارکنان و مشتریان را می توان با بسترهای مدیریت دفتر انجام داد.

یک OAS می تواند کنترل اشتراک گذاری داده های شما را در دست بگیرد. این لیست بی پایان است. حتی فرآیند طولانی استخدام می تواند کاملاً خودکار باشد.

بسیاری از شرکت ها ، مانند H&M و مک دونالد ، از نرم افزار و الگوریتم های خودکار مصاحبه شغلی برای شناسایی موثر بهترین نامزدها استفاده می کنند.

اینها تنها برخی از راه هایی است که اتوماسیون اداری می تواند تجارت شما را بهبود بخشد.

جهت اطلاعات بیشتر درباره اتوماسیون اداری با ما در ارتباط باشید

نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.Required fields are marked *

Call Now Button