نحوه انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب

اولین و مهم‌ترین گام، نگاه صادقانه به وضعیت موجود است؛ خیلی از سازمان‌ها دقیقاً در همین مرحله دچار خطا می‌شوند؛ یعنی قبل از اینکه بدانند چه می‌خواهند، شروع می‌کنند به مقایسه نرم‌افزارهای اتوماسیون. در حالی‌که نرم‌افزار خوب، پاسخی است به یک نیاز مشخص، نه مجموعه‌ای از امکانات که معلوم نیست کجا به کار می‌آیند.

برای شناسایی نیازها و انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری، باید روی چند محور تمرکز کنید:

• بررسی فرآیندهای فعلی و مسیر انجام کارها
• شناسایی نقاط ضعف، دوباره‌کاری‌ها و گلوگاه‌ها
• مشخص‌کردن فرآیندهایی که بیشترین اتلاف زمان یا خطا را دارند
• تعیین اولویت‌ها؛ اینکه کدام بخش الان باید حل شود و کدام بعداً

مثلاً سازمانی که بیشترین مشکلش در مکاتبات رسمی و بایگانی اسناد است، الزاماً نیازی به ماژول‌های پیچیده‌ی حضور و غیاب ندارد. این تمایزها فقط با تحلیل دقیق نیازها روشن می‌شود و پایه اصلی نحوه انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را شکل می‌دهد.