سند اداری چیست؟

هر سازمانی اسناد اداری متنوعی دارد که هرکدام کاربرد و قالب خاص خود را دارند. از مهم‌ترین انواع اسناد اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• نامه اداری: شناخته‌شده‌ترین نوع سند اداری که بر اساس ساختار رسمی بین واحدهای داخل یا خارج سازمان تبادل می‌شود. نامه اداری دارای سربرگ، مشخصات ثبتی، مخاطب مشخص، متن رسمی و امضاء است.
• حکم اداری: نامه‌ای است که توسط مدیران یا واحد منابع انسانی صادر می‌شود و وضعیت شغلی، انتصاب، ارتقا یا سایر امتیازات و اختیارات یک کارمند را تعیین می‌کند. برای مثال «حکم کارگزینی»، «حکم ارتقاء» و «حکم ماموریت» جزو احکام اداری هستند.
• دستورالعمل: سندی که روش انجام کار و رعایت مقررات را شرح می‌دهد. دستورالعمل راهنمایی‌ست که جزئیات و دستورکار مربوط به اجرای آیین‌نامه‌ها و قوانین داخلی را بیان می‌کند.
• ابلاغیه: سندی که برای «ابلاغ» رسمی پیام، دستور یا حکم به کارکنان صادر می‌شود. به عبارت دیگر، ابلاغیه رساندن رسمی یک پیام یا دستور اداری به افراد یا واحدهاست.
• بخشنامه (نشری): نامه‌ای است که با نسخه‌های متعدد برای همه یا بخشی از کارکنان سازمان صادر می‌شود. بخشنامه معمولاً شامل اطلاعات هماهنگی یا دستور کار کلی است و گیرنده مشخصی ندارد (عموماً مخاطب «همه کارکنان» است).
• آیین‌نامه: سندی است شامل مجموعه مقررات کلی سازمان که برای پیشبرد امور تهیه می‌شود. آیین‌نامه اصول، ضوابط و روش‌های اجرایی یک فرآیند یا حوزه را در سطح سازمان تعریف می‌کند.
• صورت‌جلسه: گزارش کتبی مذاکره‌ها و تصمیم‌های یک جلسه است که معمولاً توسط دبیر جلسه تنظیم و توسط اعضای حاضر امضا می‌شود. صورت‌جلسه‌ها به‌عنوان مستند رسمی تصمیمات جلسات (از جمله مصوبات و وظایف مصوب) معتبر بوده و قابلیت ارجاع قانونی دارند.
• گزارش: سندی است که اطلاعات و داده‌ها را به صورت تحلیلی ارائه می‌دهد و معمولاً برای مدیران قابل استفاده است. گزارش‌ها جزو رایج‌ترین اسناد اداری هستند و مدیران بر اساس آن‌ها تصمیم‌گیری می‌کنند. انواع گزارش می‌تواند شامل گزارش مالی، گزارش عملکرد، گزارش فنی و غیره باشد.
• قرارداد: مدرکی است که به توافق الزام‌آور بین دو یا چند طرف می‌پردازد. قراردادها اشکال مختلفی دارند (مانند قرارداد خرید، اجاره، پیمان‌کاری، تفاهم‌نامه و…) و در سازمان‌ها وظیفه‌ی تعریف تعهدات، حقوق و مسئولیت‌ها را به عهده دارند. قراردادها از نظر اسناد اداری جزء مهم‌ترین مدارک حقوقی و مالی محسوب می‌شوند.
• فرم‌ها و قالب‌های استاندارد: اسنادی هستند که شامل فیلدهای از قبل طراحی شده‌اند و برای درخواست‌ها و عملیات تکرارشونده به‌کار می‌روند. فرم‌های اداری معمولاً در آغاز تهیه سند، اطلاعات ثابتی دارند و جاهای خالی آن پر می‌شود. این فرم‌ها به یکپارچگی ظاهری و سهولت تکمیل اسناد کمک می‌کنند. مثل فرم درخواست مرخصی، فرم خرید کالا، فرم گزارش مأموریت و غیره.

علاوه بر موارد فوق، اسناد دیگری نیز در سازمان‌ها وجود دارد (مانند بایگانی عمومی، بانک اطلاعاتی). اما تمرکز اصلی اسناد اداری بر انواع فوق است. این اسناد هر کدام با توجه به موضوع و مخاطب، ساختار و فرمت مخصوص خود را دارند، ولی در همه‌ی آن‌ها رسمیت اداری از طریق امضا، شماره، تاریخ و سایر عناصر ذکر شده تضمین می‌شود.