اتوماسیون اداری و CRM هر دو ابزاری هستند که وجودشان در هر کسب و کاری ضروری است. تفاوت میان اتوماسیون اداری و crm سوالی است که همه سازمان ها به دنبالش هستند . هر دو نرم افزار باعث بهبود و رشد کسب و کار می شود .
در ادامه مقاله به تفاوت میان اتوماسیون اداری و crm و مزایای هر کدام پرداخته ایم .
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟
نرم افزار اتوماسیون اداری به مجموعه‌ای از سیستم‌ها و ابزارها گفته می‌شود که به منظور انجام و مدیریت کارهای اداری، مکاتبات اداری, پردازش اطلاعات و انجام وظایف روزانه به‌صورت خودکار طراحی شده‌اند. هدف از اتوماسیون اداری کاهش خطای انسانی در فرآیندهای اداری و افزایش سرعت، دقت و کارایی در انجام امور روزمره سازمان است.
نرم افزار CRM چیست ؟
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) شامل فرآیندها، داده‌ها و فناوری‌هایی است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با مشتریان خود تعامل بیشتری داشته باشند. هدف نرم افزار CRM افزایش کل چرخه عمر مشتری ، از آگاهی تا خرید و پشتیبانی مشتری است. با کمک CRMمی توانید با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مانند رضایت مشتری، حفظ و نرخ تبدیل فروش اندازه گیری کنید.
نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) تمام داده‌های جمع‌آوری‌شده مشتری، از جمله اطلاعات تماس، تعامل با نمایندگان شرکت، خریدها، درخواست‌های خدمات، دارایی‌ها، و قیمت‌ها و یشنهادها را جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل می‌کند. سپس به کاربران اجازه می دهد به این داده ها دسترسی داشته باشند و بفهمند در تماس با مشتریان چه اتفاقی افتاده است.
بیشتر بخوانید : همه چیز در مورد نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری CRM
اتوماسیون اداری چه تفاوتی با CRM دارد ؟
اتوماسیون اداری و مدیریت ارتباط با مشتری هر دو نرم‌افزارهایی هستند که برای بهبود فرآیندها در سازمان ها استفاده می‌شوند، اما تمرکز و اهدافشان با یکدیگر متفاوت است. هدف اصلی اتوماسیون اداری خودکار سازی و مدیریت وظایف اداری در سازمان ها است. این نرم افزار با بهینه سازی فرایند های اداری و مدیریت مکاتبات و اسناد سازمان بر ساده سازی فرایند های داخلی تمرکز دارد .اما هدف نرم افزار CRM مدیریت ارتباطات و تعاملات با مشتریان است که باعث بهبود ارتباط با مشتریان، افزایش فروش، خدمات مشتری و افزایش وفاداری مشتریان در سازمان می شود .
تفاوت های میان اتوماسیون اداری و CRM
- اتوماسیون اداری به بهبود فرآیندهای داخلی مانند گردش مکاتبات، مدیریت جلسات و پیگیری وظایف تیمی را تمرکز دارد اما CRM به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ارتباطات با مشتریان را بهبود دهند و اطلاعات مشتریان را مدیریت کنند.
- نرم افزار اتوماسیون اداری فرآیندهای داخلی سازمان مانند مدیریت اسناد، مکاتبات، گردش کارها Workflow ، جلسات، تقویم‌ها، حضور و غیاب و سایر وظایف اداری را مدیریت می‌کند اما نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فرآیندهای مرتبط با فروش، بازاریابی و خدمات مشتری را مدیریت می‌کند
- سامانه اتوماسیون اداری با خودکارسازی وظایف و فرآیندهای تکراری اداری مانند ثبت نامه‌ها، ارسال ایمیل‌های داخلی، مدیریت جلسات و پیگیری وظایف را انجام می‌دهد اما CRM خودکارسازی فرآیندهای فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری، مانند ارسال خودکار ایمیل‌های بازاریابی، پیگیری خودکار فرصت‌های فروش و … را انجام می دهد.
- نرم افزار اتوماسیون اداری به بهینه‌سازی عملکرد داخلی سازمان مانند مستندات داخلی، مکاتبات و … می‌پردازد و CRM به به بهبود تعاملات خارجی و رشد کسب‌وکار کمک می‌کند.
در نتیجه هدف اتوماسیون اداری افزایش بهره وری و کاهش خطای انسانی می باشد و هدف CRM افزایش فروش و بهبود رضایت مشتری است که باعث رشد کسب و کار می شود . هر دو سیستم می‌توانند مکمل یکدیگر باشند و در یک سازمان همزمان استفاده شوند، اما اهداف و مخاطبان اصلی آن‌ها متفاوت است.
کاربرد اتوماسیون اداری و CRM
کاربردهایی که این دو نرم افزار در اختیار سازمان ها قرار می دهند شامل :
کاربرد نرم افزار اتوماسیون اداری:
- نرم افزار مدیریت اسناد (DMS)
- مکاتبات داخلی و خارجی
- پیگیری وظایف و پروژه‌ها
- مدیریت جلسات و تقویم‌ها
- نرم افزار مدیریت فرم و فرایند (BPMS)
- و…..
کاربرد نرم افزار CRM:
- مدیریت سرنخ‌ها و مشتریان
- مدیریت فرصت‌های فروش
- مدیریت کمپین‌های بازاریابی
- مدیریت خدمات و پشتیبانی مشتری
- تحلیل رفتار مشتری وگزارش‌دهی فروش
مزایای نرم افزار CRM
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مرتبط با مشتریان را بهبود بخشند و کارایی تیم‌های فروش، بازاریابی و پشتیبانی را افزایش دهند. این سیستم‌ها مزایای متعددی برای سازمان‌ها دارند که در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنم:
بهبود ارتباط با مشتریان CRM
به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اطلاعات دقیق و به‌روزی از مشتریان خود داشته باشند و به‌موقع به نیازها و درخواست‌های آن‌ها پاسخ دهند، که در نهایت به افزایش رضایت مشتری منجر می‌شود.
افزایش فروش
با پیگیری دقیق خدمات پس از فروش، کسب‌وکارها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که مشتریان از خدمات مناسب و پشتیبانی برخوردار هستند.
بهبود کارایی تیم‌ها CRM
با پیگیری فرآیندهای فروش و نگهداری داده‌های مربوط به تعاملات با مشتری، به افزایش نرخ تبدیل سرنخ‌ها به مشتری کمک می‌کند.
کاهش هزینه‌ها
با بهینه‌سازی و هدف‌گیری دقیق‌تر کمپین‌های بازاریابی و فروش، CRM به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا هزینه‌های اضافی را کاهش دهند.
مدیریت بهتر خدمات و پشتیبانی مشتری CRM
به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا درخواست‌ها و شکایات مشتریان را به‌موقع پیگیری و حل کنند، که این امر باعث بهبود رضایت مشتریان می‌شود.
نرم‌افزار CRM با بهبود فرآیندهای فروش، بازاریابی و خدمات مشتری، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها، کسب‌وکارها را در رسیدن به اهدافشان یاری می‌دهد. این نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ارتباطات خود با مشتریان را بهبود بخشند و در نتیجه، رضایت و وفاداری مشتریان افزایش یابد.
بیشتر بخوانید : کاربرد اتوماسیون اداری در کسب و کارهای کوچک
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
افزایش بهره‌وری
خودکارسازی فرآیندهای اداری، زمان انجام وظایف کاهش می‌یابد و کارمندان می‌توانند بر روی فعالیت‌های مهم‌تر تمرکز کنند.
کاهش هزینه‌ها
کاهش استفاده از کاغذ، کاهش نیاز به نیروی انسانی برای انجام کارهای تکراری و کاهش خطاهای انسانی از جمله مزایای اقتصادی اتوماسیون اداری است.
بهبود دقت و کاهش خطا
فرآیندهای خودکار، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند و اطلاعات به‌صورت دقیق و منظم ذخیره می‌شوند.
دسترسی سریع به اطلاعات
با استفاده از سیستم‌های دیجیتال، کاربران می‌توانند به سرعت به اسناد و اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند و آن‌ها را به اشتراک بگذارند.
بهبود همکاری تیمی
از طریق سیستم‌های اتوماسیون، اعضای تیم می‌توانند بهتر با یکدیگر همکاری کنند و به اطلاعات مشترک دسترسی داشته باشند.
نتیجه گیری
در این مقاله با هدف و تفاوت نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار CRM آشنا شدیم . اگر در سازمانتان به اتوماسیون اداری و یا CRM دارید پیشنهاد می کنیم برای خرید نرم افزار اقدام کنید. این دو نرم افزار با یکپارچکی و هماهنگی که دارند باعث رشد و افزایش بهره روی در سازمانتان می شوند . در غیر این صورت ممکن است کسب و کارتان دچار ضرر شود .