گزارش یکی از نیاز های مهم برای جابهجایی و اطلاعات از دادهها و تصمیمگیریدر سازمان است. گزارشهای سازمانی برای اطلاعرسانی تصمیمگیری، ارائه بینشهای مبتنی بر دادهها و تسهیل ارتباطات مؤثر در سازمانها حیاتی هستند.
هنگامی که یک شرکت تصمیم می گیرد محصول جدیدی را عرضه کند باید هزینه ها را کاهش دهد، خدمات مشتری را بهبود بخشد، یا در رسانه های اجتماعی حضور بیشتری داشته باشد ، این تصمیمات معمولا بر اساس اطلاعات ارائه شده در گزارش ها است. در ادامه مقاله به تعریف گزارش سازمانی و انواع می پردازیم .
گزارش سازمانی چیست ؟
گزارش سازمانی سندی است که داده ها را جمع آوری می کند و تجزیه و تحلیل دقیقی از وضعیت کسب و کار ارائه می دهد.
گزارش برای شرکت ها ضروری است زیرا به آنها اجازه می دهد دو هدف اساسی را برآورده کنند. ۱. گزارشدهی کسبوکار به یک موضوع یا مشکل خاص زمانی که تصمیمها باید به صورت انتقادی گرفته شود، میپردازد. ۲. گزارش سازمانی , یافتههای مربوط به موضوع یا مشکل پیشآمده را ارائه میکند و اقدام مناسبی را که سازمان باید انجام دهد، پیشنهاد میکند.
بیشتر بخوانید : هایپر اتوماسیون چیست و چگونه کار می کند؟
مزایای گزارش سازمانی چیست ؟
نوشتن گزارش سازمانی گاهی اوقات دشوار است و به دلیل جزئیات مورد نیاز می تواند زمان بر باشد. با این حال، گزارش های سازمانی در واقع مزایای زیاد ارائه می دهد که شامل :
- پیشبینی برای برنامهریزی و بوجه بندی آسانتر می شود.
- همکاری بین بخش ها و تصمیم گیری را تسهیل می کند.
- شفافیت و پاسخگویی را برای بخش های مختلف با ارائه یک سند (دیجیتال یا کاغذی) بهبود می بخشد.
داشتن گزارش سازمانی مرتبط برای هدایت عملیات شرکت و اتخاذ تصمیمات مهم ضروری است.
انواع گزارش های سازمانی
گزارش های سازمانی را می توان به دو دسته کلی تقسیم کرد شامل: گزارش های داخلی و گزارش های خارجی
گزارشهای داخلی یا درون سازمانی
گزارش های داخلی عمدتاً برای استفاده درون سازمانی تهیه میشوند و هدف از ایجاد آنها بهبود فرآیند، ارزیابی عملکرد و کمک به تصمیمگیری می باشد. این گزارش دو ویژگی داره , یک می توان گزارش فنی شامل اطلاعات جزئی و دقیق درباره عملکرد و وضعیت پروژهها، کارکنان و منابع مالی از سیستم دریافت کرد , دو دریافت گزارش محرمانه بهطور کلی، گزارشهای محرمانه شامل اطلاعات حساسی هستند که تنها برای اعضای داخلی سازمان قابل دسترس است.
برخی از نمونه های گزارش داخلی :
- گزارشهای عملکرد: یکی از گزارش های سازمانی ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف می باشد که شامل مقایسه با اهداف تعیینشده است.
- گزارشهای مالی: این گزارش شامل ترازنامهها، درآمد و هزینهها که برای بررسی وضعیت مالی سازمان استفاده میشوند.
- گزارشهای پروژه:گزارش پروژه درون سازمانی شامل وضعیت پروژهها، پیشرفت نسبت به برنامه زمانبندی و شناسایی مشکلات و … در سازمان می باشد.
- گزارشهای منابع انسانی: نوع دیگری از گزارش های درون سازمانی گزارش منابع انسانی است که آمار استخدام، آموزش و نگهداری کارکنان، و ارزیابی عملکرد افراد را ارائه می دهد.
گزارش های خارجی یا برون سازمانی
این گزارش برای استفاده توسط افراد خارج از سازمان تهیه میشوند. هدف این گزارشها معمولاً شفافسازی و اطلاعرسانی به ذینفعان است. ویژگی مهمی که این نوع گزارش ها دارد باید باید بهگونهای نوشته شوند که برای عموم قابل درک باشند و شامل اطلاعات عمومی باشد همچنین این گزارشها بر اساس قوانین و الزامات قانونی تهیه میشوند و باید استانداردهای خاصی را نیز رعایت کنند.
نمونه هایی از گزارش خارجی
- گزارشهای سالانه: شامل خلاصهای از عملکرد کل سازمان در طول یک سال، از جمله مالی، اجتماعی و محیطی. این گزارشها معمولاً به سهامداران و سرمایهگذاران ارائه میشود.
- گزارشهای مالی عمومی: برای اطلاعرسانی به عموم درباره وضعیت مالی سازمان، معمولاً شامل ترازنامه و صورتهای مالی.
- گزارشهای تحقیقاتی: شامل نتایج تحقیقات و نوآوریهای جدید که میتواند برای جامعه علمی یا صنعتی مفید باشد.
- گزارشهای مسئولیت اجتماعی: ارزیابی تأثیرات اجتماعی و محیطی سازمان و اقدامات انجامشده در راستای مسئولیت اجتماعی.
این دو دسته گزارش نقش مهمی در مدیریت، شفافیت و ارتباطات سازمانی دارند. گزارشهای درون سازمانی به بهبود عملکرد و فرآیندها کمک میکنند، در حالی که گزارشهای برون سازمانی به ایجاد اعتماد و اطلاعرسانی به ذینفعان کمک میکنند.
اهمیت گزارش سازمانی چیست ؟
گزارشهای سازمانی اطلاعات مفیدی مانند هزینهها ، سود و رشد را به مدیریت ارائه میدهد. می توان از گزارش ها برای کمک به توسعه ، برنامه های بازاریابی، هدایت برنامه ریزی بودجه و بهبود تصمیم گیری استفاده شود.
مدیران از گزارش سازمانی برای پیگیری پیشرفت ، شناسایی روندها یا هر گونه بی نظمی که ممکن است به بررسی بیشتر نیاز داشته باشد، استفاده می کنند. گزارشهای سازمانی علاوه بر کمک به تصمیمگیریهای ، به ایجاد یک دنباله از فعالیتهای تجاری از جمله گزارشهایی مانند بودجه سالانه، فروش، جلسات و برنامهریزیها را مستند میکنند، کمک میکند.
گزارش برون سازمانی شفافیت را ارتقا میدهد و برای بسیاری از شرکتهای دولتی ، گزارش سالانه یک الزام قانونی برای ارائه دادههای مالی و اطلاعات مالکیت درباره کسبوکار به سهامداران، دولت و …. است.
علاوه بر این، گزارشدهی منظم در طول سال به کسبوکارها این امکان میدهد عملکرد خود را با سایر رقبا مقایسه کنند.
بیشتر بخوانید : گواهینامه SSL چیست و چرا مهم است + انواع آن
6 تا از اصلی ترین گزارش های سازمانی
نمونه هایی از برخی گزارش های رایج در سازمان ها شامل گزارش تحلیل بازار، تحلیل روند و تحلیل مالی و همچنین گزارش های عملیاتی و عملکردی است.
- گزارشات موجودی : این گزارش ها به کسب و کار کمک می کند تا هرگونه مشکلی را که بر عملکرد تأثیر می گذارد مانند از دست دادن محصول، منسوخ شدن یا اتمام موجودی شناسایی کند.
- گزارش تحلیل بازار : این نوع گزارش به مشاغل کمک می کنند تصمیم بگیرند که چگونه منابع خود را تخصیص دهند.
- گزارش تحلیل روند : این گزارشها با بررسی روندهای آماری مانند ترجیحات مصرفکننده و گروههای جمعیتی که سریعترین نرخ رشد را تجربه میکنند، از توسعه بلندمدت کسبوکار حمایت میکنند.هدف گزارش تحلیل روند، شناسایی فرصتهای رشد است تا کسبوکاربتوانند سهم بازار را جلوتر از رقبا به دست آورند.
- گزارش های مالی : گزارشهای مالی عموماً بهطور منظم توسط اکثر شرکتها تهیه میشوند و به حفظ آنها در مسیر دستیابی به اهداف درآمد و سود کمک میکنند.
- گزارش های تحلیل عملیاتی : این گزارشها نشان میدهند که یک شرکت چقدر کارآمد عمل میکند و راههایی را برای بهبود بیشتر بهرهوری توصیه میکند.
- گزارش های عملکرد : نظارت بر روند عملکرد به شرکت کمک می کند تا KPI ها، معیارها و اهداف تجاری را بر اساس مهم ترین جنبه های کسب و کار تعیین کند.
گزارش ها به کسبوکار اجازه میدهد تا عملکرد را در بازههای زمانی مختلف مقایسه کند و اهداف گزارش باید همیشه با KPIها هماهنگ باشد تا نشان دهد که آیا این اهداف برآورده شدهاند یا حتی از آنها فراتر رفته است.
از گزارش های درون سازمانی استفاده کنیم یا از گزارش های برون سازمانی؟
استفاده از گزارشهای درونسازمانی و برونسازمانی هرکدام مزایا و معایب خاص خود را دارد. بسته به هدف و نیازهای هر سازمان ، میتوانید یکی را به دیگری ترجیح دهید یا از ترکیب هر دو گزارش استفاده کنید .همانطور که در اول مقاله گفته شد گزارشهای درون سازمانی به تحلیل و ارزیابی عملکرد داخلی سازمان میپردازند و شامل دادههایی از منابع داخلی مثل بخش مالی، منابع انسانی، فروش و تولید هستند , گزارش های برون سازمانی شامل دادهها و تحلیلهایی از محیط بیرونی سازمان، مانند بازار، رقبا و روندهای صنعتی هستند.
بهترین نتیجه معمولاً استفاده همزمان از هر دو نوع گزارش است. گزارشهای درونسازمانی به شما کمک میکنند تا عملکرد داخلی را به دقت بررسی کنید و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کنید. در عین حال، گزارشهای برونسازمانی اطلاعات ارزشمندی درباره محیط و رقبا فراهم میآورند. این ترکیب میتواند به تصمیمگیریهای بهتر و استراتژیهای مؤثرتری منجر شود.
گزارش دهی با اتوماسیون اداری پیوند
اتوماسیون اداری پیوند نرم افزاری برای خودکار سازی فرایند های کسب و کار است . این سیستم با جمع آوری داده های مختلف می تواند انواع گزارش های سازمانی را در اختیار مدیران قرار دهد , و اغلب گزارش های اتوماسیون اداری گزارش های داخلی هستند .
برای تهیه گزارش ها می توانید از ماژول گزارش ساز پیوند استفاده کنید .همچنین گزارش ساز پیوند امکان ایجاد انواع گزارش مانند نامه های وارده و پاسخ نداده و …. وهمچنین انواع گزارشات تخصصی را برای سازمان ها فراهم می کند.
برخی از گزارشهای پیشفرض اتوماسیون اداری پیوند عبارتند از:
- گزارش بیشترین مکاتبات صادره بر اساس سمتهای سازمانی فرستنده
- گزارشهای تجمیعی از تعداد کاربران و سمتهای سازمانی
- گزارش از میزان مکاتباتی که انجام شده است
- گزارش های ورود و خروج
- گزارش انبار
- گزارش درخواست های مرخصی
- گزارشات ارجاعات نامه
- گزارش رسوب نامه در کارتابل
- گزارش عملکرد دبیرخانه
- گزارش انتساب سمت های سازمانی
نتیجه گیری
همانطور که در این مقاله خوانید گزارش سازمانی نتایج و بینشهای ارزشمندی را به کسب و کارها ارائه میدهد که میتوان به تصمیمگیریهای استراتژیک و بهبود عملکرد کسب و کار و سازمان ها کمک کند.
جمع آوری داده ها و ایجاد گزارش نیازمند نرم افزار گزارش گیری است. اتوماسیون اداری پیوند یکی از نرم افزار هایی است که به جمع آوری و گزارش گیری از داده ها سازمان کمک می کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در ارتباط باشید.