سازمانهای زیادی برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند. بسیاری از این سازمانها از اتوماسیون برای دانلود برنامه ها یا انجام کارهای اداری استفاده میکنند. اما این بدین معنا نیست که یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون کامل از طریق پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری حاصل میشود.
در این مقاله ما سیستم اتوماسیون اداری و مزایای آن را بررسی میکنیم؛ پس از آن، روند پیاده سازی آن را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگی های مهم یک اتوماسیون اداری که باید بدانید را بررسی خواهیم کرد.
یک سیستم اتوماسیون اداری شامل راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری است که امکان انتقال داده ها ، بین کامپیوترها را فراهم می کند. این سیستم با ساده سازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت امکانات و… بارهای سازمانی را کاهش می دهد.
اتوماسیون اداری فقط یک سیستم بدون کاغذ نیست ، بعنوان مثال حفظ کلیه مکاتبات مرتبط با محصولات و مشتریان در سیستم مدیریت اسناد؛ با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها پیشنهاد قطع کمتر درختان و سبزینگی با کاهش کاغذ را می دهد. این یک ابزار قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن فرآیند های دستی، شناسایی گردش ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار بگیرد.
بیشتر بخوانید : عوامل کلیدی موثر بر موفقیت مدیریت فرآیندهای کسب و کار
مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:
افزایش دقت
انسان خطا می کند. خطاهای انسانی نه تنها ممکن است ناکارآمدی و تاخیر در بهره وری داشته باشند، بلکه ممکن است هزینه بر باشند. بعنوان مثال، اضافه کردن رقم اضافی هنگام پرداخت حقوق یک کارمند یا فروشنده. اشتباهات جدی میتواند منجر به مشکلات و مسائل امنیتی و… شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده را محدود میکند که این امر بروز خطا را به حداقل می رساند.
کاهش هزینه ها
با خودکار سازی فرآیندهای پیچیده تجاری، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری در استخدام برای آن کارها ندارند. در نتیجه ، هزینه های عملیاتی کمتر است ، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر است.
کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون ، سازمان ها می توانند با منابع کمتر به نتایج بیشتری برسند. با حذف فرایندهای طاقت فرسا و وقت گیر ، کارمندان می توانند وقت خود را صرف کارهای بزرگتر کنند. به عنوان مثال ، بازگشت به مزایای محبوب بدون کاغذ بودن، کارمندان نرم افزار اتوماسیون اداری نیازی به صرف زمان کافی برای جمع آوری اسناد مهم ، وارد کردن این اطلاعات یا پر کردن آنها را ندارند. سیستم این کار را برای آنها انجام می دهد. در حقیقت ، 78٪ از مدیران پیش بینی می کنند که اتوماسیون می تواند 3 ساعت از وقت کارمند را آزاد کند.
مدیریت داده ها
یکی از مهم ترین اجزای اتوماسیون اداری مدیریت داده هاست. مدیریت داده به سازمان کمک می کند تا با ساده سازی مدیریت و پردازش اطلاعت از مزایای خوبی نسبت به رقبا برخوردار شود.
ذخیره سازی داده ها
ذخیره سازی دقیق و دوره ای داده ها برای شرکت بسیار مهم است و اگر هر یک از داده های ذخیره شده از بین برود، تأثیر نامطلوبی بر عملکرد یکپارچه شرکت خواهد داشت. پیاده سازی اتوماسیون اداری به سازمان ها کمک می کند تا حداکثر داده ها را بدون از دست دادن ذخیره کنند.
تبادل آسان داده ها
تبادل اطلاعات یکی دیگر از بخش های مهم سیستم اتوماسیون اداری است. اتوماسیون به شرکت ها و کارمندان کمک می کند تا داده های ذخیره شده را به راحتی بین یکدیگر مبادله کنند.
کاهش پیچیدگی وظایف مختلف
سازمان های امروزی روزانه با کارهای بسیار پیچیده سروکار دارند ، اتوماسیون اداری می تواند به شرکت کمک کند تا پیچیدگی کار ها را را کاهش دهد.
بهره وری سازمانت رو افزایش بده
اجزاء اصلی اتوماسیون اداری ؟
✔ گردش کار
گردش کار، ابزاری مناسب برای خودکارسازی فرایندهای سازمانی و به جریان انداختن اسناد و داده‌های سازمانی برای کارمندان مربوط به هر بخش است.
مدیریت الکترونیکی فرایند ها به یکی از نیاز های مهم در سازمان تبدیل شده است که این نیاز از طریق گردش کار رفع می شود.
✔ جستجوی اسناد
با استفاده از این ابزار، جستجوهای هدفمندی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌های عملکردی افراد و سازمان مان و دیگر اسناد سازمانی صورت می‌گیرد.
✔ مدیریت گزارش‌ها
تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سفارشی
✔ اطلاعات پایه
امکان تعریف تمام اطلاعات در اتوماسیون اداری
✔ تنظیمات
اتوماسیون اداری تنظیمات مختلفی دارد که شامل نرم افزار دبیرخانه و سیستم است. به طور کلی با استفاده از تنظیمات اتوماسیون اداری می توان فعالیت های جاری سازمان را تعریف کرد
هدف از پیاده سازی اتوماسیون اداری چیست ؟
اتوماسیون اداری عموماً برای تولید، ذخیره، کنترل و انتقال اطلاعات اداری متعدد برای دستیابی به اهداف اساسی شرکت استفاده می شود. شرکت ها با پیاده سازی اتوماسیون اداری می توانند بهره وری خود را افزایش دهند که به طور کلی منجر به تولید سود بیشتر در کار می شود. اتوماسیون اداری اساساً به عنوان یک ابزار ساده شروع به کار کرد و اکنون به یکی از اجزای کلیدی لازم برای حفظ موفقیت در شرکت ها و سازمان تبدیل شده است. امروزه از ابزارهای اتوماسیون اداری در کارهای پیچیده مانند یکپارچه سازی سیستم استفاده می شود.
نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
هر سازمانی در جهان از دقت بهتر ، کارایی بیشتر و حاشیه سود بالاتر استقبال می کند. با این حال ، بسیاری از سازمان ها به سمت سیستم اتوماسیون اداری حرکت نمی کنند زیرا روند کار طاقت فرسا به نظر می رسد. اما با یک رویکرد منظم ، اجرا هم قابل کنترل است و هم قابل دستیابی.
تصمیم بگیرید چه چیزی را میخواهید خودکارسازی کنید.
قبل از اجرای سیستم اتوماسیون اداری ، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.
نقشه برداری فرآیند کسب و کار شامل ایجاد نمایشی بصری از فرایندهای کار برای تعریف اینکه سازمان چه کاری انجام می دهد ، چگونه آن را انجام می دهد و مسئولیت هر کار به عهده کیست. بسیاری از فرایندهای یک سازمان فاقد سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری ، افراد می توانند سیستم گردش کار و وظایفی را که نیاز به ساده سازی دارند ، شناسایی کنند.