سازمانهای زیادی برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند. بسیاری از این سازمانها از اتوماسیون برای دانلود برنامه ها یا انجام کارهای اداری استفاده میکنند. اما این بدین معنا نیست که یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون کامل از طریق پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری حاصل میشود.
در این مقاله ما سیستم اتوماسیون اداری و مزایای آن را بررسی میکنیم؛ پس از آن، روند پیاده سازی آن را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگی های مهم یک اتوماسیون اداری که باید بدانید را بررسی خواهیم کرد.
بهره وری سازمانت رو افزایش بده
یک سیستم اتوماسیون اداری شامل راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری است که امکان انتقال داده ها ، بین کامپیوترها را فراهم می کند. این سیستم با ساده سازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت امکانات و… بارهای سازمانی را کاهش می دهد.
اتوماسیون اداری فقط یک سیستم بدون کاغذ نیست،؛ بعنوان مثال حفظ کلیه مکاتبات مرتبط با محصولات و مشتریان در سیستم مدیریت اسناد؛ با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها پیشنهاد قطع کمتر درختان و سبزینگی با کاهش کاغذ را می دهد. این یک ابزار قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن فرآیند های دستی، شناسایی گردش ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار بگیرد.
مزایای سیستم اتوماسیون اداری
پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:
افزایش دقت
انسان خطا می کند. خطاهای انسانی نه تنها ممکن است ناکارآمدی و تاخیر در بهره وری داشته باشند، بلکه ممکن است هزینه بر باشند. بعنوان مثال، اضافه کردن رقم اضافی هنگام پرداخت حقوق یک کارمند یا فروشنده. اشتباهات جدی میتواند منجر به مشکلات و مسائل امنیتی و… شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده را محدود میکند که این امر بروز خطا را به حداقل می رساند.
کاهش هزینه ها
با خودکار سازی فرآیندهای پیچیده تجاری، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری در استخدام برای آن کارها ندارند. در نتیجه ، هزینه های عملیاتی کمتر است ، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر است.
کاهش زمان و منابع
از طریق اتوماسیون ، سازمان ها می توانند با منابع کمتر به نتایج بیشتری برسند. با حذف فرایندهای طاقت فرسا و وقت گیر ، کارمندان می توانند وقت خود را صرف کارهای بزرگتر کنند. به عنوان مثال ، بازگشت به مزایای محبوب بدون کاغذ بودن، کارمندان نرم افزار اتوماسیون اداری نیازی به صرف زمان کافی برای جمع آوری اسناد مهم ، وارد کردن این اطلاعات یا پر کردن آنها را ندارند. سیستم این کار را برای آنها انجام می دهد. در حقیقت ، 78٪ از مدیران پیش بینی می کنند که اتوماسیون می تواند 3 ساعت از وقت کارمند را آزاد کند.
نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری
هر سازمانی در جهان از دقت بهتر ، کارایی بیشتر و حاشیه سود بالاتر استقبال می کند. با این حال ، بسیاری از سازمان ها به سمت سیستم اتوماسیون اداری حرکت نمی کنند زیرا روند کار طاقت فرسا به نظر می رسد. اما با یک رویکرد منظم ، اجرا هم قابل کنترل است و هم قابل دستیابی.
تصمیم بگیرید چه چیزی را میخواهید خودکارسازی کنید.
قبل از اجرای سیستم اتوماسیون اداری ، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.
نقشه برداری فرآیند کسب و کار شامل ایجاد نمایشی بصری از فرایندهای کار برای تعریف اینکه سازمان چه کاری انجام می دهد ، چگونه آن را انجام می دهد و مسئولیت هر کار به عهده کیست. بسیاری از فرایندهای یک سازمان فاقد سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری ، افراد می توانند سیستم گردش کار و وظایفی را که نیاز به ساده سازی دارند ، شناسایی کنند.