اجزای اتوماسیون اداری و معرفی آن

اجزای اتوماسیون اداری و معرفی آن
5/5 - (1 امتیاز)

با توجه به استفاده از راه‌حل‌های نرم‌افزاری کارآمد و بهبود عملکرد آن‌ها، تغییرات فناوری‌های مورد استفاده در کسب‌وکار، با نرخی فزاینده در حال گسترش است. سامانه اتوماسیون اداری، یک سامانه اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیکی و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین کاربران، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. این سامانه‌ها، عموماً شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

اتوماسیون اداری و اجزای آن

عبارت اتوماسیون اداری در خارج از ایران به تمامی ابزارها و روش‌هایی که برای فعالیت‌های دفتری بکار برده می‌شود اطلاق شده که امکان پردازش داده‌های نوشتاری دیداری و شنیداری را با استفاده از کامپیوتر امکان‌پذیر می‌سازد.‌

به‌طورکلی آن چه در ایران از آن به‌عنوان سامانه اتوماسیون اداری یاد می‌شود شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری بکار می رود. امروزه سامانه‌های نرم‌افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به‌طورکلی اسناد اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی‌شده است که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از فعالیت‌های سازمان  محسوب می‌شود.‌

1- موتور گردش کار

موتور گردش کار، ابزاری مناسب به‌منظور خودکارسازی فرایندهای سازمانی در به جریان انداختن اسناد و داده‌های سازمانی برای افراد مرتبط، در زمان معین و قابل پیگیری است. مدیریت الکترونیکی فرآیندها امروز تبدیل به یک نیاز مهم در سازمان‌ها شده که این نیاز به واسطه مدل موتور گردش کار مرتفع می‌شود. نکته قابل‌توجه این است که نباید این سامانه را با سامانه‌های مکاتبات اشتباه نمود زیرا سامانه مدیریت گردش کار جز لاینفک و هسته اصلی هر سازمان الکترونیک و سامانه‌های مدیریت منابع انسانی و مالی است‌.

این موتور جریان ساده‌ای از عملیات یا وظایف است که به‌صورت خودکار و سیستمی به‌عنوان یک امکان جانبی در سامانه اتوماسیون اداری در نظر گرفته می‌شود. این موتور به‌همراه سرویس کارپوشه و همچنین سرویس‌های مورد نیاز برای مدیریت و پایش گردش کارهای در حال اجرا و گزارش‌های مختلف است .

مهم ترین قابلیت‌های موتور گردش کار

2- موتور جستجوی اسناد

پیکربندی و تنظیم موتور جستجوی پیشرفته به‌منظور تعیین فیلدهای مورد جستجو برای هر نوع سند فرم و یا پیش‌نویس است. این موتور به‌منظور جستجوی پیشرفته اسناد موجود در بایگانی‌های مختلف، دفاتر اندیکاتور، کارپوشه است. با استفاده از این ابزار، جستجوهای هدفمندی بر روی فیلدهای اطلاعاتی نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌های عملکردی افراد و سازمان مان و دیگر اسناد سازمانی صورت می‌گیرد.

مهم ترین قابلیت‌های موتور جستجوی اسناد

3- موتور مدیریت گزارش‌ها

در این موتور، تمامی گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سفارشی تهیه می‌شود.

مهم ترین قابلیت‌های موتور مدیریت گزارش‌ها

1-3 موتور گزارش ساز

موتوری است که گزارش های متفاوتی با فیلترهای مورد نظر، برای انواع سامانه ها (مکاتبات، حسابداری، حقوق و دستمزد و …) ایجاد می کند.

مهم ترین قابلیت‌های موتور گزارش ساز

2-3 سامانه گزارش مدیریتی

سامانه ای که تمامی گزارش های مورد نیاز کاربران را مدیریت می کند.

مهم ترین قابلیت‌های سامانه گزارش مدیریتی

4- اطلاعات پایه

امکان تعریف تمامی اطلاعات پایه مورد نیاز در سامانه اتوماسیون از قبیل فیلدهای طبقه بندی امنیتی(عادی، محرمانه و …) انواع فوریت ها (عادی، فوری، آنی و …)، روش های ارسال و دریافت، انواع روابط فی‌مابین(عطف، پیرو، بازگشت و …)، شرح ارجاع، پاراف ها، وضعیت نامه و فرمت های گوناگون برای شماره سریال و کلید واژگان است.

5- تنظیمات

تنظیمات پایه در اتوماسیون اداری

با استفاده از تنظیمات می توان برخی از فعالیت های جاری در اتوماسیون اداری را به اختیار خود تعریف نمود. این تنظیمات در سه دسته زیر می تواند تعریف شود:

5-1 تنظیمات سیستمی

تنظیماتی که باید توسط مدیر سامانه اعمال شود.

قابلیت های آن
5-2 تنظیمات دبیرخانه ای

تنظیماتی که باید توسط کاربران دبیرخانه به منظور ثبت و ورود اطلاعات مکاتبات تنظیم شود.

قابلیت های آن
نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.Required fields are marked *

Call Now Button