در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روش‌هاي سنتي نمي‌توانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتی و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشی كار مراجعه كنندگان، به سمت سيستم‌هاي سازمان الکترونيک روی آورده‌اند. سیستم های گردش مکاتبات، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح آن در سازمان می باشد. در این مقاله قرار است نکاتی درباره انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری بیان نماییم.
ویژگی های اولیه برای بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
1- قابل اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها
قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد. هر کدام از این سیستم ها توانایی ها و ضعف هایی دارند. بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای سازمان های دولتی و یا شبه تولید محسوب می گردد. محدود بودن به سیستم عامل ویندوز و عدم امکان استقرار برروی سیستم عامل امنی نظیر لینوکس، در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با مقیاس کاری بالا در پی داشته باشد.
2- قابلیت استفاده در سازمانهای بزرگ
برخی از سیستم های اتوماسیون اداری بدلیل عدم استفاده از تکنولوژی هایی نظیر آژاکس، تنها برای سازمان های با حجم کاری پایین مناسب بوده و به هیچ عنوان قابلیت استفاده در سازمان های بزرگ با حجم گردش مکاتبات بالا را ندارند.
3- برطرف شدن نیازهای مختلف سازمان با اتوماسیون اداری
در تحلیل و طراحی دسته ای از سیستم ها، نیازمندیهای مختلف سازمان درست دیده نشده است. به همین دلیل پس از استقرار این سیستم و بروز نیازمندی های جدید، سازمان با مشکلات فراوانی روبرو شده بطوری که بجای کاهش هزینه ها، ضررهای زیادی به سازمان وارد می گردد.
4- پشتیبانی به موقع
یکی از دغدغه های بزرگی که باید در خرید هر نرم افزاری داشته باشیم پشتیبانی به موقع و سریع در مواقع ضروری می باشد و نباید آنرا نادیده گرفت .
چه ویژگی هایی در پیوند آنرا تبدیل به بهترین اتوماسیون اداری کرده است؟
ايجاد سيستمي با رويكرد يكپارچه سازي
یکی از مشکلات سازمانهای بزرگ جزیره ای بودن داده ها و مکاتبات آنها می باشد. جزیره ای بودن به این معناست که هر یک از بخش ها ممکن است با یک سیستم و تکنولوژی متفاوت از دیگران تولید شده باشد و به همین دلیل امکان بسیاری از گزارش گیری ها وجود نداشته و یا بسیار دشوار می باشد. در سازمان الکترونیک پیوند كليه فعاليتهاي سازماني اعم از عمليات مکاتبات اداري، ایجاد وگردش فرم، گزارش گيري، نگهداري و گردش اسناد به صورت یکپارچه قابل انجام می باشد. با استفاده از سیستم فرم ساز، مدیران سیستم قادر خواهند بود تا فرم های مرسوم اداری را طراحی نموده و با استفاده از سیستم گردش فرم و با تعیین روال گردش فرم، آنها را در سازمان به گردش در آورند.
استفاده از آخرين تكنولوژي‌ها
در حال حاضر تعداد زیادی سیستم سازمان الکترونیک وجود دارد که دارای امکانات بسیار زیاد و کاملی می باشد، اما اکثر آنها به دلیل استفاده از تکنولوژیهای قدیمی یا نامناسب، قابل استفاده کاربردی در سازمان های بزرگ نمی باشند. سیستم سازمان الکترونیک پیوند با بهره گیری از تکنولوژی های روز دنیا نظیر وب 2 نوشته شده است. این سیستم با زبان متن باز php و پایگاه داده متن باز و انعطاف پذیر MySql نوشته شده است و به همین دلیل مستقل از سکو بود و برروی سیستم عاملهای مختلف نظیر لینوکس و ویندوز براحتی قابل نصب و اجرا می باشد و با مرورگرهای مختلفی نظیر فایرفاکس و کروم سازگار می باشد.
ايجاد رابط كاربری کاربر پسند
کاربرپسند بودن سیستم، یک اصل بسیار مهم و کلیدی برای رسیدن به بهره وری بالا در سازمان ها در درازمدت می باشد. متاسفانه این اصل به طور کلی در اکثر نرم افزارهای تولید داخل توجه نمی شود و همواره در حاشیه بوده، بطوریکه بسیاری به غلط این اعتقاد را دارند که سیستم باید درست عمل کند و ظاهر آن چندان مهم نیست!! این درحالی است که با توجه به اینکه کارمندان باید ساعت ها با سیستم های نرم افزاری بویژه سیستم های نظیر سازمان الکترونیک سروکار داشته باشند، و به اصطلاح با آن زندگی کنند، بنابراین ظاهر سیستم و مهمتر از آن نحوه تعامل کاربر با سیستم باید اصولی و منطقی باشد. یکی از نقاط قوت برجسته سازمان الکترونیک پیوند، طراحی واسط کاربر بسیار مناسب و زیبای آن می باشد که با صرف ساعتها زمان حاصل شده است.
با توجه به اینکه سازمان الکترونیک پیوند مبتنی بر وب می باشد، بنابراین كاربران از نصب سيستم در رايانه‌هاي شخصي خود به دليل استفاده از محيط وب بی نیاز هستند، بنابرانی لزومی به حضور افراد و بویژه مدیران سازمان در داخل سازمان جهت امضا یا تایید نامه ها نمی باشد و افراد از هر نقطه ای از دنیا می توانند کارتابل خود را بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام دهند.
امكان اتصال با ساير سيستم‌ها
با توجه به اینکه سیستم پیوند از پروتکل وب سرویس پشتیبانی می کند، بنابراین براحتی امکان اتصال با سایر سیستم های سازمان (از جمله سيستم‌هاي پرسنلي، حسابداري، انبارداري و…) را دارد.
امكان توسعه سيستم به صورت ماژولار
سیستم پیوند به صورت ماژولار نوشته شده است و در صورت نیاز امکان اضافه کردن ماژول های جدید به آن وجود دارد.
