برای اینکه شرکت ها به موفقیت برسند باید یاد بگیرند که چگونه فرآیندهای تجاری خود را کنترل و بهینه کنند. در سال‌های اخیر، روش‌های کشف فرآیند خودکار به عنوان «فرایند کاوی» شناخته شده است. این ابزار یک رویکرد مبتنی بر داده را ارائه می دهد که یک نمای کلی کامل و عینی از نحوه مدیریت فرآیندهای تجاری ارائه می دهد.
در طول دهه گذشته، فرآیند کاوی یک ابزار ضروری هوش تجاری و مدیریت فرآیند کسب و کار تبدیل شده است. فرآیند کاوی تقریباً در تمام بخش‌های صنعت از جمله بانکداری و خدمات مالی، مخابرات، انرژی، مراقبت‌های بهداشتی، لجستیک و تولید و … استفاده می‌شود.
در این مقاله قصد داریم با اصطلاح فرایند کاوی و مزیت های آن آشنا شویم باما همراه باشید .
فرآیند کاوی چیست؟
اصطلاح فرآیند کاوی یا Process mining اصطلاحی جامع برای ترکیبی از داده‌کاوی و تکنیک‌های مدیریت فرآیند است که از الگوریتم‌های پیشرفته، یادگیری ماشینی و روش‌های آماری برای تجزیه و تحلیل داده‌های سازمان ها استفاده می‌کند.
فرآیند کاوی مجموعه ایی از تکنیک های داده محور برای تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری با استفاده از داده های رویداد استخراج شده از سیستم های اطلاعاتی مانند , برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است. فرآیند کاوی به کسب و کارها این امکان را می دهد که مشکلات، دوباره کاری ها، انحرافات را در فرآیندهای خود شناسایی کنند و فرصت هایی را برای بهینه سازی عملکرد و به حداکثر رساندن نتایج مثبت کسب و کار کشف کنند.
برنامه های فرآیند کاوی به تحلیلگران و مدیران کسب و کار اجازه می دهند:
- با کشف فرآیندهای موجود بر اساس داده ها از سیستم فناوری اطلاعات، نحوه اجرای عملیات تجاری را بهتر درک می کنید.
- تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی نقاط ضعف در یک فرآیند تجاری و ارتباط این نقاط ضعف با شاخص های کلیدی عملکرد.
- درک کنید که چه چیزی به نتایج مطلوب و نامطلوب فرآیند کمک می کند، به عنوان مثال فعالیت های مختلفی که به سفارش هایی که به موقع تحویل می شوند در مقابل سفارش هایی که با تاخیر تحویل می شوند، کمک می کند.
- عملکرد آینده یک فرآیند را تحت سناریوهای مختلف پیش‌بینی کنید تا تیم‌ها بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند و اولویت‌بندی کنند.
ویکی پدیا فرایند کاوی را این گونه تعریف کرده است :
فرایندکاوی یا کاوش فرایند (به انگلیسی: Process mining) موضوع نسبتاً جوانی است که بین هوش محاسباتی و داده‌کاوی از یک سو و مدل‌سازی و تحلیل فرایندهای سازمان از دیگر سو قرار می‌گیرد. هدف فرآیندکاوی کشف، نظارت و بهبود فرایندهای واقعی از طریق استخراج دانش از داده‌های ذخیره شده در سیستم‌های اطلاعاتی می‌باشد.
بیشتر بخوانید : مدیریت فرایند کسب و کار چیست (BPM) و چه مزایایی دارد ؟؟
مزایای استفاده از فرآیند کاوی در سازمان ها
برخی از مزایای برتر فرآیند کاوی شامل موارد زیر است:
- تلاش دستی برای درک فرآیندهای تجاری موجود را کاهش می دهد.
- نمایی از نحوه اجرای فرآیندهای موجود در کسب و کارها ارائه می دهد.
- تجزیه و تحلیل فرایند ها به مدیران در مورد تغییرات در فرایند هشدار می دهد.
- مدیریت ریسک و ردیابی انطباق را خودکار می کند.
- مشکلات موجود در تجربه مشتری را شناسایی می کند.
فرآیند کاوی چگونه کار می کند؟
فرایند کاوی شامل : تجزیه و تحلیل داده ها از یک سیستم سازمانی برای ارزیابی کارایی، کیفیت و انطباق جریان های فرآیند در کل فرآیند است.
فرآیند کاوی از داده‌های ثبت‌شده در سیستم‌های فناوری اطلاعات شرکت به‌عنوان نقطه شروع برای شناسایی ناکارآمدی‌ها در فرآیندهای تجاری، درک علل ریشه‌ای آنها و برآورد تأثیر آنها بر شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده می‌کند.مکمل دیگر فرایند کاوی برای تجزیه و تحلیل فرایند ها داده کاوی است .
فرآیند کاوی به کسب و کارها و یا سازمان ها اجازه می‌دهد تا نقشه‌های فرآیند بصری و مدل‌های فرآیندهای خود را استخراج کنند و این نقشه‌ها و مدل‌های فرآیند را تقویت کنند تا ناکارآمدی‌ها، منابع تاخیر، کار مجدد، و نقص‌ها و سایر نقاطی که منجر به فرآیندهای ناکارآمد می شود پیدا کنند.
اهداف فرایند کاوی
درک و کشف فرآیند
کسب و کارها معمولاً تصویر کاملی برای اطلاع از چگونگی پیشرفت فرآیندهای تجاری خود ندارند. فرآیند کاوی می‌تواند فرآیندهای موجود را تجسم کند و با استفاده از گزارش‌های رویداد و داده‌های بلادرنگ به کسب و کارها کمک کند تا وضعیت خود را درک کنند. کشف فرآیند، کسب و کارها را قادر می سازد تا موجه شوند که چگونه فرآیندهای از مسیر خود منحرف می شوند. با ابزارهای فرآیند کاوی، کاربران می توانند انحرافات و مشکلات فرایند ها را پیدا کنند. درک فرآیند برای بهبود و اتوماسیون فرآیند بسیار مهم است. به عنوان مثال، درک فرآیند می تواند به ساده سازی پروژه های اتوماسیون کمک کند.
تجزیه و تحلیل انطباق
کسب و کارها فرآیندهای استاندارد را ترجیح می دهند، اما دستیابی به سطح انطباق بالا چالش برانگیز است. فرآیند کاوی به شرکت ها اجازه می دهد تا تغییرات مختلف فرآیند و ایرادات آنها را کشف کنند.
به عنوان مثال، در فرایند لجستیک، برخی از فرآیندهای تحویل به دلایل مختلف تا حد زیادی متفاوت و زمان بر است. با استفاده از فرآیند کاوی در لجستیک، شرکت ها می توانند این تغییرات را شناسایی کرده و زمان تحویل را بهبود بخشند.
اعتبار سنجی فرآیند
فرآیند کاوی از داده های بلادرنگ برای ارائه بینش برای کاربران خود استفاده می کند. این شرکت ها را قادر می سازد تا یافته های فرآیند خود را تأیید کرده و وضعیت فعلی خود را تأیید کنند.
فرآیند کاوی معمولاً برای ممیزی و فرآیندهای انطباق نیز استفاده می شود. به عنوان مثال، یک شرکت مشاور می تواند تمام فرآیندها و معاملات خود را برای حسابرسی پوشش دهد و در عین حال زمان صرف شده را 50٪ کاهش دهد.
بهبود فرآیند
فرآیند کاوی یک رابط کاربر پسند را برای ردیابی معیارهای KPI کاربران فراهم می‌کند و به آنها کمک می‌کند تا بهترین و بدترین فرآیندها را شناسایی کنند.
چرا فرایند کاوی برای کسب وکارها مهم است ؟
افزایش فروش تنها راه کسب درآمد نیست. کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌تواند بازگشت سرمایه کسب و کارها را افزایش دهد.
راه‌حل‌های فرآیند کاوی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با کمی کردن ناکارآمدی‌های مدل‌های عملیاتی‌شان، این هزینه‌ها را کاهش دهند و به مدیران این امکان را می‌دهند تا تصمیمات عینی در مورد تخصیص منابع بگیرند. کشف این تنگناها نه تنها می تواند هزینه ها را کاهش دهد و بهبود فرآیند را تسریع کند، بلکه باعث نوآوری بیشتر، کیفیت و حفظ مشتری بهتر می شود.
از آنجایی که فرآیند کاوی هنوز یک رشته نسبتاً جدید است، هنوز موانعی برای غلبه بر آن وجود دارد. برخی از آن چالش ها عبارتند از:
کیفیت داده
یافتن، ادغام وبررسی کردن داده ها معمولاً برای فعال کردن فرآیند کاوی مورد نیاز است. داده ها ممکن است در منابع داده های مختلف توزیع شوند. همچنین می تواند ناقص باشد یا حاوی برچسب ها یا سطوح مختلف باشد. محاسبه این تفاوت ها برای اطلاعاتی که یک مدل فرآیند به دست می دهد، مهم خواهد بود.
تغییر مفهوم
گاهی اوقات فرآیندها در حین تجزیه و تحلیل تغییر می کنند که منجر به تغییر مفهوم فرایند ها می شود.
استفاده از راه‌حل‌های پیشرفته فرآیند کاوی ، باعث کارایی و ایجاد تحول در سازمان می شود.
ارتباط فرایند کاوی با مدیریت فرایند کسب و کار
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) این به کسب و کارها کمک می‌کند تا با مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی فرآیندهای خود از انتها به انتها، به صورت استراتژیک مدیریت کنید.
فرآیند کاوی به کسب و کارها درک درستی در مورد نحوه اجرای فرآیندهای می دهد،اما BPM نقشه ای از فرآیندهای ایده آل کسب و کار شما را به شما ارائه می دهد که می توانید از آنها برای بهبود فرآیندها برای مدیریت گردش کار و نتایج کسب و کار بهتر استفاده کنید.
درک نحوه عملکرد فرآیندها در حال حاضر برای BPM بسیار ارزشمند است. فرآیند کاوی تقریباً در تمام مراحل چرخه عمر BPM کمک می کند.