چرا باید مقاومت ها در برابر سیستمی که افزایش راندمان و بهره وری سازمان و بهبود فرایندها را در پی دارد زیاد باشد؟
تغییر هرگز راحت نیست و ممکن است بارها مقاومت شود زیرا تغییرات ،چالش های جدیدی را به همراه دارد.
بیاید مساله را طور دیگر نگاه کنیم چون اتوماسیون اداری یک تغییر در سازمان محسوب می شوید دلایل مقاومت در برابر تغییرات سازمانی را پیدا کنیم تا برای این مورد هم پاسخی پیدا کرده باشیم.
اندازه و پیچیدگی سازمان شما مهم نیست ، پیاده سازی ERP دشوار است. حتی با وجود ادعای بسیاری از مدیران که کارمندان سازمان آنها “آماده تغییر هستند” ، استقرار سیستم های سازمانی همیشه در سراسر سازمان مقاومت در برابر تغییر ایجاد می کنند.
مقاومت سازمانی چیست ؟
یکی از گیج کننده ترین مشکلاتی که مدیران کسب و کار با آن مواجه می شوند مقاومت سازمان در برابر تغییر است.مقاومت سازمانی به عدم تمایل افراد در برابر تغییر و یا برای سازگاری با تغییر گفته می شود. کارکنان می توانند به روش های مختلف با تغییرات سازمانی مخالفت کنند.
مقاومت سازمانی ممکن است شکلهای مختلفی داشته باشد: افزایش تعداد استعفا , ، خصومت کارمندان یا کاهش سرعت در کار و …… دلایلی که بیان شد حتی اگر خیلی کوچک باشد اما می تواند دردسرساز باشد.
مدیران می توانند با بررسی افرادی که در برابر تغییرات مقاومند را پیدا کنند, همچنین پیروی از مدلهای رایج مدیریت تغییر میتواند به سازمان ها چارچوبی بدهد تا «چرا» پشت مقاومت را درک کنند و بتوانند به آن غلبه کنند.
انواع مقاومت در برابر تغییر کدامند؟
مقاومت منطقی
این نوع مقاومت در سازمان شامل امکان عدم اجرای تغییرات در سازمان, کمبود منابع و ایجاد مشکلات فنی در صورت ایجاد تغییرات می باشد.
مقاومت روانشناختی و احساسی
این نوع مقاومت ناشی از تاثیر تغییرات در روحیات و احساسات فردی کارکنان مثل ترس از عدم موفقیت در فرآیند تغییر، افسردگی و یا اضطراب ایجاد میشود.
مقاومت اجتماعی
این مدل مقاومت در سازمان به دلیل تاثیر تغییرات بر روی برخی از افراد در سازمان اتفاق می افتدبه عنوان مثال کارمندان it سازمان با استقرار نرم افزار جدید مخالفت می کنند.
تفاوت مقاومت فردی و مقاومت سازمانی چیست؟
مقاومت فردی زمانی اتفاق می افتد که کارکنان بر اساس شخصیت و نیازهای منحصر به فرد خود در برابر تغییر مقاومت می کنند. به عنوان مثال مانند امنیت شغلی، عادت و عوامل اقتصادی و … که تأثیر زیادی بر مقاومت فردی دارند.
مقاومت سازمانی , تمایل سازمان به مقاومت در برابر تغییر و تمایل به حفظ وضعیت موجود است. شرکت هایی که از مقاومت سازمانی رنج می برند، انعطاف ناپذیر می شوند و نمی توانند با خواسته های محیطی یا داخلی برای تغییر سازگار شوند. برخی از نشانههای مقاومت سازمانی شامل مشکلات داخلی، فرآیندهای تصمیمگیری ضعیف، مدیریت ضعیف است.
7 دلیل مقاومت سازمانها در برابر پیاده سازی اتوماسیون
در عصر حاضر که سازمانها با محیط های پیچیده ومتغییر امروزی در ارتباطند، جهت حفظ بقا مجبورند با تغییرات محیطی سازگار شوند. و سازمانهایی موفق و کارآمدتر هستند که علاوه بر سازگاری با تغییرات بتوانند مقاومت های سازمانی را کنترل و تغییرات را در جهت ایجاد تحولات مطلوب به کار ببرند.
سازمانها از کارکنانی تشکیل شده که براساس ویژگی های فردی و ذاتی در برابر تغییرات مقاومت می کنند. در اینجا برخی از دلایل مقاومت افراد و سازمانها در برابر تغییرات بیان شده است
1. ترس از دست دادن شغل
در این تردیدی وجود ندارد که اتوماسیون باعث تغییر اقتصادی می شود ، اما نیازی نیست که به تمام اتوماسیون به عنوان دشمن امنیت شغلی نگاه کنیم
ترس از از دست دادن شغل خود ریشه مقاومت بسیاری از کارکنان در برابر سیستم های ERP جدید و فرآیندهای تجاری است. در بسیاری از موارد ، ترس بی اساس است ، اما ادراک رفتار را هدایت می کند. اطمینان خاطر ساده از اینکه مشاغل کارمندان در معرض خطر نیست ، تمام کاری است که برای سرکوب این مقاومت لازم است.
2. ترس افراد از کم شدن ارزش کارمندان
حتی اگر کارمندان از از دست دادن شغل خود نترسند ، ممکن است ترس داشته باشند که دیگر ارزش زیادی برای آن سازمان ندارند. کسی که نیمی از وقت خود را برای جمع آوری داده ها و جمع آوری صفحات گسترده برای تجزیه و تحلیل صرف می کند ، اگر دیگر نیازی به آن نقش نباشد ، بدون شک احساس خطر می کند. یک طرح موثر مدیریت تغییر سازمانی برای رفع این نگرانی ها و کمک به کارمندان برای درک این نکته مهم است که اگرچه ممکن است نقش آنها تغییر کند ، اما ارزش آنها برای شرکت کاهش نمی یابد.
3. ترس از کنترل نکردن فرایندها و رویه های تجاری
کارمندان غالباً به داشتن برخی فرایندهای تجاری و تنها کسی که می تواند آن وظایف را انجام دهد ، افتخار می کنند. اگر یک سیستم ERP جدید از اتکا به فرایندهای یک کارمند کاسته شود ، آنها در برابر تغییر مقاومت می کنند.
4. عادت در انجام کارها
انجام یک کار وقتی هر روز انجام شود برای انسان ساده تر و به مرور زمان کار خاصی ندارد و تبدیل به عادت می شود بنابراین تغییر در این عادت کار مشکلی است و باعث مقاومت می شود.
5. ترس از ابهام
پدیده تغییر باعث می شود عدم اطمینان و ابهام جایگزین چیزهای شناخته شده قبلی شود و این ترس از ابهام باعث مقاومت می شود.
6. نداشتن آگاهی لازم
نداشتن آگاهی از مزایای تغییرات و اینکه دستاورد تغییر چه چیزی است باعث ایجاد مقاومت می شود.
7. فرهنگ سازمانی
مقاومت در برابر تغییرات سازمان اغلب زمانی اتفاق میافتد که فرهنگ و هنجارهای موجود در شرکت عمیقاً در سازمان ریشه داشته باشد، که مانع پذیرش روشهای جدید انجام کار، مانند فرآیندهای جدید، رهبری، ساختار تیمی میشود.
بیشتر بخوانید : بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی چه امکاناتی دارد
چگونه می توان مقاومت سازمانی را مدیریت کرد ؟
- داشتن شفافیت
- بیان مزایای محصول
- کمک به افراد جهت روبهرو شدن با تغییر، مدیریت بهرهوری و ایجاد انگیزه
در ادامه چند مورد از بهترین استراتژی ها برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر در سازمان آورده شده است.
1. آموزش مناسب کارکنان
برای جلوگیری از مقاومت کارمندان در برابر تغییرات سازمانی ،نیاز است که اموزش های جدید در مورد این تغییر به کارمندان خود ارائه تا اطمینان حاصل شود که آنها احساس اطمینان و راحتی در تغییر جدید سازمان دارند.
2. عملکرد کارمندان سازمان را بعد از تغییر برسی کنید
برسی عملکرد به سازمان ها اجازه می دهد تا درک کنند که ایا پیاده سازی تغییرات جدید به عملکرد سازمان تاثیر گذاشته است یا خیر . اگر چیزی طبق برنامه پیش نرود، فرصتی برای وجود دارد
3. مشورت با کارکنان قبل از تغییرات در سازمان
هرگز بدون مشورت با کارمندان خود تغییراتی در سازمان ندهید چون کارمندان بیشترین استفاده را از این تغییرات دارند .در مورد زمان و برنامه کلی برای مدیریت و اجرای یک تغییر جدید به توافق برسید
4. با کارمندان خود در ارتباط باشید
آگاه کردن کارکنان از تغییرات وضعیت موجود در باعث ایجاد پلی بین کارکنان و مدیریت می شود.
هر اطلاعاتی را که دارید و می توانید با کارمندان به اشتراک بگذارید به اشتراک بگذارید.هرچه ارتباط شما با آنها صادقانه تر باشد، احتمال گمانه زنی و مارپیچ آنها کمتر می شود
5. از کارکنان خود در طول تغییرات سازمانی حمایت کنید
کارکنان خود را رها نکنید, از اعضای تیم خود با منابع، ابزارهای مدیریت تغییر، پایگاه های دانش و آموزش در مورد فرآیند یا ابزار جدیدی که در حال پیاده سازی هستید، حمایت کنید. این به کارمندان شما کمک میکند تا به سرعت در یک سیستم جدید ارزش پیدا کنند، و باعث میشود که به سازمان خود اعتماد کنند.
6. زمینه سازی برای موفقیت
ارتباط باز، صادقانه و به موقع هنگام معرفی هر تغییر سازمانی ضروری است، اما به ویژه برای غلبه بر مقاومت در برابر تغییر در اجرای اتوماسیون بسیار مهم است. ارائه اطلاعات جامع در مورد چیستی، چرایی و چگونگی فرآیند اتوماسیون می تواند کمک زیادی به کاهش ترس ها و تصورات غلط کند.
مزایای اتوماسیون اداری در سازمان
- صرفه جویی در هزینه
- افزایش بهره وری
- ذخیره اطلاعات با امنیت بالا
- توانایی پرسنل در گرفتن خروجی و عملکرد خود
- کاهش میزان خطا در کارها
- مدیریت بهتر منابع سازمان
- بازیابی سریع داده ها و اطلاعات
- دسترسی سریع به داده ها واطلاعات
- حذف کاغذ بازی در سازمان
- دسترسی به اطلاعات در هر زمان و مکان
انواع تغییرات سازمانی کدام است؟
سه نوع متداول از تغییرات سازمانی عبارتند از:
- تغییر رشدی : هر گونه تغییر سازمانی که در فرآیندها و رویه های قبلی ایجاد شده اصلاح شود.
- تغییر انتقالی : تعقیراتی که سازمان را از حالت فعلی خود به حالت جدیدی برای حل مشکل ایجاد شود
- تغییر تحول : تغییری که فرهنگ و عملکرد سازمان را به طور کلی تغییر دهد
شما نمی توانید از تغییرات سازمان خود اجتناب کنید، اما هر سازمان بزرگ با تغییر دائمی روبرو است.
بیشتر بخوانید : مزایا و معایب سیستم های اتوماسیون اداری
کلام آخر
پیش بینی و برنامه ریزی برای مقاومت یکی از جنبه های ضروری اجرای تغییرات مثبت سازمانی است.وقتی دلایل مقاومت در برابر تغییر را بررسی میکنید، بهتر است به آن بپردازید و از آن عبور کنید، صرف نظر از اینکه چه نوع تغییر سازمانی در شرکت خود متحمل میشوید.
قبل از اینکه تغییر در سازمان را شروع کنید، باید چندین اقدام ارتباطی مانند اعلام تغییر، بحث های گروهی کوچک، جلسات فردی و روش های جمع آوری بازخورد را برنامه ریزی کنید.