بایگانی اسناد و مکاتبات اداری در سازمانها، نظم خاصی به فایل هایی که ممکن است در آینده نیاز باشد می دهد. در اتوماسیون اداری پیوند شما می توانید به مکاتبات و فایل های مهم خود نظم داده و آنها را در قسمت بایگانی ذخیره نمایید.
مکاتبات و اسناد سازمانی در دو دسته قرار می گیرند:
1- مکاتباتی که درون سیستم اتوماسیون اداری ایجاد شده اند
مکاتبات سازمانی که درون اتوماسیون اداری ایجاد می شوند در دو دسته مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی قرار می گیرند. هر کاربر امکان آرشیو و طبقه بندی مکاتبات درون سازمانی را در بایگانی کارتابل خود متناسب با استانداردهای واحد و یا صلاحدید خود دارد.
همچنین در بخش دبیرخانه ، کارشناس می تواند مکاتبات برون سازمانی خود را متناسب با SLA سازمانی طبقه بندی و بایگانی نماید.
2- مکاتبات و اسنادی که در خارج از اتوماسیون اداری تولید شده اند.
در تمامی سازمان ها، برخی اسناد مانند اسناد حقوقی، مالی، پرسنلی و …. وجود داردد که نسخه فیزیکی آن موجود می باشد. جهت دسترسی و جستجوی سریع و آسان تر می توان این اسناد را به صورت الکترونیک آرشیو نمود.
در بخش آرشیو اسناد به توضیحات بیشتر در مورد این موضوع می پردازیم.