فکس و ایمیل دو عنصر بسیار مهم در جریان اطلاعات هر سازمانی هستند. اینها وظایف نگهداری فایل، که دسترسی آسان به این نوع ارتباطات را فراهم می کند، خدمات مشتری، فرآیندهای تجاری و انطباق با مقررات را بهبود می بخشد. به همین دلیل، گنجاندن خدمات مدیریت فکس در سیستم مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری سازمان بسیار مهم است.
ارتباطات از طریق فکس اغلب حاوی اطلاعات مهمی است: اعلامیه های حقوقی، داده های شخصی، اطلاعات حساب های پرداختنی، حساب های دریافتنی و… با این حال، این مورد گاهی نادیده گرفته می شود یا به سادگی از کنار آن عبور می شود.
مدیریت فکس در نرم افزار اتوماسیون اداری را می توان با جایگزین کردن فکس در قالب کاغذی بهبود بخشید و امنیت دریافت اسناد را افزایش داد ضمن اینکه در تسریع امور جهت ثبت و ضبط اسناد وارده نقش بسزایی دارد. ماژول فکس سرور فرصتی برای تجزیه و تحلیل مدیریت جهانی فکس ها در سازمان فراهم و به حذف معقول سیستم کاغذی کمک می کند.
قابلیت های زیر سیستم مدیریت فکس
- مدیریت ارسال و دریافت فکس های سازمانی
- قرارگیری اسناد ارسالی در صف انتظار
- نمایش وضعیت ارسال ها
- نمایش اطلاعات سند شامل شماره ثبتی، گیرنده، شماره صادره
- امکان دریافت گزارشات