هر سازمانی همواره به دنبال افزایش بهره‌وری می باشد. یکی از بهترین روش‌ها در این زمینه خودکار کردن کارها با اتوماسیون اداری است. اغلب سازمان‌ها برای این امر از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند. این سامانه‌ها برای خودکار سازی مکاتبات، فرم‌ها، فرایندها و… به شما طراحی شده و جلوی هدر رفتن زمان پرسنل که صرف انجام کارهای روتین می‌شود را می‌گیرد.
خودکارسازی اداری یا اتوماسیون اداری چیست؟
خودکار سازی اداری یا خودکار کردن کارها مجموعه ای از روش‌های نرم افزاری و سخت افزاری است که می‌توان در آن فرآیندهای اداری پر تکرار را ذخیره کرد. مجموعه این فرآیندها در غالب اتوماسیون اداری انجام می‌شود.
این سامانه‌ها در تلاشند تا کارهای روتین به طور خودکار انجام شود و وقت نیروها برای کارهای بیهوده تلف نشود. به عبارتی انسان فکر کند، ماشین کار کند. اما با اینکه اتوماسیون اداری دقیقا برای همین امر طراحی شده، هنوز بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها از روش‌های سنتی برای انجام کارهای اداری استفاده می‌کنند.
این امر باعث کاهش سرعت کارها، افزایش عدم هماهنگی، افزایش کاغذبازی اداری، وابستگی سیستم به افراد و در نتیجه کاهش خروجی سازمان‌ها است.
برای آشنایی با سیستم اتوماسیون اداری یا همان خودکارسازی اداری، لازم است بدانید هر سامانه مجموعه‌ای از ابزارها است که برای خودکار کردن (یا اتومیشن) و ساده سازی نامه نگاری ها کمک می‌کند. این سامانه‌ها از نظر هم سخت افزاری می‌تواند شامل تلفن، کامپیوتر، موبایل، فکس و… باشد که از طریق اینترنت و یک نرم افزار اتوماسیون اداری به هم متصل می‌شوند.
بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری و bpm
چرا سازمان‌ها برای خودکار کردن کارها از اتوماسیون استفاده می‌کنند؟
در هر اداره‌ای نتایج جلسات، مصوبه‌ها، قوانین و کارهای صورت گرفته معمولا به صورت نامه اداری و اسناد در دبیرخانه بایگانی می‌شوند. این نامه ها برای هر سازمانی از ارزش بسیار بالایی برخوردارند، زیرا تمام مکاتبات، تجربیات و نتایج سازمان در دل همین نامه ها و اسناد است. هر اشتباهی می‌تواند نتایج جبران ناپذیری را به سازمان تحمیل کند؛ از جمله گم شدن نامهها، اشتباه در متن نامه، اشتباه در فرمت نامه اداری و…
از طرفی با رشد سازمان و افزایش پرسنل تعداد نامه اداری هم افزایش می‌یابد. نظارت و کنترل بر عملکرد، سازماندهی و مدیریت کارکنان از مهم‌ترین قابلیت‌هایی است که یک سیستم اتوماسیون اداری در اختیارتان می‌گذارد تا بتوانید همگام با سازمان، مدیریت‌تان را نیز قدرتمندتر کنید. تحقیقات سازمان WFMC که بر روی مدیریت جریان کار تمرکز دارد، نشان دهنده این است که از کارکرد روزانه هر کارمند تنها 30% تبدیل به ارزش افزوده می‌شود؛ یعنی 70% زمان کاری نیروها عملا تلف خواهد شد.
عدم خودکار کردن کارها در سازمان‌های سنتی می‌تواند مشکلات زیر را به همراه داشته باشد:
- شفافیت پایین مکاتبات: فساد و رشوه در سازمان‌های سنتی برآمده از عدم شفافیت اسناد و نامه نگاری‌ها است.
- کاهش نظم وامکان پیگیری: امکان گم شدن اسناد و نامهها در سیستم‌های سنتی بالا است و طبقه‌بندی سنتی اسناد همواره این ریسک را به همراه دارد.
- عدم امکان کنترل دقیق ارتباطات: از آنجا که کارکنان به سیستم متمرکزی متصل نیستند، احتمال دور زدن سلسله مراتب وجود دارد.
خودکار سازی اداری چگونه انجام می‌شود؟
معمولا بخش اصلی هر سیستم اتوماسیون . این بخش مربوط به نامه نگاری و بایگانی اسناد است. خواهیم دید نرم افزارهای اتوماسیون چطور به شما کمک می‌کنند بخشی از این فرآیند را خودکار سازی کنید.
باید در نظر داشت که نرم افزار اتوماسیون اداری قرار نیست تمام کارهای یک سازمان رو به صورت اتوماتیک انجام دهد؛ بلکه در واقع یک دبیرخانه آنلاین است. ساده‌ترین قابلیت یک سامانه اتوماسیون اداری، خودکار کردن فرآیند دریافت، ارسال و پیگیری نامه ها است؛ اما نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند ده‌ها قابلیت دیگر را نیز در خود جای داده است.
برای مثال، در اتوماسیون اداری پیوند، هر نامه‌ای که نیاز به امضای شما داشته باشد به طور خودکار در بخش «آماده امضاء» و یا نامه‌هایی که نیازمند پیگیری هستند، به طور جداگانه در منوی «پیگیری» قرار می‌گیرند.
مقایسه نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند با سایر سامانه‌ها
هر نرم افزار فرآیند، قابلیت‌ها و توانایی‌های منحصربفردی دارد. این ابزارها می‌توانند بخشی از نیازهای سازمان‌ها را تامین می‌کند و انتخاب بهترین گزینه بسته به حیطه کاری شرکت شماست. در ادامه به بخش کوچکی از امکانات سامانه پیوند می‌پردازیم:
خودکار کردن مکاتبات
پیوند به شما این امکان را می‌دهد تا بدون هیچ زحمتی پیام‌های خود را به طور خودکار و بر اساس قوانینی که تعریف می‌کنید دریافت، ارسال، بایگانی، دسته بندی و طبقه بندی کنید. این قوانین به شما اجازه می‌دهند تا زمان ارزشمند خود را صرف کارهای مفیدتری کنید.
خودکار کردن فرم‌ها
تمرکز اصلی سامانه اتوماسیون اداری طراحی دوباره دبیرخانه و مکاتبات است؛ اما سیستم اتوماسیون اداری پیوند ماژول های متنوع و قابل نصبی دارد که می‌تواند قابلیت‌های جدیدی به محیط نرم افزار اضافه کند. یکی از این ماژول‌ها، فرم ساز پیوند است که می‌توانید آن را به محیط سامانه اتوماسیون اضافه کنید.
این ابزار به شما اجازه می‌دهد بدون نیاز به هیچ دانش برنامه نویسی و تنها با کلیک موس، فرم مورد نظر را بسازید و به آسانی انواع باکس ها و دکمه ها را در آن قرار دهید و تمام فرم‌های کاغذی خود را در کمترین زمان به فرم‌های الکترونیکی تبدیل کنید.
بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری و crm چه تفاوتی با یک دیگر دارند ؟
خودکار کردن فرآیندها
یکی دیگر از استفاده‌های فرم ساز پیوند، امکان طراحی فرآیندها است. شما می‌توانید گردش کارهایی که می‌خواهید را خودکار سازی کنید و در صورت داشتن دانش BPM، قادر خواهید بود مراحل و جریان کار فرآیندها را هم طراحی و پیاده‌سازی کنید.
خودکار کردن گردش اسناد
از دیگر راهکارهای افزایش سرعت یک سازمان، خودکار سازی گردش اسناد است. با استفاده از این خدمت اتوماسیون پیوند، می‌توانید الگوی حرکت هر نامه یا سند در سازمان را تعیین کنید تا اسناد به صورت خودکار در مسیری که باید، حرکت کنند.
خودکار کردن گزارش گیری
با فرم ساز پیوند تنها محدودیت، خلاقیت شماست. فرم ساز این امکان را به شما می‌دهد تا یک سیستم گزارش گیری خودکار بر اساس پارامترهای مد نظرتان ایجاد کنید. مثلا خودکارسازی گزارش گیری نامه های ارسالی در طول یک ماه.
نتیجه گیری
همان گونه که گفته شد خودکار کردن کارها با اتوماسیون اداری، می‌تواند تا حد زیادی به پویایی سازمان شما کمک کند. در هر سازمان بخش زیادی از وقت کارکنان صرف انجام کارهای روتین می‌شود که می‌توان تمام این فرایند ها را خودکار سازی کرد و از زمان پرسنل به شکل بهتری بهره برد. در انتها نیز به چند مورد از ده‌ها ابزار نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند اشاره کردیم.