یادداشت برداری دقیق در مورد آنچه در مورد بحث و تصمیم گیری شد، از سوء تفاهم جلوگیری می کند و همه را به روز نگه می دارد. دستور کارها، اهداف و صورتجلسات این اطمینان را ایجاد می کند که همه در مورد مسئولیت ها، ضرب الاجل ها و جزئیات مربوط به سایر پروژه های مهم یا مسائل شرکت شفاف هستند.
برای ثبت دقیق صورتجلسات جلسه، بهتر است از یک الگو برای یادداشت های ساختاریافته استفاده کنید. حتما تاریخ، زمان جلسه، شرکت کنندگان و غایبان را ذکر کنید. هنگام تشریح هر مورد در دستور کار، بیانیه کوتاهی از اقدامات انجام شده، توضیحی برای تصمیم و هرگونه استدلالی که علیه آن ارائه شده است بنویسید. همه سوابق باید عینی و با زبان واضح باقی بمانند تا هرکسی که صورتجلسه را میخواند بفهمد که در طول جلسه چه کاری انجام شده است.
اگر جلسات را با ویدئوکنفرانس برگزار میکنید، میتوانید جلسات خود را ضبط کرده و پیوند را ارسال کنید تا دیگران بتوانند بعداً آن را تماشا کنند. این میتواند گزینه خوبی برای زمانی باشد که مناطق زمانی و تضادهای زمانبندی، حضور افراد خاصی را در جلسه زنده غیرممکن میکند.