توسعه سامانه های رایانه ای سماتوس

نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت جلسات

نحوه انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت جلسات
5/5 - (1 امتیاز)

آیا هر روز زمان زیادی را صرف مدیریت جلسات می کنید؟ اگر پاسخ شما مثبت است، پس باید روی نرم افزار مدیریت جلسات سرمایه گذاری کنید. و با انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت جلسات از مزایای آن نهایت استفاده را ببرید.

نرم‌افزار مدیریت جلسات به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با خودکار کردن فرآیندهای زمان‌بندی خود در زمان و منابع صرفه‌جویی کنند.

جلسات در دنیای پرمشغله امروز و زمانی که در عصر دیجیتال به سر می بریم اجتناب ناپذیر است. آنها برای ارتباط موثر بین کارکنان، مشتریان، شرکا و سایر ذینفعان ضروری هستند و متأسفانه، آنها زمان و انرژی زیادی را برای برنامه ریزی و اجرا می گیرند.

نرم‌افزار مدیریت جلسات (MMS) برنامه‌ای است که به شما کمک می‌کند جلسات را سازماندهی کنید، شرکت‌کنندگان را مدیریت کنید، دستور کارها را تنظیم کنید، یادآوری‌ها ارسال کنید، گزارش‌هایی ایجاد کنید و موارد دیگر.

استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات، کسب و کارها را قادر می سازد تا کل فرآیند را از برنامه ریزی تا اجرا ساده کنند. این باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود و در عین حال بهره وری را بهبود می بخشد.

در اینجا برخی از مزایای استفاده از MMS آورده شده است:

مزایای نرم افزار مدیریت جلسات

1. فرآیند برنامه ریزی جلسات را خودکار کنید

می‌توانید از نرم‌افزار مدیریت جلسات برای خودکار کردن فرآیند زمان‌بندی خود استفاده کنید. به جای وارد کردن دستی تمام جزئیات مربوط به رویدادهای آینده خود در یک تقویم یا صفحه گسترده آنلاین، می توانید به سادگی آنها را با استفاده از نرم افزار آپلود کنید. به این ترتیب، لازم نیست نگران فراموش کردن چیزی باشید.

2. شرکت کنندگان را مدیریت کنید

یکی دیگر از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات، توانایی آن در مدیریت لیست شرکت کنندگان است. با استفاده از این ویژگی می توانید به راحتی افراد جدیدی را به لیست خود اضافه کنید و همچنین افراد موجود را به روز کنید.

بهترین نرم افزار مدیریت جلسات همچنین به شما کمک می کند تا یادآوری شرکت کنندگان را قبل از جلسات مهم تنظیم کنید. این یادآوری ها را می توان از طریق ایمیل، پیام متنی یا تماس تلفنی ارسال کرد.

3. موارد جلسه را پیگیری کنید

با نرم‌افزار مدیریت جلسات، می‌توانید مواردی را که در طول هر جلسه مورد بحث قرار گرفته است پیگیری کرده و به صورت دیجیتالی یادداشت برداری کنید. ردیابی صورتجلسات مهم است زیرا اعضای تیم جدید، یا اعضای تیمی که نتوانستند در جلسه شرکت کنند، اکنون تمام اطلاعات مربوطه را در اختیار دارند. آنها به راحتی می توانند موارد را بخوانند تا به آنچه گفته شده است پی ببرند یا حتی در موارد بعدی به آنها مراجعه کنند.

نگه‌داشتن صورتجلسه همچنین به این معنی است که اگر یکی از شرکت‌کنندگان مطلب مهمی را که در طول جلسه گفته می‌شود از دست بدهد (گاهی اتفاق می‌افتد)، نیازی به نگرانی نیست زیرا می‌داند که می‌تواند بعد از آن صورتجلسه را بخواند.

انتخاب نرم افزار مدیریت جلسات

چگونه بهترین نرم افزار مدیریت جلسات را انتخاب کنیم

برای اینکه بدانید کدام نرم افزار مدیریت جلسه برای شما و کسب و کار شما مناسب است، باید بدانید که کدام ویژگی جلسه مهم تر است و سپس به چه ویژگی هایی از نرم افزار نیاز دارید.

تعیین نیازها و فرآیندهای یک جلسه مرحله اول برای انتخاب نرم افزار مدیریت جلسات است. بدون این دانش، ممکن است با یک فناوری گران قیمت مواجه شوید که حتی نیازهای شما را برآورده نمی کند.

در اینجا چند نکته کاربردی برای کار کردن اجزای جلسات و ویژگی هایی که نرم افزار مدیریت جلسه شما به آن نیاز دارد آورده شده است:

امکان دعوت از مدعوین

توانایی ست کردن جلسه و امکان دعوت مدعوین در داخل و خارج سازمان با نرم افزار باید وجود داشته باشد

امکان اطلاع رسانی

در نرم افزار مدیریت جلسات باید امکان اطلاع رسانی و یادآوری جلسه از طریق پیامک، امکان حذف جلسه و اطلاع رسانی آن وجود داشته باشد.

آیا وظایف بعدی وجود دارد؟

اگر کارهایی وجود دارد که باید بعد از جلسه تکمیل شوند، انتخاب یک نرم افزار مدیریت جلسه که توانایی ایجاد یادداشت ها و لیست های جلسه با آیتم های اقدام را داشته باشد بهترین راه است.

اشتراک گذاری فایل

اشتراک گذاری فایل گزینه ای است که بسیاری از افراد هنگام استفاده از نرم افزار مدیریت جلسات آن را انتخاب می کنند. این بدان معنی است که فایل ها را می توان بین شرکت کنندگان به اشتراک گذاشت و در خود نرم افزار ذخیره کرد. با این حال، این با مجموعه ای از مشکلات مانند محدودیت اندازه فایل و نگرانی های حفظ حریم خصوصی همراه است.

بودجه خود را بررسی کنید

بودجه نقش زیادی در انتخاب نرم افزار دارد. اگر نمی توانید قرارداد را به صورت بلندمدت یا حتی کوتاه مدت حفظ کنید، هیچ فایده ای ندارد که به نرم افزارهای گران قیمت نگاه کنید. انتخاب نرم افزار مدیریت جلسه، باید با بودجه شما مطابقت داشته باشد.

نتیجه گیری

نرم افزار مدیریت جلسات باید بر اساس میزان ارزشی که برای کسب و کار شما به ارمغان می آورد انتخاب شود.

همچنین مهم است که قبل از تصمیم گیری برای خرید بدانید که نرم افزار چقدر برای نیازهای خاص شما مناسب است.

برای آشنایی با نرم افزار مدیریت جلسات پیوند با ما در تماس باشید

نوشته های مرتبط
یک پاسخ بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.Required fields are marked *

Call Now Button