یکی از راه‌هایی که زندگی را آسان‌تر می‌کند، استفاده از نرم‌افزار مدیریت جلسات است، با ما همراه باشید تا تا بدانید مزایای نرم افزار مدیریت جلسات چیست و چگونه می‌توانند برای شرکت شما مفید باشند.
ما در دنیای دیجیتال زندگی می کنیم. فناوری زندگی ما را آسان‌تر می‌کند، از کارهای بزرگ تا حتی جزئی‌ترین کارها. یکی از راه‌هایی که زندگی را کمی آسان‌تر می‌کند، نرم‌افزار مدیریت جلسات است، این نرم افزار می‌تواند در خودکارسازی نحوه اجرای جلسات و بهبود مکالمات بسیار کمک کند.
نرم افزار مدیریت جلسات چیست؟
احتمالاً برای راحتی و اتوماسیون کارها در سازمان خود از نرم افزارهای زیادی استفاده می کنید، اما نرم افزار مدیریت جلسات منحصر به فرد است.
اینها ابزارهایی در پشته فناوری یک شرکت هستند که به بخش های مختلف کمک می کنند تا جلسات تیم خود را برنامه ریزی و راهنمایی کنند تا اطمینان حاصل کنند که آنها کارآمد، سازنده و بیش از حد بر روی بحث های موجود متمرکز هستند – بنابراین هیچ چیز از بین نمی رود.
به طور معمول، این ابزارها دارای ویژگی ها و عملکردی هستند که می توانند هنگام برنامه ریزی جلسات هماهنگ شوند، با ابزارهای تقویم یکپارچه شوند و به راحتی برای همه ظاهر شوند! به‌علاوه، با ویژگی‌های اضافی مانند سازندگان دستور جلسه، ضبط‌کننده جلسه، و بسیاری موارد دیگر، نرم‌افزار مدیریت جلسات مناسب می‌تواند برای ساده‌سازی نحوه برگزاری جلسات استفاده شود.
دلایل استفاده از ابزارهای مدیریت جلسات
اگر شرکت شما در حال حاضر از ابزارهای مدیریت جلسات استفاده نمی کند، دلایل زیادی وجود دارد که چرا اکنون زمان مناسبی برای ادغام با راه حل مناسب است.
یکی از دلایل اصلی که تیم ها دوست دارند از ابزارهای مدیریت جلسات استفاده کنند، ویژگی های برنامه ریزی و توزیع وظایف است. تنها با چند کلیک، برنامه ریزی تاریخ و مکان رویدادهای آینده (مانند جلسات آینده!) و در نظر گرفتن اینکه هر شرکت کننده چقدر وقت آزاد خواهد داشت، آسان تر از همیشه است.
هنگامی که برنامه ای برای جلسه بعدی در نظر گرفته شده است، این ابزارها می توانند به افرادی که نیاز به حضور دارند اطلاع دهند و به آنها زمان زیادی برای برنامه ریزی و آماده سازی بدهند. قبل از آماده شدن، این نوع نرم افزار می تواند وظایف محول شده به هر یک از شرکت کنندگان را بر اساس فوریت هایی که باید انجام شود مرتب کند و همچنین تخمین می زند که انجام هر کار چقدر زمان می برد، به طوری که هیچ وقت ضرب الاجل از دست نرود.
ابزارهای مدیریت جلسات همچنین می توانند به طور یکپارچه اطلاعات متنوعی را ایجاد، جستجو و نگهداری کنند. از آنجایی که حجم زیادی از داده ها در سیستم وجود دارد، آنها می توانند بدون زحمت منابع لازم را برای هر کار اختصاص دهند و در عین حال زمان بندی و پیش بینی های دقیقی را برای پروژه های آینده در زمان واقعی ایجاد کنند.
دلیل اصلی دیگری که باعث می‌شود اعضای تیم از نرم‌افزار مدیریت جلسه استفاده کنند این است که ارتباط داخلی را آسان‌تر از همیشه می‌کند. با توانایی ارائه پیشرفت تمام پروژه‌های در حال انجام به هر عضو تیم و همچنین پیش‌بینی و مدیریت ریسک‌های آتی برای ماندن یک قدم جلوتر، تیم شما در زمان صرفه‌جویی می‌کند، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند و شانس بیشتری برای رسیدن به اهداف خود دارد.
مزایای نرم افزار مدیریت جلسات
اکنون که درک بهتری از برخی از دلایلی دارید که چرا یک سازمان می‌خواهد نرم‌افزار مدیریت جلسه را به مجموعه فناوری خود اضافه کند، در زیر در مورد برخی از مزایای نرم افزار مدیریت جلسات صحبت می کنیم.
جلسات بدون کاغذ
شرکت شما چقدر کاغذ استفاده می کند و گاهی اوقات … هدر می دهد؟
بدون ابزار مدیریت جلسه، ممکن است از تعداد زیادی دفترچه یادداشت برای جلسات استفاده کنید. اما با این ابزارها، مستقیماً در فیلدها، برگه ها یا داشبوردهای داده شده یادداشت برداری می کنید. به‌علاوه، اگر به‌دنبال اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها با دیگران هستید، می‌توانید به‌جای کپی کردن چند صفحه از دفترچه یادداشت خود، به کسی اجازه دسترسی به ابزار را بدهید.
بیایید صادق باشیم، صرف پول کمتر بر روی کاغذ و استفاده کمتر از کاغذ نه تنها برای بودجه شرکت شما، بلکه برای محیط زیست نیز مفید است.
افزایش امنیت
امنیت سایبری بخش مهمی از یک تجارت است، صرف نظر از صنعت آن. به همین دلیل، معمولاً نگران این هستیم که اسناد حساس یا محرمانه ممکن است در جای اشتباه قرار گیرند، برای شخص نادرست ارسال شوند یا به طور کلی گم شوند.
هنگامی که از نرم افزار جلسه استفاده می شود، می توانید انتخاب کنید که چه کسی به داده های موجود دسترسی داشته باشد
بهبود همکاری
این کاملاً حیاتی است که هنگام برگزاری جلسات در بخش‌ها، همه بتوانند با یکدیگر همکاری کرده و در یک جلسه مؤثر شرکت کنند. هنگامی که این اتفاق می افتد، جلسه شما مکانی فراگیر خواهد بود که در آن همه شرکت کنندگان تشویق می شوند تا درگیر شوند، بحث های معناداری داشته باشند، سؤالات درست بپرسند، و در مورد موارد اقدامی که در دستور کار فهرست شده اند گفتگو کنند.
دسترسی سریع به اطلاعات در زمان واقعی
در این دنیای دیجیتال، شما و تیمتان نیاز به دسترسی سریع به نقاط گفتگو، تصمیمات یا ضرب الاجل های مورد توافق دارید. این نه تنها با نرم افزار مدیریت جلسات امکان پذیر است، بلکه می توانید فوراً به روز رسانی کنید.
و از آنجایی که می‌خواهید همه به‌روزرسانی‌ها و تغییرات بر این اساس ذخیره شوند، می‌توانید کنترل کنید چه کسی می‌تواند چه نسخه‌ای از داده‌ها را ببیند. روزهایی که باید ساعت‌ها به دنبال یادداشت‌های بحث و گفتگوی جلسه باشید، گذشته است، زیرا آنها را می‌توانید در نرم‌افزار مدیریت جلسه پیدا کنید.
یادداشت برداری ساده
معمولاً قبل از شروع جلسه، وظیفه یادداشت برداری جلسه به یک شرکت‌کننده محول می‌شود، او همچنین باید یادداشت‌ها را برای سایر شرکت‌کنندگان، کسانی که قادر به شرکت در بحث نبودند و هر ذینفعی که به جزئیات علاقه‌مند است را ارسال کند. .
در حالی که اجداد ما ممکن است این یادداشت ها را با قلم و کاغذ گرفته باشند، ما بهتر می دانیم، به خصوص آن دسته از تیم هایی که نرم افزار مدیریت جلسات دارند. با این روش، به راحتی می توان یک نکته مهم را از دست داد، اشتباه کرد یا یادداشت ها را به طور کلی از دست داد. داشتن گزینه خودکارسازی یادداشت‌های جلسه تضمین می‌کند که هیچ چیز از دست نمی‌رود یا فراموش نمی‌شود، و هر جلسه دارای جزئیات شفافی است که می‌تواند برای بعداً بایگانی شود یا فوراً با کسانی که به آنها نیاز دارند به اشتراک گذاشته شود.
جلسات را آسان برگزار کنید
از جلسات تیم سازنده گرفته تا جلسات معنی دار انفرادی، نرم افزار مدیریت جلسات همه چیز را ممکن می سازد. یک دستور کار مشترک در چند ثانیه بسازید، تصمیمات را به راحتی ثبت کنید، و صورتجلسات جلسه را همه در یک مکان پیگیری کنید.