نرم افزار مدیریت وظایف برنامه ای است که به سازماندهی، ساده سازی و اولویت بندی وظایف مورد نیاز برای رسیدن به یک هدف یا تکمیل یک پروژه کمک می کند.
اگر مدیریت کار شبیه مدیریت پروژه به نظر می رسد، به این دلیل است که آنها شباهت های زیادی دارند، اما یکسان نیستند.
ابزارهای مدیریت وظیفه در اشکال مختلفی مانند صفحات گسترده اولیه یا برنامه های مدیریت پروژه آنلاین وجود دارند. در هر سطحی، ابزارهای مدیریت وظیفه به افراد کمک می کنند:
- کارآمد کار کنید
- منظم بمانید
- اطمینان حاصل کنید که از تیم ها و افراد به روش های صحیح استفاده می شود
اجزای کلیدی یک ابزار مدیریت وظیفه
ابزارهای مدیریت وظیفه نیاز کلی به سازماندهی، اولویت بندی و تجسم کار را برطرف می کنند. از طریق تجزیه و تحلیل، می آموزید که چگونه کارها را به روش های مؤثرتری انجام دهید.
در ابتدایی‌ترین سطح خود، از ابزار مدیریت وظیفه برای کمک به افراد، تیم‌ها یا کسب‌وکارها استفاده می‌شود. بخشی از سازماندهی شامل تعیین اولویت ها برای وظایف، تجسم پیشرفت کارها در حین گذر از مراحل تکمیل و جمع آوری تجزیه و تحلیل یا گزارش ها برای هدایت وظایف و گردش کار آینده است.
مدیریت وظیفه در مقابل مدیریت پروژه
وقتی پروژه ای را مدیریت می کنید، یک تاریخ و یک هدف – تصویر بزرگ – در ذهن دارید. مدیریت پروژه دامنه وسیع تری دارد که در آن مدیر باید به عواملی مانند کنترل هزینه، گردش کار و منابع موجود نگاه کند.
مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یک جنبه از یک پروژه در یک زمان است. به عنوان مثال، هنگام مدیریت وظایف، باید به ضرب الاجل و اولویت، تکلیف و پیشرفت کار نگاه کنید. این مقدار زیادی برای مدیریت است، اما یک ابزار مدیریت کار می تواند کار شما را آسان تر کند.
یک صفحه کار به شما امکان می دهد وظایف خود را بر اساس اولویت سازماندهی کنید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که مهم ترین چیزها ابتدا انجام شده است. همانطور که گفته شد، ابزارهای مدیریت وظایف به راحتی به روز می شوند. با اولویت‌بندی کارها، می‌توانیم به جای اینکه بدون هیچ جهتی از یک مورد به مورد دیگر بپریم، بر نحوه کار تمرکز کنیم.
نه تنها تجسم وظایف به شما کمک می کند آنچه را که باید انجام دهید به خاطر بسپارید، بلکه به شما کمک می کند تا یک پروژه را به عنوان یک کل بهتر درک کنید. این بدان معناست که ابزارهای مدیریت وظیفه به راحتی توسط همه قابل دسترسی است. وقتی هر مورد به گونه ای طراحی شود که درک آن آسان باشد، وابستگی ها واضح می شوند و همکاری طبیعی است.
ابزارهای مدیریت وظیفه همیشه شکلی از تجزیه و تحلیل را ارائه می دهند، خواه فرمولی باشد که شما ایجاد کرده اید یا چیزی که در ابزار تعبیه شده است.
مزایای نرم افزار مدیریت وظایف
نرم افزار های مدیریت وظیفه منبع مؤثری برای تیم ها هستند، اما می توانند توسط افراد نیز مورد استفاده قرار گیرند. ابزارهای مدیریت وظایف به کاربران نهایی کمک می‌کنند هوشمندتر کار کنند، کارهای بیشتری انجام دهند و موفقیت بیشتری را تجربه کنند.
بدانید که چه کاری باید انجام دهید و کدام موارد دارای اولویت هستند. اختصاص داده و اجرا کنید.
استفاده از مقدار بهینه منابع و زمان برای یک کار مساوی است با چرخش های کوچکتر در چرخه تولید.
هنگامی که وظایف سازماندهی می شوند و از اطلاعات به درستی استفاده می شود، کیفیت هرگز قربانی سرعت تولید نمی شود.
تیم ها زمانی بهتر کار می کنند که درک مشترکی از آنچه باید انجام شود وجود داشته باشد و ایده ها به راحتی از طریق یک سیستم مدیریت کار بصری منتقل شوند.
زمان صرف شده برای فکر کردن به کارهای بعدی یا انجام مجدد کارهایی که در اولین تلاش به درستی انجام نشده اند را حذف کنید.
با یک سیستم مدیریت کار سازمان‌یافته، شما و تیمتان کارآمدتر کار می‌کنید
هنگامی که ابزارهای مدیریت وظیفه به درستی اعمال شوند، می توانند
نرم افزار مدیریت وظایف به شما امکان می دهد تمام جنبه های مدیریت کار را از یک داشبورد واحد نظارت کنید، اما این همه چیز نیست. چیزهای بیشتری در مورد نرم افزار مدیریت کار وجود دارد:
ممکن است تعداد گیج کننده ای از اسناد، گذرواژه ها و اطلاعاتی وجود داشته باشد که شما در حین انجام وظایف خود با مامورین رد و بدل می کنید. یک ابزار مدیریت کار خطر از دست دادن اطلاعات را کاهش می دهد زیرا شما می توانید تمام اطلاعات را در یک مکان جمع آوری کنید.
نیازی به ارسال ایمیل به اعضای تیم یا تماس آنها با دفتر برای واگذاری وظایف فردی ندارید. هنگامی که با استفاده از ابزار مدیریت وظیفه، کاری را به عضوی اختصاص می‌دهید، آنها یک اعلان برای انجام وظیفه دریافت می‌کنند. سپس می توانید از بخش نظرات برای همکاری در کارهای تیمی از راه دور استفاده کنید.
توانایی اولویت بندی وظایف برای کارمندان یکی از قابل توجه ترین مزایای ابزار مدیریت کار است. اعضای تیم شما ممکن است تغییر بین وظایف را چالش برانگیز بدانند. اولویت بندی اعضای تیم را قادر می سازد تا زمان خود را بهتر مدیریت کنند و به آنها ایده واضح تری از ترتیب انجام تکالیف می دهد.
یک ابزار مدیریت کار، این تصور را از بین می برد که باید یک کار بزرگ را در یک چارچوب زمانی خاص انجام دهید. دلیل آن این است که اجازه می دهد وظایف را به کارهای کوچکتر و قابل هضم تر تقسیم کنید که تمرکز را آسان تر می کند.