اگر از گیر افتادن در جلسات بی پایان و بیهوده احساس ناامیدی کرده اید یا جلسه ای که تنظیم کرده اید با جلسه ای که همکارتان در همان زمان ترتیب داده است در تضاد است. با ما همراه باشید تا ببینیم مدیریت جلسات چیست و نرم افزار مناسب برای مدیریت جلسات را معرفی کنیم.
مدیریت جلسات چیست؟
مدیریت جلسات، فرآیند مدیریت مراحل و اجزای کل فرآیند جلسه است. اقداماتی که باعث موفقیت جلسات، قبل، حین و بعد از جلسه می شود از اهمیت یکسانی برخوردارند. نادیده گرفتن هر بخش از فرآیند مدیریت جلسه می تواند منجر به نتایج ضعیف و جلسات اضافی شود.
جلسات، در اصل، برای افزایش بهره وری و کارایی است. وقتی همه در یک گروه باشند و از آنچه باید انجام شود آگاه باشند، حتی چالش‌برانگیزترین کارها را می‌توان تکمیل کرد. مدیریت جلسات بسیار مهم می شود زیرا:
زمان را در جلسات تلف نخواهید کرد
بیشتر مدیران و کارمندان جلسات زیادی را به صورت هفتگی شرکت می کنند و این خود زمان زیادی از وقت آنها را می گیرد. تقریباً نیمی از تمام شرکت‌کنندگان می‌گویند که جلسات اولین اتلاف وقت در محل کار هستند، در حالی که 93 درصد از شرکت‌کنندگان در جلسه در این مدت خیال‌پردازی می‌کنند و 39 درصد حتی به خواب می‌روند.
در جلسات با برنامه ریزی بد پول را هدر نخواهید داد
جلسات نه تنها می توانند اتلاف وقت باشند، بلکه اگر به طور مؤثر برنامه ریزی نشوند، در واقع اتلاف هزینه نیز هستند. یک مطالعه در مورد بودجه بندی زمان نشان داد که یک جلسه هفتگی مدیران سطح متوسط 15 میلیون دلار در سال برای یک سازمان هزینه دارد!
سریع و کارآمد تصمیم خواهید گرفت
زمانی که جلسات به طور کامل برنامه ریزی شده باشد، شما را به نتایج دلخواهتان می رساند. مطمئن شوید که هدف جلسه را در دستور کار ذکر کرده اید و فقط افراد مورد نیاز را در اختیار داشته باشید تا در تصمیم گیری متناسب با محدوده جلسه کارایی و سرعت به دست آورید.
بیشتر بدانید: راهکارهای مدیریت موثر جلسات
مدیریت بهتر جلسات با نرم افزار مدیریت جلسات
نرم افزار مدیریت جلسات یک برنامه دیجیتالی است که به افراد و تیم ها کمک می کند تا جلسات خود را برنامه ریزی، سازماندهی و اجرا کنند و همچنین نتایج را ثبت کنند. یک نرم افزار خوب باید به شما در برنامه ریزی جلسات، ارسال دعوت نامه، ایجاد دستور کار، یادداشت برداری، تنظیم تایمر و غیره کمک کند.
بیشتر بدانید: مزایای نرم افزار مدیریت جلسات