این روزها داشتن روزهای کاری شلوغ به یک امر عادی تبدیل شده است. اما، گاهی اوقات، می تواند نتیجه مدیریت ضعیف وظایف در محل کار باشد. چگونه می توانید از شر این خلاص شوید؟ خوب، بهترین نرم افزار مدیریت وظایف می تواند پاسخ شما باشد. مدیریت ضعیف باعث اتلاف منابع می شود. ذکر این نکته منصفانه است که یک سیستم مدیریت کار قوی می تواند عملکرد را افزایش دهد و تیم شما می تواند وظایف را به طور موثرتری مدیریت کند.
بهترین سامانه مدیریت وظایف می‌تواند تیم شما را قادر به ساده‌سازی وظایف مهم، خودکارسازی فرآیندهای تکراری و افزایش هماهنگی بین همکاران کند. در اینجا می خواهیم نکات برتر را برای انتخاب ابزار مناسب ردیاب پروژه یا برنامه مدیریت وظایف برای محل کار خود مورد بحث قرار دهیم. اما قبل از آن، اجازه دهید سه دلیل کلیدی برای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف در محل کار را مرور کنیم.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
چرا باید از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده کنیم؟
یک تحقیق PMI نشان داده است که 66 درصد از شرکت هایی که از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده می کنند می توانند پروژه ها را با بودجه از پیش تعریف شده خود تکمیل کنند. به بیان ساده، لازم است راه حل مناسب مدیریت وظایف را برای استفاده از مزایای مدیریت کار و زمان مناسب انتخاب کنید.
در اینجا دلایل اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه غنی از ویژگی ها آورده شده است.
1. اتوماسیون را به ارمغان می آورد
نرم افزار مدیریت وظایف می تواند کارهای خسته کننده، تکراری و پیش پا افتاده را خودکار کند. با استفاده از این نرم افزار می توان به راحتی کارها را اولویت بندی کرد و وضعیت چندین پروژه را در زمان واقعی بررسی کرد. اعضای تیم شما می توانند با کمک یک ابزار مدیریت وظایف تیم، روی چیزهای مهم دیگر تمرکز بیشتری داشته باشند.
2. نظارت بر کار در زمان واقعی
یک سیستم مدیریت وظایف به گونه ای طراحی شده است که کارمندان را قادر می سازد پیشرفت خود و سایر وظایف کارکنان را ردیابی کنند. مشخصه نظارت بر کار در زمان واقعی به مدیر پروژه کمک می کند تا کل تیم را در همان صفحه نگه دارد و هماهنگی را بهبود می بخشد. یک راه حل مدیریت وظیفه می تواند یک نمای کلی دائمی از هر کار را برای رسیدن به مهلت تمام پروژه ها ارائه دهد.
3. همکاری را بهبود می بخشد
استرس و فرسودگی شغلی در سناریوهای تجاری چالش برانگیز امروزی بسیار رایج هستند. بسیاری از کارمندان به دلیل این وضعیت می خواهند کار را ترک کنند. با این حال، یک راه حل مدیریت کار، تیم شما را قادر می سازد تا در زمان واقعی حتی زمانی که همه اعضا از راه دور کار می کنند، همکاری کنند. یک ابزار مدیریت کار، خواه اولویت‌بندی یا تفویض وظایف باشد، همیشه به همکاری کمک می‌کند.
پس از بحث در مورد دلایل کلیدی که چرا باید نرم افزار مدیریت پروژه یا مدیریت وظیفه را در سیستم موجود خود ادغام کنید، اجازه دهید نکاتی را که باید برای انتخاب ابزار مناسب در نظر بگیرید مرور کنیم. این روزها، به لطف فناوری در حال تکامل، سیستم مدیریت وظایف متعدد در دسترس است. با این حال، با در نظر گرفتن ویژگی های زیر می توانید نرم افزار مناسب را پیدا کنید.
نکاتی برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه
1. سهولت استفاده
یک نرم افزار مدیریت کار ایده آل باید ساده و قابل استفاده باشد. حتی کارمندان غیر فنی نیز باید به راحتی از آن استفاده کنند. برای پذیرش کامل نرم افزار در شرکت شما ضروری است. چه یک نجار جدید یا یک عضو هیئت مدیره کهنه کار، همه باید به راحتی از سیستم مدیریت وظایف استفاده کنند. هر زمان که ابزار را در لیست کوتاه قرار می دهید، باید این عامل را در نظر داشته باشید.
2. انعطاف پذیری بالا
یکی دیگر از ویژگی های مهم انعطاف پذیری است. ابزار مدیریت وظیفه شما باید قابل تنظیم و انعطاف پذیر باشد تا نیازهای پروژه در حال تغییر و مدیریت پروژه های متعدد را برآورده کند. به عبارت دیگر، سیستم مدیریت وظایف شما باید متناسب با رشد تیم و کسب و کار شما مقیاس پذیر باشد. با این کار، لازم است که سیستم با تمام برنامه های تجاری موجود به خوبی کار کند تا عملکرد بهتری را تضمین کند.
3. جدول زمانی
ویژگی ردیابی جدول زمانی اطلاعات دقیقی را در مورد زمان صرف شده برای یک کار خاص دریک پروژه توسط یک فرد در اختیار کاربران قرار می دهد. این خصوصیت به مدیران پروژه کمک می کند تا کل ساعات کار یک کارمند را در یک دوره خاص پیگیری کنند.
همچنین، مدیران پروژه به راحتی می توانند جدول زمانی روزانه هر یک از اعضای تیم را بررسی کنند. در نتیجه بهره وری و کارایی کارکنان در طول دوره افزایش خواهد یافت.
4. گزارش های متعدد
ویژگی گزارش‌دهی چندگانه، متخصصان مدیریت پروژه را قادر می‌سازد تا در مورد وظایف و پروژه‌های مختلف در حال انجام، دیدی چشمگیر داشته باشند. همچنین به شما امکان می دهد پیشرفت روزانه کارکنان خود را از طریق نمودارهای جذاب ردیابی کنید. علاوه بر این، کارمندان و مدیران به راحتی می توانند پیشرفت کار و وضعیت فعلی هر یک از اعضای تیم را مشاهده کنند.
این ویژگی به شما کمک می کند تا بهره وری کارکنان را به صورت روزانه، هفتگی و ماهانه بررسی کنید.
5. به اشتراک گذاری اسناد در زمان واقعی
6. پشتیبانی پیشرفته
ممکن است عجیب به نظر برسد، اما ابزار مدیریت وظیفه شما باید پشتیبانی سریع و قابل اعتماد مشتری را ارائه دهد. پلتفرم های مختلف پشتیبانی خوبی از مشتری ارائه می دهند. بنابراین، قبل از اینکه ابزار را در سیستم کسب و کار خود ادغام کنید، باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده کمک شخصی 24 ساعته و 7 روز هفته را به سرعت و کارآمد ارائه می دهد.
7. ترکیب بودجه و ویژگی ها
آخرین اما نه کم اهمیت ترین نکته، ترکیب بودجه و امکانات است. بسیاری از استارت آپ ها و SME ها با محدودیت های بودجه ای مواجه هستند. در چنین شرایطی، سیستم مدیریت وظایف مناسب باید مقرون به صرفه و دارای ویژگی های غنی باشد تا بهترین ترکیب از بودجه و ویژگی های لازم را ارائه دهد. می تواند شرکت را در طول دوره به سطح جدیدی برساند.
نرم افزار مدیریت پروژه پیوند یک ابزار عالی برای مدیریت وظایف است. دارای ویژگی های پیشرفته ای مانند همکاری پروژه، ردیابی مهلت و مدیریت منابع است. استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط می‌توانند با استفاده از پیوند چندین پروژه را به راحتی مدیریت کنند. به عنوان یک ابزار ردیاب پروژه قوی، پیوند می تواند بهره وری و کارایی تیم شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد.
بنظرم داشتن یه سیستم مدیریت پروژه با این امکانات کارایی شرکت رو تا حد زیادی بالا میبره حتما باید برای تهیه اش پیشنهاد بدم ممنون از شما با شما در تماس خواهم بود