زمانی به این نتیجه می رسیم که جهت نظم بخشیدن به گردش مکاتبات و فرایندهای سازمان نیازمند بستری مناسب هستیم . راه اندازی و استقرار اتوماسیون اداری در سازمان می تواند ما را در رسیدن به این هدف کمک نماید.
راه اندازی و استقرار اتوماسیون اداری آنلاین در سازمان نیازمند بسترسازی های مناسب از سوی کارفرما می باشد.البته این نکته نیز حائز اهمیت است که در دنیای پررقابت امروز، آنچه شرکت های نرم افزاری را از یک دیگر متمایز می کند، خدمات پشتیبانی و انعطاف نسبت به درخواست های خاص و منحصر به فرد مشتری است.
مراحل راه اندازی اتوماسیون اداری و روش ارائه خدمات در شرکت سماتوس
1- معرفی نماینده و راهبر سیستم توسط مشتری
2- اعلام سخت افزار پیشنهادی جهت نصب نرم افزار
در این مرحله بر اساس تعداد لایسنس خریداری شده سخت افزار پیشنهادی اعلام می گردد. در صورت عدم تامین سخت افزار توسط مشتری، سماتوس امکان ارائه سرور مجازی به مشتری را دارد
3- دریافت اطلاعات پایه از مشتری
در این مرحله اطلاعات پایه شامل : چارت سازمانی، لیست کاربران، نمونه امضا، گروه های دسترسی، دبیرخانه و ….. از مشتری دریافت می گردد
4- ایجاد نام کاربری برای مشتری و راهبر سیستم در سامانه تیکتینگ
در این مرحله نام کاربری برای مشتری و راهبر سیستم در سامانه ticketing ایجاد می گردد. از این پس ارتباط راهبر سیستم با شرکت از طریق سامانه مذکور خواهد بود.
5- نصب نرم افزار پس از دریافت سخت افزار پیشنهادی
6- تعریف اطلاعات پایه
7- هماهنگی و برگزاری جلسات آموزش
8- تحویل نرم افزار
پس از عملیاتی شدن نرم افزار در سازمان، ارتباط با واحد پشتیبانی از طریق سامانه ساپورت می باشد.
مشتری درخواست خود را در سامانه ثبت نموده و. میتواند برای درخواست خود طرح فوریت نماید.
طبق sla خدمات واحد پشتیبانی موظف است تیکت های عادی را ظرف مدت 6 روز کاری ،تیکت های فوری را در مدت 2 روز کاری و تیکت های آنی را در همان روز کاری پاسخگویی نماید.