با افزایش نسبت کارکنان دانش در شرکت های تجاری، نگرانی فزاینده ای برای بهبود محیط کار وجود دارد. بهره وری کارکنان می توان را با ارائه تسهیلات ارتباطی بهتر بهبود بخشید. این را می توان با کمک سیستم های اتوماسیون اداری به دست آورد.
سیستم های اداری به طور کلی فعالیت های زیر را تسهیل می کنند:
- تولید اسناد خروجی (با استفاده از پردازشگرهای متن)
- ذخیره و بازیابی اسناد (با استفاده از سیستم های مدیریت اسناد)
- انتقال پیام (با استفاده از سیستم های ارتباطی پیام)
- برنامه ریزی و مدیریت جلسات
بیشتر بخوانید: همه آنچه باید قبل از شروع کسب و کار در سال 2023 بدانید
اهمیت سیستم های اتوماسیون اداری
انواع دستگاه های اتوماسیون اداری در دفاتر مدرن مورد استفاده قرار می گیرند. این محصولات شامل دستگاه‌های فکس، دستگاه‌های کپی، EPBX و غیره می‌شوند. با این حال، اکثر این دستگاه‌ها دستگاه‌های مستقلی هستند که اهداف تعیین‌شده خود را انجام می‌دهند. آنها نه با دستگاه های دیگر مرتبط هستند و نه می توان آنها را از راه دور به اشتراک گذاشت.
این امر باعث اتلاف وقت زیاد مدیران در جمع آوری مدارک و اطلاعات می شود و آنها را به محل دفتری که دستگاه در آن قرار دارد برده و در صف استفاده از تجهیزات منتظر می مانند. از آنجایی که قرار نیست این تجهیزات به طور خودکار به اشتراک گذاشته شوند، در بیشتر ساعات کاری از آنها کم استفاده می شود و در ساعات اوج مصرف بیش از حد شلوغ است.
اتوماسیون اداری مبتنی بر رایانه در بین مدیران محبوبیت پیدا می کند، زیرا چنین اتوماسیونی راه حل های یکپارچه ای را ارائه می دهد که می تواند به طور خودکار به اشتراک گذاشته شود. آنها کارآمدتر هستند و انواع فعالیت ها و داده های اتوماسیون اداری را مدیریت می کنند.
این سیستم‌های اتوماسیون اداری از سخت‌افزار، نرم‌افزار و منابع انسانی برای جمع‌آوری، پردازش، ذخیره، بازیابی و برقراری ارتباط بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها استفاده می‌کنند. این پیام ها ممکن است به صورت اسناد یا کلمات گفتاری باشند یا به اشکال دیگری مانند تصاویر، تصاویر ثابت یا ویدئویی و غیره بیان شوند.
سیستم‌های اتوماسیون اداری مبتنی بر کامپیوتر نه تنها نیازهای ارتباطی مدیران اداری در داخل شرکت را تامین می‌کنند، بلکه با نهادهای خارجی مانند مشتریان، فروشندگان، سرمایه‌گذاران و غیره نیز پاسخگو هستند.
بلوک های ساختمان یک سیستم اتوماسیون اداری معمولی در زیر نشان داده شده است.
سیستم های پردازش متن
سیستم های پردازش متن رایج ترین اجزای مورد استفاده در سیستم های اتوماسیون اداری هستند. این به این دلیل است که بخش زیادی از ارتباطات اداری به صورت نوشتاری با استفاده از کلمات یک زبان طبیعی صورت می گیرد. نسبت ارتباطات نوشتاری در مورد ارتباطات خارجی بیشتر است.
سیستم‌های پردازش متن فرآیند توسعه اسناد مانند نامه‌ها، گزارش‌ها، یادداشت‌ها و غیره را خودکار می‌کنند. آنها اجازه استفاده از اطلاعات ذخیره‌شده استاندارد را برای تولید اسناد شخصی‌سازی می‌کنند. چنین اتوماسیونی تلاش کلید زدن را کاهش می دهد و احتمال خطا در سند را به حداقل می رساند. به طور کلی، پردازشگرهای متن می توانند اطلاعات را مستقیماً از پایگاه های داده و صفحات گسترده دریافت کرده و آنها را در یک سند بگنجانند.
آنها همچنین به دستگاه اجرایی امکان می دهند که سند را در هر زمان آماده کند و وابستگی منشی را از بین ببرد. بنابراین، اسناد را می توان در هر زمان از روز و نه لزوماً در ساعات اداری تهیه کرد.
پردازشگر متن ممکن است سیستم های پردازش کلمه ساده یا سیستم های انتشار دسکتاپ باشد. سیستم‌های نشر رومیزی به تولید سریع چندین نسخه از سند با چاپ با کیفیت کمک می‌کنند. چنین الزاماتی در مورد تهیه دستور کار و مقالات پیشینه برای جلسات کاملاً رایج است.
همچنین ممکن است برای مستندسازی طرح‌های مختلف مانند بودجه‌ها، سیاست‌ها، قوانین، رویه‌ها و غیره نیاز به نسخه‌های متعدد باشد. سیستم‌های نشر رومیزی اغلب با چاپگرهای لیزری، چاپگرهای جوهرافشان، اسکنرها و سایر دستگاه‌های مشابه برای تولید اسناد با کیفیت خوب پشتیبانی می‌شوند. با کاهش شدید قیمت این دستگاه ها، استفاده از سیستم های نشر رومیزی در ادارات مسلما افزایش می یابد.
بیشتر بخوانید: انتخاب سیستم های اتوماسیون اداری مناسب
سیستم های مدیریت اسناد
هدف سیستم‌های مدیریت اسناد مبتنی بر رایانه، جمع‌آوری اطلاعات موجود در اسناد، ذخیره شده برای مراجعات بعدی و انتقال بخش‌های مربوطه به کاربران در صورت لزوم و در صورت نیاز است. این سیستم ها با سایر سیستم های اتوماسیون اداری مانند پردازنده های متنی، سیستم های ارتباطی پیام الکترونیکی و غیره مرتبط هستند.
این سیستم ها در دسترسی از راه دور به اسناد بسیار مفید هستند که با سیستم های مدیریت اسناد دستی تقریبا غیرممکن است.
به عنوان مثال، مشتری ممکن است شکایتی مبنی بر عدم مطابقت تحویل کالا با دستورالعمل های تحویل در سفارش داشته باشد.
مدیر مسافر باید به سند سفارش دسترسی داشته باشد تا ثابت کند که مشتری دستورالعمل خاصی برای تحویل کالا نداده است. سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر رایانه، مجری را قادر می سازد تا به سند دسترسی داشته باشد و آن را به مشتری، نشان دهد.
حتی در مورد ارتباطات داخلی، سیستم های مدیریت اسناد می توانند بسیار مفید باشند. به عنوان مثال، فرم درخواست وام ثبت شده در شعبه یک بانک برای بررسی دقیق در دفتر مرکزی یا هر دفتری برای بررسی پیشنهادات وام توسط مأمور تحریم قابل دسترسی است.
دسترسی الکترونیکی به اسناد نه تنها دسترسی سریعتر به اسناد را تسهیل می کند، بلکه کار کاغذی را نیز کاهش می دهد زیرا نیاز به کپی های متعدد از بین می رود. ذخیره سازی اسناد بر روی رسانه های مغناطیسی است و در نتیجه فضای ذخیره سازی مورد نیاز برای این منظور کاهش می یابد. با سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر رایانه، مکان مجری برای دسترسی به اسناد نامربوط می شود.
بنابراین، این سیستم ها می توانند در یک محیط اداری که در آن مدیران مسافرتی فضای کاری را در دفتر به اشتراک می گذارند بسیار مفید باشند. با افزایش هزینه فضای اداری، سیستم های دسترسی به اسناد مبتنی بر رایانه احتمالاً محبوبیت بیشتری پیدا می کنند.
سیستم های ارتباطی پیام
شرکت های تجاری از انواع سیستم های ارتباطی برای ارسال و دریافت پیام استفاده می کنند. آنها شامل تلفن، پست، فکس (فکس) و غیره می‌شوند. سیستم‌های ارتباطی پیام مبتنی بر رایانه نه تنها از نظر زمان کمتر در ارسال یا دریافت پیام بلکه از نظر قابل اعتماد بودن پیام و هزینه ارتباط، صرفه‌جویی زیادی را ارائه می‌دهند.
سیستم های تله کنفرانس و ویدئو کنفرانس
تله کنفرانس، برگزاری یک جلسه کاری است که بیش از دو نفر در دو یا چند مکان مختلف حضور دارند. کنفرانس از راه دور به کاهش زمان و هزینه جلسه کمک می کند زیرا شرکت کنندگان برای شرکت در جلسه نیازی به سفر ندارند. کنفرانس از راه دور ممکن است کنفرانس صوتی یا تصویری با یا بدون استفاده از سیستم های کامپیوتری باشد.
کنفرانس از راه دور مبتنی بر کامپیوتر دارای مزیت انعطاف پذیری از نظر ارائه های از پیش ضبط شده و ادغام با سایر سیستم های اطلاعاتی است. با پیشرفت فناوری های چند رسانه ای، سیستم های کنفرانس تلفنی روی میز اکنون با قیمت های مقرون به صرفه در دسترس هستند.
این سیستم ها مبتنی بر رایانه های شخصی با دوربین دیجیتال هستند و بر روی نرم افزار ارتباط بصری اجرا می شوند. پیوندهای ارتباطی هنوز بسیار گران هستند و کنفرانس ویدیویی رومیزی را فقط برای برنامه های انتخاب شده مفید می کند. بهترین جلسات برای کنفرانس های تلویزیونی/ویدیویی، جلساتی هستند که درگیری کم دارند، زیرا به اندازه جلسات تماس شخصی مؤثر نیستند.
با این حال، اثربخشی را می توان با ارائه آموزش مناسب به کاربران در مورد سیستم ها و حرکاتی که بخشی از زبان بدن هستند، بهبود بخشید. رایج ترین کاربردهای تله کنفرانس مبتنی بر کامپیوتر شامل ارتباطات مدیریت و آموزش، جلسات بودجه، مشاوره فنی، بررسی پروژه، مذاکرات قرارداد و غیره است.
مزایای استفاده از اتوماسیون اداری
چرا استفاده از اتوماسیون اداری ضروری است؟ می توان گفت خودکار کردن فرایند های موجود در سازمان ها کارهای اداری مانند سازمان دهی داده های مشتری و یا ایجاد گزارش را کاهش می دهد و باعث می شود که روی بخش هایی از کسب و کار خود تمرکز کنید که نیاز دارید.
استفاده از اتوماسیون اداری ذخیره سازی اسناد کاغذی را کاهش می دهد. فضا، سرعت بازیابی را افزایش می دهد و به چندین کارمند اجازه می دهد تا به داده های یکسانی در یک زمان دسترسی داشته باشند. مزایای دیگری استفاده از اتوماسیون اداری مانند صرفه جویی در هزینه ها و خدمات است زیرا اطلاعات به سرعت برای عملکرد بهینه هدایت می شوند. برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری :
- صرفه جویی در هزینه (از جمله مصرف برق، مواد و هزینه های نیروی کار)
- افزایش بهره وری
- امنیت زیاد در ذخیره سازی اطلاعات مهم
- پیگیری خروجی و عملیات
- کاهش میزان خطا
- ارتباطات همکار و مشتری را بهبود می بخشد
- وظایف و ساعات کار کارکنان را برنامه ریزی می کند
- استفاده درست از بودجه سازمان
- منابع خود را مدیریت کنید
و ….